"Instalei a app. Diz que posso perguntar o que quiser ao ERP. Perguntei quanto vendemos este mês e deu-me um número. Está certo? Não faço ideia."
Ouvimos esta frase muitas vezes, quase com estas palavras. E é a reação certa. Os fabricantes de ERP estão a pôr assistentes de IA no telemóvel do dono. A Cegid lançou no fim de setembro uma app em que se fala, por texto ou por voz, com os assistentes do Primavera. A Sage anuncia agentes "com controlo humano" que chegam a Portugal por fases. Outros vão pelo mesmo caminho. A ferramenta já te chegou ao bolso. Ninguém te explicou como saber se podes confiar no que ela responde.
Estar nesta dúvida não é um atraso. Em 2025, só 11,5% das empresas portuguesas usavam IA, e nas pequenas (10 a 49 pessoas) eram 9,4%, segundo o INE. A maioria de quem já começou continua na fase de experimentar. O que interessa é que a primeira experiência seja feita de forma a ensinar-te alguma coisa.
O problema de testar com o mês corrente
O instinto natural é perguntar pelo que está a acontecer agora: "quanto faturámos em outubro?", "que clientes devem mais?". Só que, com os números de agora, não tens contra que comparar. Se a resposta te surpreender, há duas hipóteses. Ou aconteceu alguma coisa no negócio que ainda não sabias, ou o assistente interpretou mal a pergunta. Não tens como distinguir uma da outra.
Com um mês fechado isso não acontece. Setembro já está lançado e conferido, o IVA está apurado e o contabilista já te mandou os mapas. Tens a folha de respostas na gaveta. Perguntar ao assistente sobre setembro é dar-lhe um exame em que tu já sabes as soluções.
Porque é que um assistente "ligado ao ERP" ainda pode errar
Convém perceber o tipo de erro de que estamos a falar. Uma IA genérica, como um chat aberto na internet, não tem os teus dados. Quando lhe perguntas quanto vendeste, completa a frase com algo plausível. É isso que se chama alucinar. Um assistente ligado ao ERP não inventa o número: vai buscá-lo à base de dados. O que pode errar é a forma como traduz a tua pergunta para essa consulta.
Na prática, os erros que vemos com mais frequência são de definição, e não de cálculo:
- Faturação com IVA ou sem IVA. Tu pensas num valor, o assistente soma o outro.
- Notas de crédito. Abatem ou não abatem à faturação do mês?
- Data do documento ou data de vencimento. "Recebimentos de setembro" pode querer dizer duas coisas diferentes.
- Séries, armazéns e documentos internos. Guias de transporte, faturas de uma loja que fechou, transferências entre armazéns que aparecem como vendas.
Estas regras são próprias da tua empresa. Não há fabricante que as adivinhe todas. Com um mês fechado, aparecem logo à superfície.
O exame: dez perguntas e uma folha
Não precisas de mais de uma hora. Senta-te com quem fecha as contas (tu, a pessoa do administrativo ou o contabilista ao telefone) e faz uma tabela com quatro colunas: pergunta, valor de referência e onde está, resposta do assistente, e se bate certo.
Dez perguntas chegam. Por exemplo:
- Quanto faturámos em setembro, sem IVA?
- Quais foram os cinco maiores clientes do mês?
- Quanto recebemos em setembro?
- Quantas notas de crédito emitimos e de que valor?
- Que fornecedor nos faturou mais?
- Qual foi a margem do artigo que mais vendemos?
- Quantas encomendas ficaram por faturar no fim do mês?
Imagina, num exemplo ilustrativo, que o mapa de IVA diz 152 400 € de faturação sem IVA e o assistente responde 187 452 €. A diferença é exatamente 23%. Ele somou com IVA. Não é grave: é uma definição que se corrige uma vez. Mas descobriste-o num mês cujo valor conheces, e não numa decisão de novembro tomada sobre um número inflacionado em 35 mil euros.
Como ler o resultado
Cada resposta cai numa de quatro caixas:
- Bate certo. Ótimo. Pede-lhe também que mostre como chegou lá: que documentos, que filtros, que período. Um assistente auditado consegue mostrar-to. Se não consegue, isso já é uma resposta.
- Não bate, mas explica-se. É o caso do IVA. É uma diferença de definição, que fica registada e se corrige.
- Não bate e ninguém percebe porquê. Para aqui. Não uses o assistente para essa pergunta até a diferença estar explicada.
- Diz que não sabe. É bom sinal. Um assistente que admite "não tenho esses dados" vale mais do que um que responde sempre.
Se em dez perguntas tiveres oito certas e duas com diferenças explicadas, tens uma ferramenta em que podes começar a confiar para essas perguntas. Não para todas. Para essas.
"Não tenho tempo para dar exames a software"
É a objeção mais justa. Mas repara no que estás a comparar: uma hora agora contra meses a usar números em que não sabes se podes confiar. Ou, mais provável, uma app que instalaste e deixaste de abrir à segunda resposta estranha. Em Portugal, a barreira mais citada à IA nem é o preço: é a falta de quem saiba avaliar. Este exame é essa competência na sua versão mínima. Não precisas de um especialista, precisas de alguém que conheça os números de setembro.
A segunda objeção é "se foi o fabricante do ERP que fez, está certo". Os dados estão certos, sim. A interpretação da pergunta é que depende das particularidades da tua empresa, e essas só tu as conheces.
Porquê agora
Outubro é a última janela calma do ano. A Black Friday é a 27 de novembro e depois vêm o Natal e o fecho. Se o assistente passar no exame este mês, chegas ao pico com uma forma rápida de perguntar "como estão as vendas desta semana face à mesma semana do ano passado" sem ninguém ter de tirar um mapa. Se chumbar, ficaste a sabê-lo sem custo e antes de precisares dele.
O mesmo teste, por função
O exame não serve só ao dono. Cada pessoa testa com as perguntas que já faz hoje:
- Dono: faturação, margem e maiores clientes de setembro.
- Comercial: vendas por cliente e por vendedor, propostas que passaram a encomenda.
- Armazém: saídas por artigo, ruturas registadas, stock no último dia do mês.
- Técnico ou serviço: intervenções feitas, horas faturadas, peças consumidas.
Depois do exame, mede o que interessa: quantos mapas deixaste de pedir ao administrativo, quantas perguntas passaste a responder na hora em vez de "amanhã vejo isso".
Onde entra a Leiritech
Nós construímos assistentes deste tipo sobre PHC, Sage, Primavera e Artsoft, para conversar pelo WhatsApp. São só de leitura: não alteram nada no ERP. São auditados: cada resposta fica registada com a consulta que a gerou. E respondem a partir dos teus dados, sem inventar. Como a camada que traduz as perguntas para o ERP já vem montada, o arranque mede-se em horas e não em meses.
A primeira sessão que propomos é precisamente esta: dez perguntas sobre um mês fechado, a tua folha de respostas ao lado, e as diferenças corrigidas à tua frente. Usa o assistente do teu fabricante ou o nosso, mas faz o exame antes de confiares. Se quiseres fazê-lo connosco, fala com a Leiritech em leiritech.pt.
