IA no stock: são dez caixas ou dez unidades?

«O sistema diz que temos dez. Dez quê?» Estás a responder a um cliente, o armazém trabalha com unidades e o fornecedor vende à caixa. Um assistente de IA devolve um número certo, retirado do ERP, mas omite a unidade. A resposta parece pronta a usar. Não está.

Antes de aceitar uma resposta sobre stock, confirma três coisas: a unidade da quantidade, a unidade pedida e a relação de conversão configurada para aquele artigo.

Consultar o ERP não chega se faltar a unidade

Uma IA ligada aos teus dados, ou grounded, procura informação no teu sistema em vez de responder apenas com conhecimento genérico. Isso reduz o espaço para inventar, mas não resolve uma quantidade mal interpretada. Dez unidades e dez caixas podem existir na mesma aplicação e significar disponibilidades diferentes.

A documentação PHC sobre unidade alternativa, publicada em fevereiro de 2015, descreve a configuração de unidade principal, alternativa e fator de conversão na ficha do artigo. Usa o exemplo de uma caixa equivalente a seis unidades. Não é uma novidade de IA: é uma regra de gestão que o assistente tem de respeitar.

A direção também importa. Se uma caixa contém seis unidades, converter caixas em unidades exige multiplicar; fazer o caminho inverso exige dividir. A integração deve confirmar como o ERP representa essa relação, não assumir que qualquer campo chamado «fator» funciona no mesmo sentido.

Dez unidades não chegam para uma encomenda de 48

Considera este exemplo fictício, com panos de limpeza:

• O ERP indica dez unidades disponíveis, já descontadas reservas e bloqueios.
• A ficha associa uma caixa a seis unidades.
• O cliente pede 48 unidades.
• O fornecedor vende apenas caixas completas.

Se o assistente interpretar o dez como caixas, conclui que existem 60 unidades e promete uma entrega impossível com o stock atual. A conta está certa; a interpretação está errada.

A resposta útil seria: «Tens dez unidades disponíveis. Para fornecer 48, faltam 38. Se comprares em caixas de seis, precisas de sete caixas, equivalentes a 42 unidades.»

Porquê sete? Seis caixas acrescentariam apenas 36 unidades. Com sete, passarias a ter 52; depois de satisfazer o pedido, sobrariam quatro. Este cálculo pressupõe a mesma embalagem e não considera novas saídas entretanto. Também não confirma quando o fornecedor entrega.

Se o cliente perguntar por caixas fechadas, há outra verificação: dez unidades não provam a existência de uma caixa intacta. A embalagem física precisa de estar representada nos dados ou de ser confirmada pelo armazém.

A mesma regra atravessa atendimento, compras e faturação

No WhatsApp, «há dez» deve dar lugar a uma resposta com artigo, quantidade e unidade. Se o pedido disser apenas «quero quatro», o assistente pergunta se são caixas ou unidades. Não escolhe pela conversa mais provável.

Nas compras, a conversão deve usar a embalagem do fornecedor selecionado. Uma caixa de seis num fornecedor não prova que outro venda o mesmo formato. Nos relatórios, somar caixas e unidades sem normalização produz um total sem significado.

Numa proposta ou fatura, quantidade e preço precisam de usar bases compatíveis. Num exemplo fictício, seis unidades a dois euros cada representam 12 euros antes de impostos; uma caixa dessas custa 12 euros, não dois. Passar uma validação fiscal não demonstra, por si só, que a unidade comercial foi bem escolhida.

«Mas basta escrever isso nas instruções da IA?»

Não chega. Dizer «confirma as unidades» é útil, mas não fornece o fator em falta nem corrige uma ficha desatualizada.

A ligação deve obter campos estruturados: referência, unidade do saldo, unidade pedida e conversão aplicável. A conta deve ser executada por uma função verificável, não improvisada no texto. Se faltar a relação, a resposta deve parar nessa falta e pedir confirmação.

É aqui que encaixa a abordagem Leiritech: consultar o ERP existente, como o PHC, em modo só de leitura, com acessos limitados e registo das consultas. Só de leitura significa que o assistente não altera stock nem cria compras. Não significa que seja incapaz de interpretar mal uma quantidade.

Testa a conversão antes do pico de encomendas

Antes do movimento de fim de ano, escolhe dez artigos usados diariamente, incluindo embalagens diferentes. Um responsável de armazém confirma as relações com as fichas e o material recebido. No barómetro HeraPrime de outubro de 2026, 17 de 57 organizações assinalaram dados pouco organizados como entrave à IA. A amostra é voluntária e não representa todas as PME portuguesas; o aviso prático é conferir os teus dados.

Durante cerca de 30 dias, regista perguntas reais, unidade pedida, resposta validada e minutos gastos, incluindo a conferência. Testa pedidos sem unidade, caixas incompletas e fatores ausentes. Uma resposta que pede esclarecimento pode estar correta; uma resposta rápida com a unidade errada não está.

Custos, proteção de dados e quando não compensa

Calcula o retorno com tempo líquido. Num cenário fictício, 200 consultas mensais com dois minutos poupados cada libertam seis horas e 40 minutos. A um custo interno assumido de 18 euros por hora, são 120 euros de capacidade. Se licenças, manutenção e a parcela mensal da integração somarem 150 euros, o saldo mensal estimado é negativo em 30 euros. Tempo libertado também não é automaticamente dinheiro em caixa.

Inclui limpeza das fichas, alterações de embalagens e apoio no orçamento. Se consultas pouco o stock, um relatório bem configurado pode compensar mais do que um assistente.

Quanto ao RGPD, uma consulta de quantidades não precisa de expor contactos de clientes ou encomendas identificadas. Limita os campos, respeita permissões e define com o fornecedor onde os dados são tratados e durante quanto tempo ficam nos registos. Só de leitura não elimina estes deveres.

Começa por garantir que «dez» tem uma unidade inequívoca. Depois mede se perguntar ao sistema poupa trabalho sem criar dúvidas novas.

Se queres avaliar esse primeiro passo no teu ERP, fala connosco em hello@leiritech.com.