Segunda-feira de manhã, depois de uma noite de vento e chuva. Abres o armazém e há água no chão da zona de cargas. A fila de baixo das paletes está encharcada e há caixas a desfazer-se. Ligas à seguradora e a resposta é sempre a mesma: "Mande-nos a relação dos bens danificados, com quantidades e valores, e marcamos a peritagem."
É aqui que a coisa encalha. Não te falta a informação. Falta-te tê-la num sítio só, à hora certa e num formato que aguente as perguntas do perito.
No fim de semana de 26 de setembro houve avisos amarelos na Madeira e nos grupos Ocidental e Central dos Açores, com a passagem da depressão Therese. A época de depressões no Atlântico ainda agora começou. Este texto é sobre o que fazer antes da próxima.
O problema não é saber que perdeste. É conseguires prová-lo
Quem já passou por uma participação de sinistro conhece o guião. A seguradora não te paga "umas quantas paletes de conservas e bebidas". Paga linhas concretas: que artigo era, quanto havia, quanto te custou, onde estava e desde quando. Se a lista tem ar de estimativa, o perito trata-a como estimativa. E uma estimativa leva desconto.
O mais irónico é que o teu ERP já sabe quase tudo isto. Tem os artigos, as localizações (se as usas), os lotes, os movimentos de entrada e saída, o custo médio e as faturas de compra que o justificam. Só que está tudo espalhado por tabelas diferentes. O que costuma acontecer é alguém exportar o stock atual para Excel, filtrar à mão, cruzar com fotografias tiradas no telemóvel e completar com o que se lembra.
Há dois erros escondidos nesse processo.
O stock atual não é o stock da noite da tempestade. Na segunda de manhã já saíram entregas, já se mudaram paletes para salvar o que dava para salvar e talvez já tenha entrado mercadoria. A relação para a seguradora tem de refletir o que estava no armazém no momento do sinistro, e isso reconstrói-se a partir dos movimentos, não de uma exportação feita dois dias depois.
O preço errado custa dinheiro. É fácil pegar na tabela do fornecedor ou, pior, no preço de venda. Nas ilhas, o custo real de um artigo inclui o frete marítimo e os custos de desalfandegamento ou de descarga que entraram no custo de aquisição. Se a tua relação usa o preço de catálogo do continente, estás a deixar de fora uma parte do que efetivamente pagaste.
Porque é que nas ilhas isto pesa mais
Não é por estares longe do continente que o problema é maior. É por causa do modo como trabalhas. Quem opera nos Açores ou na Madeira conhece bem a frase "o navio nunca chega no dia em que está previsto". A resposta sensata a essa imprevisibilidade é ter mais stock de segurança, e isso quer dizer armazéns mais cheios e paletes mais tempo paradas. Quando a água entra, entra num armazém com mais valor lá dentro do que teria um distribuidor equivalente em Leiria.
A reposição também demora. Até ao próximo navio, o que se estragou é venda que não fazes. Por isso é que a rapidez da participação conta: quanto mais cedo a relação estiver fechada e documentada, mais cedo o processo avança.
Um exemplo trabalhado: distribuidor alimentar em Ponta Delgada
Os números que se seguem são ilustrativos, mas o fluxo é o real.
A água entrou pela porta de cargas e alagou os corredores 3 e 4, só ao nível do chão. A pergunta que o responsável faz ao sistema, em português normal, é esta:
"Que artigos estavam nas localizações dos corredores 3 e 4, nível 0, no sábado às 20h? Quero lote, validade, quantidade e custo de aquisição com frete incluído."
Por baixo, a camada de IA traduz a pergunta numa consulta aos movimentos do ERP até à data e hora indicadas. Soma entradas, subtrai saídas e transferências e aplica o custo registado em cada entrada. O resultado é uma tabela com, por exemplo, 214 linhas, 38 lotes e 47.380 € a custo. Vem com a consulta exata que a gerou, a hora a que foi feita e quem a fez.
Depois vem a parte que continua a ser humana. Alguém percorre o corredor com essa lista no leitor de códigos e marca cada linha: perdido, recuperável, a verificar. O sistema não decide o que está estragado. Decide isso quem está lá com os pés molhados. O que o sistema garante é que essa pessoa trabalha sobre a lista certa, e não sobre uma lista que alguém reconstruiu de memória.
No fim, a relação para a seguradora sai do ERP já cruzada com a contagem física. Cada valor aponta para a fatura de compra que o sustenta, e há uma coluna que mostra onde o ERP e o armazém não batiam certo.
Não é só armazém
Saúde e lares. Num lar ou numa farmácia, a tempestade que corta a luz durante horas não molha nada, mas pode estragar tudo o que está no frigorífico. Aqui a pergunta é outra: "Que lotes estavam no frigorífico de medicação quando a energia falhou, e quais são termossensíveis?" Se houver registos de temperatura ligados ao sistema, a resposta cruza-os com os lotes. O resultado é a lista do que vai para quarentena ou para abate, com lote e validade. Serve para a seguradora e para o registo interno de qualidade.
Calibração e laboratórios. Um padrão exposto a humidade fora da gama especificada pode ter de ser recalibrado antes de voltar a ser usado. Os custos não se ficam por aí. Há as recalibrações, e há os trabalhos a clientes que ficam parados ou que têm de ser reavaliados. Um sistema de QMS que sabe onde estava cada padrão e em que ordens de trabalho entrou dá-te essa lista em minutos.
Faturação e contabilidade. A quebra de existências tem de ficar documentada também do lado fiscal, e o teu contabilista vai querer que a relação da seguradora bata certo com o que aparece nas existências e no SAF-T. Confirma com ele o procedimento. O que te interessa aqui é que as duas listas saiam da mesma fonte, para não teres duas versões da mesma perda.
Porque é que um chatbot genérico não serve para isto
Podes colar uma exportação de stock num assistente de IA genérico e pedir-lhe "o total do que se estragou". Vai devolver-te um número com boa cara. O problema é que não sabe de onde veio nenhum dos valores. Pode baralhar colunas, somar duas vezes o mesmo lote e, se lhe faltar informação, inventa com toda a confiança. Diante de um perito, "foi o que a IA disse" não serve como resposta.
Uma camada fundada nos teus dados funciona ao contrário, e assenta em três coisas:
- Read-only. Só lê. Não mexe no stock, não lança abates e não corrige nada sozinha. Os abates continuam a ser lançados no ERP por quem tem autoridade para isso.
- Auditada. Cada resposta guarda a consulta, a hora e o utilizador. Quando o perito perguntar "de onde vem este valor?", mostras-lhe a origem.
- Fundada no teu ERP. Não precisa de adivinhar nada. Se um dado não existe (por exemplo, se não registas localizações), a resposta diz-te isso mesmo, em vez de preencher o vazio.
As objeções que ouvimos
"O meu stock no ERP não bate certo com o armazém." Quase nenhum bate a 100%. Mesmo assim, é melhor ponto de partida do que a memória de alguém, e o relatório mostra as diferenças como diferenças, em vez de as esconder. De caminho ficas a saber onde tens de melhorar o registo.
"Isso é um projeto de meses." Não tem de ser. O ponto de partida é uma ligação só de leitura ao ERP que já tens, seja PHC ou outro com uma base de dados acessível, e meia dúzia de perguntas bem definidas. Não substituis nada nem migras nada.
"Estamos à espera de um apoio para a IA." A linha de IA do PRR para PME ficou reservada ao continente, e as regiões autónomas ainda não têm um instrumento equivalente com montante definido. Não te prometemos subsídios. Mas uma camada de leitura sobre o teu ERP é pequena o suficiente para não ficares à espera de um aviso.
O que fazer antes da próxima depressão
- Confirma que o ERP regista localizações e lotes nas zonas de risco: cais, pisos térreos, câmaras de frio.
- Verifica se o custo de aquisição inclui o frete e os custos de descarga. Se não incluir, é por aí que começas.
- Faz hoje o teste: "o que estava no corredor 3, nível 0, na sexta às 18h?" Se a resposta levar mais de uma hora a sair, já sabes onde está o problema.
Somos uma equipa pequena em Leiria e quem escreve o código é quem fala contigo. Manda-nos o nome do ERP que usas e a pergunta que gostavas de ter respondida na manhã a seguir à tempestade, para hello@leiritech.com ou pelo +351 914 572 595. Dizemos-te com franqueza se dá para fazer, e sobre que dados.
