Ruturas do INFARMED: para quantos dias tens cada medicamento na tua farmácia das ilhas

"Quando é que chega?" É a pergunta que te fazem ao balcão quando a caixa de sempre não está na gaveta. O grossista responde "esgotado, sem previsão". A lista de ruturas do INFARMED confirma que o problema é nacional e diz-te que impacto tem. Mas nenhum dos dois responde à pergunta que interessa a quem tem uma farmácia em Angra, na Horta, em Santa Cruz das Flores ou no Funchal: com o que tenho hoje, para quantos dias tenho este medicamento, e a que utente vai faltar primeiro?

No continente, errar nessa conta custa pouco. Em muitas farmácias o grossista passa mais do que uma vez por dia, e quando o medicamento volta ao mercado chega quase no mesmo dia. Nas ilhas, entre o momento em que o medicamento volta ao armazém do grossista e o momento em que chega à tua gaveta, há um avião, às vezes dois, e o tempo que estiver. A Assembleia Legislativa da Madeira chamou-lhe "desigualdades estruturais no acesso aos medicamentos nas regiões insulares". O diagnóstico é deles. A conta, essa, tens de a fazer tu.

Este artigo explica como se faz essa conta, onde costuma falhar e o que um sistema só de leitura, auditado e assente nos dados da tua farmácia faz por ti. E não te promete aquilo que não depende de ti.

O que a lista diz, e o que não pode dizer

A lista do INFARMED de medicamentos em rutura com impacto médio ou elevado faz bem o trabalho que lhe cabe: diz ao país inteiro que medicamento está em falta e que gravidade tem. O que não pode saber é o que está na tua farmácia. Não conhece o teu stock, nem o ritmo a que esse medicamento sai do teu balcão, nem os doze utentes crónicos que o levam todos os meses. Também não sabe quanto tempo leva uma encomenda a chegar à tua ilha.

Uma rutura classificada com impacto médio a nível nacional pode ser, para uma farmácia das Flores, o problema mais urgente da semana. E um medicamento com impacto elevado pode não te preocupar nada se tiveres stock para quarenta dias. A lista diz-te o que vigiar. Por onde começar, só os teus números o dizem.

Já houve quem tentasse encurtar a distância: o parlamento madeirense aprovou em junho uma proposta para dar prioridade aérea aos medicamentos em falta nas regiões autónomas, com disponibilidade em 12 horas, e a Assembleia da República pediu parecer aos Açores em setembro. É uma proposta, não uma regra em vigor. Até haver outra coisa, a tua margem de segurança continua a ser o stock que tens na farmácia.

Nas ilhas, a conta tem mais uma parcela

"Dias de cobertura" só quer dizer alguma coisa quando o comparas com outro número: os dias até à próxima reposição real. A conta que importa é esta:

folga = dias de cobertura − dias até a reposição chegar à tua farmácia

No continente, a segunda parcela é pequena e estável. Nas ilhas é maior e varia, sobretudo no inverno. A Câmara do Comércio da Horta queixa-se de que "continua a não existir previsibilidade" no transporte de mercadorias. Estava a falar do mar, mas quem gere stock numa ilha sabe que o avião também falha.

Por isso, a segunda parcela não deve ser um palpite. Mede-a nas tuas próprias receções: a data de cada encomenda ao grossista contra a data em que a deste entrada, nos últimos doze meses, por fornecedor. Fica com dois números, a mediana e o pior décimo das entregas. A mediana diz-te como corre num dia normal. O pior décimo diz-te o que acontece em novembro, quando há vento.

A conta, passo a passo, e onde costuma falhar

1. Cruzar a lista com a tua ficha de produtos, pelo código e pelo grupo. A lista identifica o medicamento numa apresentação concreta. Na tua farmácia pode haver outras marcas ou genéricos da mesma substância, com a mesma dosagem e a mesma forma farmacêutica. O cruzamento tem de mostrar as duas coisas: o código que está em rutura e o grupo a que pertence. Decidir se dá para dispensar uma alternativa é contigo e com as regras de dispensa. O sistema só te põe a informação à frente.

2. Contar o stock utilizável, não o stock do sistema. Às unidades que o sistema mostra, tira as que estão reservadas para utentes, as que expiram antes de as conseguires dispensar e as diferenças de inventário que já conheces. Seis caixas no ecrã podem ser três na gaveta.

3. Calcular o consumo e o calendário de quem o toma. A média das saídas dos últimos 90 dias dá-te um ritmo. Mas numa farmácia boa parte do consumo tem nome: o utente crónico que aparece de 30 em 30 dias. Se olhares para quem levou o medicamento nos últimos meses e para quando costuma voltar, deixas de ter só uma média e passas a ter uma lista ordenada: quem vai precisar, e em que semana.

4. Contar com a procura que vem de fora. Quando a farmácia ao lado fica sem um medicamento em rutura, os utentes dela vêm à tua. Não há maneira de saber isto com exatidão. Escolhes tu um cenário, por exemplo mais 50%, e vês a conta com ele e sem ele.

5. Comparar com a reposição real. Se o grossista não tem o medicamento, a reposição é "quando voltar ao mercado + o teu prazo de chegada à ilha". É aqui que a farmácia de Ponta Delgada e a de Lisboa, com o mesmo stock, ficam em situações completamente diferentes.

Um exemplo: uma farmácia em Angra, numa segunda-feira de outubro

Os números abaixo são inventados para mostrar a conta. Não são dados de nenhuma farmácia real, nem de nenhum medicamento que esteja de facto na lista. Imagina cinco produtos assinalados em rutura:

| Medicamento (ilustrativo) | Stock no sistema | Utilizável | Saídas/dia (90 dias) | Dias de cobertura | Com +50% de procura |
|—|—|—|—|—|—|
| A — antidiabético oral | 42 | 38 | 1,9 | 20,0 | 13,3 |
| B — anticoagulante oral | 12 | 12 | 0,8 | 15,0 | 10,0 |
| C — antibiótico em pó para suspensão oral | 6 | 3 | 0,6 | 5,0 | 3,3 |
| D — inalador | 20 | 20 | 0,5 | 40,0 | 26,7 |
| E — colírio | 4 | 4 | 0,1 | 40,0 | 26,7 |

Imagina que as tuas receções dos últimos doze meses mostram uma mediana de 3 dias úteis entre a encomenda e a chegada, e de 6 dias no pior décimo. Isto conta a partir do dia em que o grossista volta a ter o produto.

O que esta tabela te diz numa segunda-feira:

• C vem primeiro. No ecrã tens seis embalagens e parece haver margem. Mas três expiram antes de as conseguires dispensar, e o outono é a época em que este tipo de antibiótico sai mais. São cinco dias no cenário calmo e pouco mais de três no outro. Mesmo que o grossista o tivesse hoje, o pior décimo das tuas entregas são seis dias. Este é o telefonema a fazer hoje.
• A é o segundo, e o que importa aqui são os nomes. Vinte dias parece confortável, mas ninguém sabe quando o medicamento volta. O que já sabes é quem o toma: digamos, catorze utentes, com as datas em que costumam voltar. Se for preciso o médico de família mudar a prescrição, é melhor tratares disso na primeira semana do que ao balcão na terceira.
• B dá para vigiar. Tens dez dias no pior cenário. Revês a conta na quinta-feira.
• D e E não precisam de nada. Estão na lista e tens stock para mais de um mês. Encomendar mais de tudo o que aparece na lista é a maneira mais rápida de piorar uma rutura nacional. E quando há pouco, o grossista distribui por quotas: quem pede a mais num produto pode acabar a receber menos noutro.

Com a lista inteira passa-se o mesmo que com estes cinco produtos: a tabela diz-te por onde começar.

O mesmo problema noutros pontos da cadeia

Distribuidor com armazém numa ilha. A pergunta é a mesma, mas um nível acima: para cada medicamento da lista, que farmácias de que ilhas dependem de ti, e quanto leva cada uma num mês normal? Quando há pouco, distribuir pelo consumo real de cada cliente é mais justo e mais fácil de defender do que servir quem telefona primeiro. E fica registado.

Lar de idosos. Aqui a conta faz-se por residente. Que planos de medicação incluem um medicamento da lista, para quantos dias há no stock do lar e que família ou médico tem de ser avisado. É a mesma conta, com menos unidades e sem margem nenhuma para errar.

Onde entra a IA, e onde não entra

A conta acima não precisa de inteligência artificial. São consultas à base de dados: stock, saídas, receções, reservas, validades. Correm sempre da mesma maneira e dão sempre o mesmo resultado com os mesmos dados. É assim que deve ser, porque o modelo de linguagem não faz contas.

A IA entra noutra parte. Percebe a pergunta tal como a fazes ("o que é que da lista me acaba antes de sexta?") e escolhe uma das consultas aprovadas, sem inventar SQL. Depois escreve a resposta em português e mostra as linhas de onde tirou cada número: o código do produto, o stock, a data da última receção. Podes perguntar ao balcão, no escritório ou no WhatsApp às dez da noite, quando chega o email do grossista.

Três garantias que não são negociáveis:

• Só de leitura. O assistente liga-se com um utilizador da base de dados que não consegue escrever. Não faz encomendas, não mexe em stock e não altera fichas.
• Auditado. Fica registado quem perguntou, a que horas, que consulta correu e que resposta saiu. Se alguém te perguntar em março porque é que encomendaste aquilo em outubro, tens a resposta.
• Cada um vê o que lhe cabe. Os nomes dos utentes são dados de saúde. Aparecem a quem tem esse perfil, a farmacêutica ou o diretor técnico, e a mais ninguém.

Na próxima semana há formação em IA no Funchal sobre automação e GPTs personalizados. É útil para escrever e resumir textos. Mas pergunta a um chat genérico quantos dias tens de um medicamento: ou responde que não sabe, ou responde com uma confiança que não tem fundamento. A diferença não está no modelo. Está no sítio de onde vem a resposta.

As objeções que ouvimos

"O meu sistema já tem stock mínimo e alertas." Os mínimos foram pensados para tempos normais e são números fixos. Um mínimo de cinco caixas não te diz nada quando o grossista não tem nenhuma. E o alerta não sabe que o produto está na lista nem quanto tempo demora a reposição a chegar à tua ilha.

"Sei de cor o que me falta." Sabes os dez produtos por que te perguntam todos os dias. Mas a lista tem muitas linhas, e o problema costuma ser a que não te lembraste de ver.

"Dados de saúde não saem da farmácia." E fazes bem em exigi-lo. O acesso é só de leitura, usa os campos mínimos para a conta e pode correr na tua infraestrutura ou numa cloud dentro da UE. Os teus dados não servem para treinar modelo nenhum.

"Sem apoio, não avanço." A linha "IA nas PME" do PRR ficou limitada às regiões do continente e já fechou. A ARIA-Empresas da Madeira ainda não tem datas nem montante definido para a Região. Não te vamos dizer para esperares por um aviso. Um projeto deste tamanho não precisa de esperar.

O próximo passo

Começa com uma farmácia e a lista em vigor. Precisamos de doze meses de vendas e de receções e de acesso só de leitura ao teu sistema (ou de uma exportação diária, se o teu fornecedor não der acesso direto). Ao fim da primeira semana tens uma tabela com cada medicamento da lista, o stock utilizável, os dias de cobertura, o teu prazo real de reposição e a folga. Ordenada, para saberes o que tratar primeiro. Se a tabela não te mostrar nada que já não soubesses, ficas a saber isso, e fica por aí.

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