Validade mínima do lote: o agente decide antes de expedir
"Mandem-me 40 caixas, mas só aceito com 6 meses de validade. Da última vez veio tudo a acabar em fevereiro e tive de devolver."
Se trabalhas em distribuição alimentar, em material clínico ou em consumíveis com prazo, já recebeste esta mensagem no WhatsApp. E sabes o que acontece a seguir: alguém do comercial abre o ERP, vai aos lotes do artigo, faz contas de cabeça às datas, liga ao armazém a perguntar se aquele lote já está prometido a outro cliente e, vinte minutos depois, responde. Se a resposta sair errada, a palete volta para trás, com transporte pago nos dois sentidos e um cliente que, da próxima vez, encomenda à concorrência.
Este artigo é sobre essa mensagem em concreto. Serve para mostrar a diferença entre um bot que responde e um agente que consulta o teu ERP e executa.
Porque é que isto rebenta agora, em outubro
Outubro e novembro são os meses em que os armazéns enchem para o Natal. Os retalhistas e a HORECA compram stock que vão ter em prateleira até janeiro, por isso apertam a validade mínima. A Black Friday cai a 27 de novembro. Em Portugal estima-se um gasto de 120 a 130 milhões de euros nessa semana, e uma boa parte dessas encomendas chega por WhatsApp. Ao mesmo tempo, o teu armazém tem lotes antigos que precisa de escoar. Ou seja, o cliente quer o lote novo exatamente quando tu precisas de despachar o velho.
É aqui que um erro de lote custa dinheiro a sério. E é aqui que o bot barato falha, por desenho e não por azar.
O que o bot de €25 consegue fazer com esta mensagem
Os bots de WhatsApp a €25 por mês que se vendem em Portugal descrevem-se assim: treinados com "o teu site, serviços, preços e perguntas frequentes", e "só respondem com base nessa informação". É honesto, e quer dizer exatamente o que lá está. O bot não sabe que lotes tens. Não sabe que o lote L2309 acaba a 18 de fevereiro. Não sabe que metade do L2406 já está reservada para outro cliente.
Perante "só aceito com 6 meses", sobram-lhe três saídas:
- Inventar. "Claro, todos os nossos produtos têm validade alargada!" É a pior das três, porque soa bem e está errada.
- Desviar. "Vou passar o teu pedido a um colega." O cliente fica à espera, e voltas aos vinte minutos de trabalho manual.
- Ignorar a condição. Regista a encomenda de 40 caixas e a restrição perde-se pelo caminho. Fica para o armazém descobrir, ou para o cliente, quando abrir a palete.
O Business Agent da Meta, que já está em mais de um milhão de contas, também não resolve isto. As integrações que publica são Shopify e Zendesk, e só no tier enterprise. A "memória" que oferece é da conversa, não do teu stock.
O que o agente ligado ao ERP faz, passo a passo
Vamos ao exemplo concreto. Hoje é 12 de outubro e a entrega está marcada para quinta, dia 15. "6 meses de validade" conta-se a partir da entrega, não da data da mensagem, logo o limite é 15 de abril de 2027. É o primeiro detalhe que um humano apressado falha e que uma regra escrita não falha.
O agente chama uma ferramenta de leitura, algo como lotes_disponiveis(artigo, armazém, validade_mínima=2027-04-15). O ERP devolve:
| Lote | Validade | Em stock | Reservado | Disponível |
|—|—|—|—|—|
| L2309 | 18/02/2027 | 140 cx | 0 | 140 cx |
| L2402 | 30/04/2027 | 25 cx | 0 | 25 cx |
| L2406 | 10/06/2027 | 60 cx | 30 cx | 30 cx |
O L2309 sai logo, porque não cumpre a validade. Sobram o L2402 e o L2406. Entre os dois, o agente aplica FEFO: sai primeiro o que expira primeiro, entre os lotes que cumprem. Ficam 25 caixas do L2402 e 15 do L2406. O L2406 fica com 15 caixas livres, e a reserva de 30 que já era de outro cliente nem se mexe.
A resposta ao cliente é esta: "Consigo as 40 caixas com validade mínima a 30/04/2027, entrega quinta-feira. Confirmas?" Quando o cliente confirma, o agente cria a encomenda no ERP com os lotes atribuídos na linha, ou deixa-a em rascunho para alguém validar, conforme a regra que definires. Os lotes passam para a lista de picking. No chão do armazém, o terminal recusa a leitura se a operadora picar a caixa do L2309.
Tudo fica registado: quem pediu, o que a ferramenta devolveu, que lotes foram escolhidos e porquê. Se daqui a três semanas o cliente disser "vocês prometeram-me junho", abres o registo e vês exatamente o que foi prometido.
"Mas isso estraga-me a rotação de stock"
É a objeção certa, e merece resposta a sério. Se cada cliente exigente leva o lote mais novo, ficas com os antigos a envelhecer na estante.
A resposta está na ordem das operações. A validade mínima é um filtro, e o FEFO é a regra de escolha dentro do que passa no filtro. No exemplo, o agente não deu ao cliente o L2406 inteiro, que era o lote mais fresco. Deu-lhe primeiro o L2402, o mais antigo que ainda cumpre. É exatamente o que um bom chefe de armazém faria, com a diferença de que o agente o faz sempre, às 23h de domingo e na décima mensagem do dia.
E quando nenhum lote cumpre? O agente diz que não, com a verdade: "Com 6 meses só tenho 25 caixas. As restantes 15 ficam a 4 meses." Se as tuas regras comerciais o permitirem, propõe uma alternativa. Se não, passa a conversa a um humano já com os lotes e as datas em cima da mesa. O que nunca faz é prometer um lote que não existe, porque só pode citar o que a ferramenta devolveu.
O mesmo problema noutros sítios
Saúde e lares. Um lar que recebe medicação para três meses não pode aceitar caixas que expiram em seis semanas. No Doseo, o ERP de lares que desenvolvemos para o mercado brasileiro sob a ANVISA RDC-502, o circuito do medicamento é fechado com código de barras, e o lote e a validade acompanham cada administração. A pergunta "isto chega até janeiro?" tem resposta nos dados, não na memória de quem recebeu a encomenda.
Calibração. Os laboratórios de metrologia trabalham com soluções-tampão, gases de calibração e materiais de referência certificados, e todos têm data de validade. No PrüfMittel, uma calibração feita com um padrão fora de prazo fica bloqueada, porque um certificado emitido nessas condições não vale nada numa auditoria ISO. É a mesma lógica de filtrar primeiro e escolher depois, aplicada ao que entra na bancada.
Faturação e documentos de transporte. O lote escolhido tem de chegar à guia de transporte e à fatura. É isso que te salva numa retirada de produto: a rastreabilidade exigida pelo Regulamento (CE) 178/2002 no setor alimentar faz-se com o lote no documento, não com a conversa no telemóvel de alguém. Um bot que não escreve no ERP não deixa rasto nenhum.
Porque é que "grounded" não é conversa de marketing
Um modelo de linguagem sem acesso aos teus dados responde com a frase mais plausível. E "sim, temos validade alargada" é muito plausível. Um agente grounded funciona de outra forma: primeiro consulta, depois responde, e só pode afirmar o que a consulta devolveu. As leituras são read-only. As escritas, como criar a encomenda e atribuir lotes, passam por ferramentas estreitas com regras explícitas, e cada chamada fica auditada.
A diferença entre os €25 e os €250 a €1.200 por mês não está no tom da conversa. Está em ligar ao PHC, ou ao ERP que tiveres com gestão de lotes, em definir as regras (FEFO, reservas, contagem a partir da entrega) e em assumir a responsabilidade pela integração. O acordo de API Developer do PHC diz preto no branco que essa responsabilidade é do integrador. Nós escrevemos o código e respondemos por ele.
Próximo passo
Escolhe um artigo com gestão de lotes e uma mensagem real de um cliente que tenha pedido validade mínima. Manda-nos as duas coisas para hello@leiritech.com. Mostramos-te, sobre a tua estrutura de lotes, que consulta o agente faria, que lotes escolheria e o que ficaria registado, antes de chegar a Black Friday e com ela o volume de encomendas.
