"Já criámos as séries do ano que vem?" Em dezembro, esta pergunta anda de secretária em secretária. Alguém diz que sim, que o técnico tratou disso no ano passado e correu bem. Alguém diz que o programa faz sozinho. E ninguém tem a certeza de que todas as séries de 2027 (faturas, faturas-recibo, notas de crédito, guias de transporte, recibos, uma por cada terminal de loja) foram comunicadas à AT e têm código de validação.
A resposta normalmente aparece a 2 de janeiro, às nove e meia da manhã, quando o terminal 3 do balcão se recusa a emitir uma fatura-recibo e há uma fila de clientes à frente.
Este artigo trata de uma coisa pequena e concreta: como saber hoje, com uma pergunta em português ao teu ERP, que séries ainda não estão prontas. E porque é que esta é uma boa primeira tarefa para um ChatGPT privado para empresas.
Porque é que isto tem de estar feito antes de 1 de janeiro?
Desde que o ATCUD passou a ser obrigatório, cada série de documentos tem de ser comunicada à AT antes de ser usada. A AT devolve um código de validação, e esse código, junto com o número sequencial do documento, forma o ATCUD que vai impresso em cada fatura. Sem código, a série não serve para emitir. O Portal das Finanças é claro nisto: a comunicação é prévia, não é para fazer depois.
Muitas empresas abrem séries novas no início de cada ano. Não é obrigatório, mas é prática comum e muitos programas estão configurados assim por defeito. Quem trabalha assim tem, todos os dezembros, um pequeno projeto escondido: criar as séries, comunicá-las e confirmar que voltou um código para cada uma.
E o "confirmar" é a parte que falha. A comunicação pode ser automática por webservice, mas pode falhar por uma credencial de subutilizador expirada, por um terminal que estava desligado no dia em que se correu o processo, ou porque alguém criou uma série à mão para um armazém novo e esqueceu-se do resto. Há guias de contabilidade que apontam coimas entre 200 € e 3.750 € por documento emitido numa série não validada. Confirma o valor exato com o teu contabilista, mas a ordem de grandeza chega para perceber que não vale a pena arriscar.
Quanto tempo leva isto hoje?
Faz o exercício numa PME com duas lojas, um armazém e seis terminais de ponto de venda. Entre tipos de documento e terminais, chega facilmente às 30 ou 40 séries. Para validar à mão:
- Abres a configuração de séries no ERP, filtras por ano e exportas para Excel.
- Abres a lista de séries comunicadas no Portal das Finanças e exportas também.
- Cruzas as duas listas, linha a linha, à procura de séries sem código ou de séries de 2026 que não têm sucessora em 2027.
- Mandas um email ao técnico do ERP a perguntar porque é que a série do terminal 4 não aparece.
Uma manhã, no mínimo. E fica feito uma vez, quando alguém se lembra, em vez de ser verificado todas as semanas de dezembro.
O que é que perguntas ao ERP, exatamente?
A pergunta em português é simples: "Que séries de 2027 ainda não têm código de validação da AT?"
O que acontece por trás também é simples, e é por isso que funciona bem. O assistente não lê o ERP inteiro nem tenta adivinhar. Escolhe uma consulta aprovada, só de leitura, à tabela de séries do teu ERP, e devolve três listas:
- séries com data de início em 2027 e código de validação vazio;
- séries ativas em 2026 (por tipo de documento e por terminal) sem nenhuma série correspondente em 2027;
- séries de 2027 com código, para teres a confirmação do que já está bem.
A segunda lista é a que apanha os problemas que ninguém vê. Uma série que não existe não aparece em nenhum filtro de "sem código". Só aparece quando comparas com o ano anterior: o terminal 5 emitiu faturas-recibo em 2026, onde está a série dele para 2027?
Como fica isto no WhatsApp?
Um exemplo, com números ilustrativos, de uma distribuidora com seis terminais:
Tu: Que séries de 2027 ainda não têm código de validação da AT?
Assistente: Encontrei 3 séries de 2027 sem código de validação: FR2027T3 (fatura-recibo, terminal 3, loja de Leiria), NC2027T3 (nota de crédito, terminal 3) e GT2027A2 (guia de transporte, armazém 2). Fonte: tabela de séries do ERP, lida às 09:14.
Tu: E há alguma série de 2026 que não tenha sucessora?
Assistente: Sim, uma. O terminal 6 (loja da Marinha Grande) emitiu 412 faturas-recibo em 2026 na série FR2026T6 e não tem série FR para 2027 criada no ERP.
Tu: Quantos documentos emitimos em dezembro do ano passado no terminal 3?
Assistente: 1.186 documentos em dezembro de 2025, dos quais 1.043 faturas-recibo. É o terminal com mais movimento das duas lojas.
A última resposta não tem nada a ver com a AT, mas diz-te a prioridade: o terminal mais movimentado é exatamente o que tem as séries em falta. Corrige esse primeiro.
Repara no que o assistente não faz: não cria a série, não a comunica à AT, não mexe na configuração. Diz-te o que falta, com a fonte, e tu (ou quem trata disso) resolves no ERP como sempre fizeste. O acesso é só de leitura, a pergunta e a resposta ficam registadas com quem perguntou e quando, e quem não tem perfil de faturação não vê esta informação.
Porque não usar o ChatGPT público para isto?
Porque o ChatGPT público não sabe que séries tens. Pode explicar-te o que é o ATCUD, mas para responder à tua pergunta precisava que lhe colasses a exportação do ERP, com NIF, terminais, volumes de faturação e lojas. Esses dados saem da empresa e, muitas vezes, da UE. Se a exportação estiver incompleta, o modelo responde na mesma, com confiança, e fica sem registo de quem perguntou o quê.
Um ChatGPT privado sobre o ERP inverte isto. Os dados ficam onde estão, o assistente vai buscar a resposta ao sistema e indica de onde ela veio. A arquitetura é agnóstica ao modelo: pode usar um modelo nacional pensado para o português europeu, como o AMALIA, ou outro modelo alojado na UE, conforme o caso. O que interessa para esta pergunta não é o modelo, é a consulta aprovada, o acesso só de leitura e o registo de auditoria. Com RGPD por desenho, não como extra colado no fim.
Quais são os limites honestos?
- Não escreve no ERP. Se queres que as séries sejam criadas, isso continua a ser feito no ERP ou pelo técnico.
- Não substitui o Portal das Finanças. O assistente lê o que o ERP guardou. Se o ERP registou um código de validação, ele mostra-o. Se queres cruzar com o que a AT tem, isso é uma verificação adicional que se combina caso a caso.
- Depende da forma como o teu ERP guarda as séries. Em quase todos os ERPs usados em Portugal o código de validação fica num campo próprio, mas o nome da tabela e a forma de identificar o terminal mudam. A consulta é escrita e testada para o teu sistema, não é genérica.
- Precisa de perfis definidos. Antes de ligar, decide-se quem pode perguntar sobre faturação, sobre stock ou sobre salários.
Por onde começas?
Esta pergunta é um bom piloto precisamente porque é pequena: um departamento (faturação), um conjunto curto de perguntas e um prazo real a 1 de janeiro. Junta-lhe as perguntas que a tua equipa já faz todas as semanas (o que está por receber de cada cliente, que referências estão abaixo do stock mínimo, quanto se faturou por loja) e tens 10 a 20 consultas aprovadas. Mede em horas: quanto tempo levava antes, quanto leva agora.
Se começares agora, ainda tens tempo para que, em dezembro, a pergunta "já criámos as séries?" tenha uma resposta exata em vez de um "acho que sim".
Somos uma equipa pequena em Leiria. Falas diretamente com quem escreve as consultas e liga o conector ao teu ERP, sem gestores de conta pelo meio.
Queres perguntar ao teu ERP em português, sem os dados saírem da UE? Fala connosco: hello@leiritech.com · +351 914 572 595, ou vê o nosso trabalho em leiritech.pt.
