Certificado 3.1 do lote: pergunta ao ERP, não ao arquivo

"Bom dia, preciso do certificado 3.1 do material das flanges que nos enviaram em março. Temos auditoria na próxima semana."

Se trabalhas numa metalomecânica, numa serralharia industrial ou num armazém de aço, já recebeste este email. E sabes que a resposta não está num sítio só. A guia de remessa está no ERP. A ordem de fabrico também, se alguém registou o consumo. O lote de varão que saiu do armazém está noutra tabela. O certificado do fornecedor é um PDF que alguém guardou numa pasta de rede, com o nome da fatura do fornecedor ou, se tiveres azar, digitalizado de um papel que veio agarrado ao molho de barras.

A pessoa da qualidade abre o ERP, exporta movimentos para Excel, cruza datas, vai ao arquivo, folheia, telefona ao armazém a perguntar "que corrida era aquela?". Às vezes resolve em vinte minutos. Às vezes leva a tarde. E no fim do ano, com auditorias de clientes e recertificações a acumular, isto não acontece uma vez, acontece dez.

Este artigo explica porque é que esta pergunta é um bom teste para um assistente de IA ligado ao ERP. Também mostra porque é que um ChatGPT genérico não a resolve e o que tem de existir para ela ser respondida em segundos, com a fonte à frente.

Porque é que esta pergunta é tão difícil de responder hoje?

Um certificado de inspeção tipo 3.1, segundo a norma EN 10204, é emitido pelo fabricante do material. É validado por um responsável de inspeção independente da produção e traz os resultados dos ensaios feitos ao lote entregue: composição química, propriedades mecânicas e número de corrida. O teu cliente não quer "um certificado de aço S355". Quer o certificado daquele material que está naquela peça.

O problema não é o certificado existir. Quase sempre existe. O problema é que a cadeia que liga a peça ao papel atravessa quatro ou cinco registos diferentes:

1. A venda: a guia de remessa ou a fatura ao cliente, com a referência da peça e a data.
2. A produção: a ordem de fabrico que produziu essas peças.
3. O consumo: que lote interno de matéria-prima foi consumido nessa ordem.
4. A receção: de que entrada de fornecedor veio esse lote, com que guia e que número de corrida.
5. O documento: o PDF do certificado do fornecedor que corresponde a essa corrida.

Os passos 1 a 4 vivem no ERP, se a empresa regista lotes. O passo 5 vive normalmente fora dele. É exatamente na passagem do 4 para o 5 que se perde a tarde. A norma ISO 9001 pede identificação e rastreabilidade quando é um requisito, e para muitos clientes industriais é. Mas a norma não diz que tem de ser rápida. Isso é contigo.

Porque é que o ChatGPT que a equipa já usa não serve aqui?

Por três razões, por ordem de gravidade.

Não tem os teus dados. Um assistente público sabe o que é um certificado 3.1. Não sabe que a corrida que entrou a 4 de março veio do fornecedor A e não do B. Se lhe perguntares, ou te diz que não sabe, ou, pior, constrói uma resposta plausível. Os modelos de linguagem fazem isto quando não têm fonte, e um número de corrida inventado num documento de qualidade é exatamente o erro que não podes ter.

Para lhe dar os dados, tens de os mandar para fora. Colar exportações do ERP e certificados de fornecedores num serviço de IA público quer dizer enviar informação comercial e de clientes para servidores que não controlas. Muitas vezes vão para fora da UE e, nos planos gratuitos, para um produto que desde agosto passou a mostrar anúncios em Portugal. Não é o sítio para o arquivo de qualidade.

Ninguém fica a saber o que foi perguntado e respondido. Numa auditoria, "a IA disse-me" não é evidência. Precisas de saber que pergunta foi feita, por quem, que registos foram consultados e que documento foi devolvido.

O que muda com um ChatGPT privado sobre o teu ERP?

A diferença não está no modelo, está na camada à volta dele. A arquitetura que montamos é agnóstica ao modelo. Pode usar um modelo nacional pensado para o português europeu, como o AMALIA, ou um modelo alojado na UE, conforme o caso e os requisitos do cliente. O que não muda é isto:

• Ligação só de leitura ao ERP que já tens, por exemplo o PHC. O assistente consulta vendas, ordens de fabrico, consumos e receções. Não escreve, não altera, não apaga.
• Índice do arquivo de certificados. Os PDF dos fornecedores são lidos uma vez e ficam indexados pelo que interessa: fornecedor, número de corrida, material, data, guia de entrada. É isto que liga o passo 4 ao passo 5.
• Respostas montadas a partir dos registos, com a fonte indicada. O assistente não "sabe" a corrida. Vai buscá-la à tabela de receções e mostra-te de onde veio.
• Acesso por perfil (RBAC). A qualidade vê certificados e lotes. O comercial pode ver as guias dos seus clientes, mas não as margens de compra.
• Registo de auditoria de cada pergunta e de cada resposta, com os registos consultados.
• Dados alojados na UE, com o RGPD tratado como parte do desenho e não como anexo ao contrato.

Não há migração nem troca de sistema. O ERP continua a ser a fonte de verdade. O assistente é uma forma mais rápida de lhe perguntar coisas.

Como fica a conversa, na prática, no WhatsApp?

Um exemplo, com números ilustrativos (não são de nenhum cliente real):

Tu: Certificado 3.1 do material das flanges DN80 enviadas à Metalúrgica Exemplo em março.

Assistente: Em março houve 2 envios de flanges DN80 para esse cliente: guia GR 2026/0412 (12 mar., 40 un.) e GR 2026/0533 (27 mar., 25 un.). Ambas vêm da ordem de fabrico OF 0318, que consumiu o lote interno L-0291 (varão S355J2, Ø100). Esse lote entrou a 4 mar. pela guia do fornecedor GF 7781, corrida 24-55120. Certificado 3.1 em anexo (PDF, página 1). Fontes: guias, OF 0318, receção GF 7781, arquivo de certificados.

Tu: Há mais algum cliente com peças desse lote?

Assistente: Sim. O lote L-0291 também foi consumido na OF 0322, entregue a 2 clientes em abril (guias GR 2026/0601 e GR 2026/0617). Se precisares de avisar alguém sobre esta corrida, são estes.

Tu: Que receções de março ainda não têm certificado associado?

Assistente: 3 receções de matéria-prima de março sem certificado no arquivo: GF 7790, GF 7802 e GF 7815. Não encontrei PDF com estas guias nem com as corridas indicadas nas receções. Procurei no arquivo de certificados e nos anexos das receções no ERP.

A segunda pergunta é a que mostra o valor real. Responder ao contrário, do lote para as peças e os clientes, é o que fazes numa reclamação ou num alerta de material não conforme. Hoje isso é um dia de trabalho. A terceira pergunta é a melhor resposta que um assistente pode dar: "não encontrei, e procurei aqui". É isto que distingue um sistema baseado nos teus dados de um que tenta agradar.

Repara também no que o assistente não faz. Não envia o certificado ao cliente. Entrega-o a ti, com a cadeia completa, para confirmares e enviares tu.

"E se o meu ERP não regista lotes?"

É a objeção mais honesta, e a resposta também tem de ser. Se o consumo de matéria-prima não é registado por lote na ordem de fabrico, a cadeia parte-se no passo 3, e nenhum assistente a reconstrói. Se o fizesse, estaria a inventar. Nesse caso, o assistente diz exatamente onde a cadeia se parte: "a OF 0318 não tem consumos por lote registados; os lotes de S355J2 Ø100 em stock nessa semana eram L-0288 e L-0291". Isto já reduz a busca de "todo o arquivo" para duas corridas.

Há outros limites que convém dizer antes de começar:

• Precisa de dados minimamente arrumados. Fornecedores com códigos coerentes, receções com a guia do fornecedor preenchida e certificados digitalizados de forma legível. Se metade do arquivo são fotografias tortas tiradas com o telemóvel, a primeira fase do projeto é essa.
• A leitura dos PDF não é infalível. Quando o número de corrida lido no certificado não bate certo com o da receção, o assistente mostra os dois e aponta o documento. Não escolhe por ti.
• Tens de definir quem vê o quê. Os certificados podem ser vistos por muita gente. As condições de compra que vêm nas mesmas guias, não. Isso decide-se no início, não depois do primeiro susto.
• Não decide nada. Não dá um material como conforme nem aprova uma derrogação. Dá-te a informação com a fonte. A decisão é da qualidade.

Por onde começas sem um projeto de seis meses?

Com um piloto pequeno, num só departamento. A qualidade é um bom candidato, porque as perguntas são repetitivas e o custo de errar é visível.

1. Junta 10 a 20 perguntas reais que a qualidade recebeu nos últimos meses: certificados por lote, receções sem certificado, clientes afetados por uma corrida, materiais por fornecedor.
2. Mede quanto tempo cada uma demora hoje. Sem estimativas otimistas: o tempo real, incluindo o telefonema ao armazém.
3. Liga o assistente só de leitura às tabelas necessárias e indexa o arquivo de certificados de um ano.
4. Repete as mesmas perguntas e compara. Horas poupadas, perguntas respondidas e perguntas em que o assistente disse "não encontrei" e porquê.

Ao fim de poucas semanas sabes se compensa, com números teus e não nossos. E ficas com uma lista concreta do que falta arrumar no ERP, o que tem valor mesmo que decidas não continuar.

Somos uma equipa pequena em Leiria. Quem fala contigo sobre o piloto é quem escreve o conector e lê as tabelas do teu ERP, sem gestores de conta pelo meio.

Queres perguntar ao teu ERP em português, sem os dados saírem da UE? Fala connosco: hello@leiritech.com · +351 914 572 595, ou vê o nosso trabalho em leiritech.pt.