"Chegou um pedido de cotação. É parecido com aquele que fizemos para a empresa de Pombal no ano passado… ou foi a de Marinha Grande? Alguém se lembra do preço que demos?"
Se esta frase já se ouviu no teu escritório, este artigo é para ti. Não é sobre transformar a empresa com inteligência artificial. É sobre uma tarefa só, que acontece várias vezes por semana e que come horas a quem menos tempo tem: fazer uma proposta nova.
O problema não é a proposta. É a memória.
Numa PME, a proposta comercial raramente nasce do zero. Nasce de outra. O comercial lembra-se de um trabalho parecido, vai procurar o orçamento antigo, copia as linhas, ajusta quantidades, confirma se o preço ainda faz sentido e manda. Quando corre bem, são 40 minutos. Quando o orçamento certo está numa pasta de alguém que está de férias, ou quando ninguém se lembra de qual versão foi a aceite, é meia manhã.
E há um custo que não se vê: quando não se encontra a referência, inventa-se. O preço sai à intuição, a condição de pagamento sai diferente da última vez e a margem varia de proposta para proposta sem ninguém ter decidido que devia variar.
A informação para fazer melhor já existe. Está no teu ERP — PHC, Sage, Primavera, Artsoft — nos orçamentos, nas encomendas que se seguiram e nas faturas que as fecharam. O que falta não são dados. É alguém (ou alguma coisa) que os vá buscar depressa.
Porque é que isto é um bom primeiro passo (e o "grande projeto de IA" não é)
Se ainda não fizeste nada com IA, estás na maioria, não atrasado. Um estudo da FEP Junior Consulting publicado em maio, com 400 empresas, diz que só 8,6% das PME portuguesas usam IA nos processos. Mas 27,8% estão a pensar implementá-la nos próximos 12 meses, e a área onde mais querem começar é precisamente vendas (22,5%).
O problema é que a maioria começa pelo lado errado. Os projetos de IA que morrem nas PME costumam ter quatro coisas em comum:
- Dados espalhados. O piloto precisa de juntar Excel, email e ERP antes de dar a primeira resposta. Isso demora semanas e desmotiva toda a gente.
- Pilotos isolados. Alguém experimenta uma ferramenta gratuita e ela fica no computador dessa pessoa. Quando ela sai, o projeto sai com ela.
- Falta de competências internas. No inquérito da QSP deste ano, 31% das empresas apontam a "falta de conhecimento interno" como barreira. Ninguém tem tempo para aprender a configurar agentes.
- Não se mede nada. Sem um número antes e outro depois, ninguém consegue dizer se valeu a pena.
A proposta nova a partir das ganhas passa nos quatro testes. Usa dados que já estão num sítio só, o ERP. Serve a equipa comercial toda e não só uma pessoa. Não exige aprender nada além de fazer uma pergunta. E mede-se com um cronómetro.
Há ainda uma razão menos óbvia. A barreira número um nos estudos portugueses não é técnica: é a "resistência à mudança", apontada por 33,1% das empresas no inquérito da QSP. Uma ferramenta que ajuda o comercial a encontrar o que ele próprio já fez não lhe tira o trabalho. Tira-lhe a parte chata. É muito mais fácil pôr a equipa do teu lado assim.
Um exemplo trabalhado
Imagina uma serralharia industrial com 25 pessoas. Chega um pedido: 40 estruturas metálicas galvanizadas para um armazém, com entrega em Leiria. (Os números abaixo são ilustrativos, não são de um cliente real.)
Hoje, o comercial faz isto de memória. Com a Nemea ligada ao ERP, pergunta pelo WhatsApp:
"Mostra-me as 3 propostas mais parecidas com ‘estruturas galvanizadas para armazém, ~40 unidades’ que acabaram em encomenda nos últimos 2 anos."
A resposta vem dos documentos do ERP e não de uma pesquisa na internet. Por exemplo: três orçamentos aceites, com o cliente, a data, as linhas, a quantidade, o preço unitário e o desconto de cada um, e a indicação de que o preço médio por unidade foi de 312 € com uma dispersão de 290 € a 335 €. Dá também os prazos de entrega prometidos e se foram cumpridos.
Depois, segunda pergunta:
"Faz-me um rascunho para 40 unidades com base nessas três, e diz-me que preço dei ao cliente mais parecido."
O rascunho sai em minutos, com a origem de cada número indicada. O comercial revê, ajusta à realidade de hoje (o aço subiu? o cliente é novo?) e lança a proposta no ERP como sempre fez.
Nota importante: a Nemea só lê. Não cria documentos no ERP, não envia nada ao cliente e não mexe em preços. Quem decide e quem assina continua a ser uma pessoa. Isto não é uma limitação por acaso: é o que torna seguro começar por aqui.
Porque é que o ChatGPT não te serve para isto
Podes colar o pedido no ChatGPT e pedir uma proposta. Vai sair um texto bem escrito, com preços plausíveis. E aí está o perigo: são plausíveis, não são teus.
Um modelo de linguagem genérico foi treinado para produzir a resposta mais provável. Quando não tem os teus dados, preenche o vazio com o que parece certo. É isso a que se chama "alucinar". Numa proposta comercial, um preço inventado com ar credível é pior do que nenhum preço.
A Nemea funciona ao contrário: primeiro vai ao teu ERP buscar os registos, depois responde só com base neles. Se não encontra propostas parecidas, diz que não encontrou em vez de inventar. Cada pergunta fica registada, e por isso sabes quem perguntou o quê e que dados foram consultados. E como já traz uma camada semântica preparada para PHC, Sage, Primavera e Artsoft (ou seja, já sabe onde estão os orçamentos, as encomendas e as faturas em cada um), a ligação faz-se em horas e não em meses de projeto.
Como medir se valeu a pena
Não precisas de um estudo de ROI. Precisas de três números, recolhidos durante duas semanas antes e duas semanas depois:
- Tempo por proposta. Do pedido que chega ao envio. Se hoje são 45 minutos e passam a 15, com 8 propostas por semana ganhas 4 horas semanais só num comercial.
- Tempo de resposta ao cliente. Em muitos setores, quem responde primeiro tem vantagem. Se passares de dois dias para o mesmo dia, isso vê-se na taxa de adjudicação ao fim de um trimestre.
- Dispersão de preço. Compara o preço unitário de propostas semelhantes antes e depois. Se a variação encolher, estás a vender com critério e não à intuição.
Com o fim do ano a chegar e os pedidos B2B de novembro a caírem todos ao mesmo tempo, este é o período em que estas horas mais pesam.
O mesmo gesto, noutras cadeiras
A pergunta muda conforme quem a faz, mas os dados são os mesmos:
- Dono: "Que clientes pediram cotação este mês e ainda não têm proposta?" ou "Qual foi a margem média nas propostas de estruturas que ganhámos este ano?"
- Comercial: "Que preço dei a este cliente da última vez, e com que desconto?"
- Armazém: "Para esta proposta de 40 unidades, temos material em stock ou vamos ter de encomendar?"
- Técnico / produção: "Nos três trabalhos parecidos, quantas horas de montagem faturámos e quantas tínhamos previsto?" Esta pergunta costuma evitar que a proposta prometa um prazo impossível.
A objeção honesta
"As nossas propostas ganhas não estão todas bem registadas no ERP." É uma objeção justa e merece resposta direta. Se os orçamentos vivem em Word numa pasta partilhada e o ERP só vê a fatura final, a IA encontra menos. Mesmo assim, as encomendas e as faturas estão lá, com linhas, quantidades e preços, e muitas vezes isso chega para dar a referência certa. E a primeira semana de uso mostra-te exatamente onde tens buracos no registo, o que também vale alguma coisa.
O que não vamos prometer é que a IA escreve propostas perfeitas sozinha. Não escreve, nem deve. Ela encontra, compara e prepara. Tu decides.
Começa pequeno
Escolhe um comercial e um tipo de proposta. Mede durante duas semanas. Se as horas não aparecerem, paras e não perdeste nada. Se aparecerem, já sabes qual é o segundo passo.
Se quiseres ver isto com os teus próprios dados, pede uma demo em nemea.pt. Ligamos ao teu ERP só em leitura e fazes a primeira pergunta sobre as tuas propostas.
