"Ainda não fechei as comissões." Se tens vendedores, já disseste ou ouviste esta frase nos primeiros dias do mês. Alguém exporta as faturas do ERP e depois os recebimentos. Cola tudo num Excel que só essa pessoa percebe, corrige à mão as notas de crédito e lembra-se de que aquele cliente é "da casa" e não paga comissão. Dois dias depois chega o mapa e, com ele, a primeira reclamação: "Falta-me a fatura da Martins & Filhos."
Não é um problema de tecnologia. É um problema de confiança, que custa tempo todos os meses. E é dos melhores primeiros passos com IA que uma PME pode dar, por razões que não são óbvias à primeira vista.
Estar no início é a norma
Em 2025, só 11,5% das empresas portuguesas usavam IA, segundo o INE. Nas empresas com 10 a 49 pessoas eram 9,4%. Um estudo da SAS com a IDC, feito com mais de 1.600 líderes em 28 países, põe cerca de 70% das PME na fase "experimental" ou "oportunista". As barreiras que aparecem são sempre as mesmas: dados espalhados por vários sistemas, pilotos que ficam isolados e morrem, falta de quem saiba e nenhuma forma de medir o retorno.
Se ainda não começaste, não estás atrasado. Estás com a maioria. O que interessa é que o primeiro passo não seja um dos que morrem.
Porque é que as comissões são um bom primeiro caso
Um barómetro francês feito com mais de 200 PME diz que 80% dos projetos de IA nunca chegam ao fim, quase sempre porque querem "transformar tudo". É uma fonte só e é francesa, por isso vale como sinal e não como lei. Mas bate com o que vemos. Os projetos que sobrevivem têm três coisas em comum, e o mapa de comissões tem as três.
O âmbito é pequeno e fechado. Só precisas de faturas e notas de crédito, de recebimentos e da ficha de clientes com o vendedor atribuído. Não precisas de stocks, produção nem contabilidade. São poucas tabelas do PHC, do Sage, do Primavera ou do Artsoft, todas já preenchidas.
A resposta certa já existe. Pagaste as comissões de setembro, por isso tens um valor de referência para cada vendedor. Quase nenhum caso de IA te dá isto: um exame cujas respostas já conheces.
O ganho vê-se no próprio mês. Ou o mapa sai em horas em vez de dias, ou não sai. Não há um "retorno estratégico a três anos" para discutir.
Um exemplo completo
Os números abaixo são inventados, mas as regras são das mais comuns. Imagina uma distribuidora com seis vendedores e estas regras:
- 3% sobre o valor recebido, não sobre o faturado;
- 1,5% quando o desconto da linha passa os 10%;
- as notas de crédito descontam no mês em que são emitidas, à taxa da fatura original;
- prémio de 100 € pela primeira encomenda de um cliente novo acima de 1.000 €;
- clientes "da casa" não dão comissão.
O mapa do Rui em setembro, preparado a partir do ERP, fica assim:
| Origem | Base | Taxa | Comissão |
|—|—|—|—|
| Recebimentos com desconto normal | 32.400 € | 3% | 972 € |
| Recebimentos com desconto acima de 10% | 6.000 € | 1,5% | 90 € |
| Nota de crédito sobre fatura de julho | −1.200 € | 3% | −36 € |
| Cliente novo, 1.ª encomenda de 1.850 € | — | prémio | 100 € |
| Fatura de 2.300 € a cliente da casa | 2.300 € | 0% | 0 € |
| Total | | | 1.126 € |
Até aqui, um bom relatório do ERP podia fazer o mesmo. A diferença está no passo seguinte. Clicas em qualquer linha ou perguntas "porque é que o Rui tem −36 €?" e a resposta vem com os documentos: "Nota de crédito NC 2026/212, de 14 de setembro, que anula parte da FT 2026/1488 de julho, já comissionada a 3% em agosto." Cada valor fica com a sua explicação e os documentos que a provam.
É isto que acaba com a reclamação do dia 3. O vendedor deixa de ter de confiar no Excel de alguém: vê a fatura que entrou, a que ficou de fora e porquê.
Porque é que aqui a IA não inventa números
É a objeção certa. Toda a gente já viu um assistente genérico dar uma resposta confiante e errada. Isso acontece porque um modelo de linguagem, sem dados reais à frente, preenche o que não sabe com o que parece plausível. Para escrever um email serve. Para pagar salários variáveis, não.
Por isso o desenho tem de ser outro. As contas não são feitas pelo modelo. As regras viram consultas fixas ao teu ERP, que dão sempre o mesmo resultado com os mesmos dados. O modelo tem duas funções: perceber a pergunta e explicar o resultado em português, com os números que as consultas devolveram. Se um dado não existe, a resposta é "não encontrei", e não um número que parece certo.
Juntam-se mais três coisas. O acesso é só de leitura, por isso nada é escrito no ERP. Cada pergunta e cada resposta ficam registadas, e podes ver quem perguntou o quê. E cada vendedor só vê as suas comissões, porque são dados pessoais e sensíveis e tratá-los assim é obrigação, não um extra.
A objeção honesta: as regras que ninguém escreveu
O caso tem um limite, e é melhor saberes já. Muitas empresas não têm as regras de comissões escritas. Têm-nas na cabeça de uma pessoa: "Aquele cliente passou do Rui para a Ana em maio, mas as faturas antigas continuam a ser do Rui." "Àquele não se cobra comissão porque o negócio foi do dono."
A IA não adivinha isto, e ainda bem. Antes de ligar seja o que for, alguém tem de pôr as regras numa página, com as exceções. Costuma demorar uma manhã e acaba sempre na mesma descoberta: há duas ou três regras que nem toda a gente aplicava da mesma forma. Isso não é um custo do projeto. É o primeiro resultado dele.
Outra objeção: "O meu ERP já tem relatório de comissões." Se as tuas regras cabem nesse relatório e ninguém reclama, não precisas disto. Escolhe outro caso. A IA ganha quando há exceções, quando os pagamentos são parciais e quando há pessoas a pedir explicações.
Como testar sem risco: setembro
Não comeces pelo mês em curso. Pede o mapa de setembro, que já fechaste e pagaste, e compara-o linha a linha com o Excel.
Cada diferença tem uma de duas causas. Ou a regra foi mal traduzida, e corrige-se. Ou o Excel estava errado, e isso também convém saber. Na prática aparece um pouco de cada. Quando setembro bater certo, corre outubro em paralelo com o processo antigo. Ainda há tempo para isso antes de novembro e dezembro, os meses em que as vendas e as comissões mais pesam e em que ninguém tem paciência para testes.
O que medir
São três números, simples de registar:
- Horas gastas no mapa por mês. Quem o faz sabe quantas são. Anota antes e depois.
- Reclamações e correções feitas pelos vendedores depois de receberem o mapa.
- Dias entre o fecho do mês e o pagamento das comissões.
Se ao fim de dois meses nenhum destes números mexeu, o caso não serviu e paras. Também é uma resposta.
Quem ganha, por função
- O dono pergunta pelo WhatsApp "quanto vou pagar de comissões este mês e quanto disso é de clientes novos?" e tem a resposta na hora, sem pedir um relatório.
- O vendedor pergunta "que faturas minhas estão por receber?" e passa a cobrar ao cliente em vez de reclamar com a empresa.
- O financeiro deixa de ser a pessoa que fecha comissões e passa a ser quem as valida.
- O chefe de vendas vê em que vendedores os descontos acima de 10% estão a comer a margem, com os números que já estavam no ERP.
Começa pequeno
Não é preciso ligar a IA à empresa toda. Precisas de uma página com as regras, poucas tabelas do ERP que já usas e um mês fechado para comparar. Na Leiritech montamos isto sobre PHC, Sage, Primavera e Artsoft, com acesso só de leitura, auditado e com uma camada pré-construída que põe o primeiro caso a responder em horas e não em meses.
Se o mapa de comissões é a tua dor do início de cada mês, fala connosco em leiritech.pt. Começamos por setembro.
