"Encomendei em novembro, como sempre. Chegou a 3 de janeiro." Se tens loja, armazém ou farmácia numa ilha pequena, já ouviste esta frase, ou já a disseste tu. O stock de Natal que chega depois do Natal não é stock. É capital parado até à Páscoa.
Hoje é 12 de outubro e faltam cerca de 74 dias para o Natal. Parece folga, mas não é. Para as Flores, a carga tem de ser entregue cerca de 8 dias antes de o navio sair de Lisboa, e muitas vezes falha o transbordo em São Miguel. A pergunta que interessa é esta: até que dia posso encomendar a cada fornecedor para a mercadoria estar na prateleira a tempo? E o calendário do transportador não lhe responde.
O prazo publicado é o do navio, não é o teu
O transportador diz-te quando fecha a receção de carga no cais. Isso é só um troço da cadeia. Entre o momento em que carregas em "enviar encomenda" e o momento em que a caixa está aberta na tua loja, há pelo menos isto:
- o tempo de o fornecedor preparar e faturar (que muda com a época: em novembro todos estão atolados);
- o transporte do armazém do fornecedor até ao operador logístico em Lisboa;
- os tais ~8 dias de antecedência antes da saída do navio;
- a viagem e, para as ilhas sem ligação direta, o transbordo — onde a carga pode ficar à espera do navio seguinte;
- a descarga, o levantamento e a receção no teu armazém.
Cada troço tem a sua variação, e as variações somam-se. Quando o Francisco Rosa, da Câmara do Comércio da Horta, disse em março que "a alteração feita ao sistema não está a servir os empresários", e se queixou de falta de previsibilidade, estava a falar precisamente disto. O problema não é só o atraso. É não saberes de quanto vai ser o atraso.
O número que já tens e não usas
Há uma boa notícia: a resposta já está no teu sistema. Cada encomenda a fornecedor tem uma data. Cada receção — a guia, o lançamento da entrada em stock, a fatura do fornecedor — tem outra. A diferença entre as duas, encomenda a encomenda, é o teu prazo real. Não é o prazo do catálogo nem o do transportador. É o que de facto aconteceu contigo, com aquele fornecedor, para aquela ilha.
O erro clássico é olhar para a média. Vejamos um exemplo ilustrativo, com números inventados mas com a forma que costumamos encontrar. Uma loja de ferragens e utilidades em Santa Cruz das Flores tem três anos de histórico com um distribuidor de pequenos eletrodomésticos na zona de Lisboa:
- média entre encomenda e receção: 19 dias;
- percentil 90 (9 em cada 10 encomendas chegaram dentro deste prazo): 31 dias;
- pior caso, uma encomenda que falhou o transbordo duas vezes: 44 dias;
- e um detalhe: as encomendas feitas em novembro tiveram uma mediana 6 dias acima das do resto do ano.
O dono quer a mercadoria na prateleira a 12 de dezembro, para apanhar as duas últimas semanas de vendas. Se fizer contas com a média, encomenda até 23 de novembro e acha que vai com folga. Se usar o percentil 90 de novembro, que neste exemplo anda pelos 37 dias, o último dia seguro é 5 de novembro. São quase três semanas de diferença. É nessas três semanas que se perde o Natal.
Agora repete a conta para cada fornecedor e cada ilha. Um fornecedor do Porto que despacha em 24 horas e outro que só fatura à sexta-feira não têm o mesmo prazo, mesmo que vão no mesmo navio. Ponta Delgada não é a Horta, e a Horta não é Santa Cruz. Com a Madeira passa-se o mesmo: o Funchal não é o Porto Santo. A pergunta certa tem duas dimensões, fornecedor e destino, e uma folha de Excel feita à pressa em outubro não chega para isso.
Não é só retalho
O mesmo cálculo aparece noutros sítios, com outro nome:
- Farmácia e lar: os consumíveis e os medicamentos que não podem faltar entre 24 de dezembro e 2 de janeiro, quando os fornecedores trabalham a meio gás. Num lar, uma rutura de fraldas ou de material de penso não é um problema de vendas. É um problema de cuidados.
- Laboratório de calibração: padrões de referência enviados ao continente para calibrar e que têm de voltar antes de o certificado caducar. O prazo de ida e volta é exatamente o mesmo cálculo, com a diferença de que um padrão parado deixa o laboratório sem poder emitir certificados.
- Armazém e distribuição: se és tu a abastecer as lojas das outras ilhas, o prazo dos teus clientes depende do teu. Saber o teu percentil 90 é o que te permite prometer uma data sem mentir.
- Faturação: a data da fatura do fornecedor não é a data em que a mercadoria chegou. Quem mede o prazo pela fatura está a medir outra coisa. Já lá vamos.
Como funciona um sistema que não adivinha
O que fazemos é ligar-nos ao teu ERP — PHC ou outro — em modo só de leitura. O sistema não altera nada nem cria encomendas sozinho. Lê as encomendas a fornecedor e as receções e calcula, por fornecedor e por ilha de destino, a mediana, o percentil 90 e o efeito da época. Depois responde a uma pergunta simples, na consola ou por WhatsApp:
"Até quando encomendo ao fornecedor X para ter a mercadoria nas Flores a 12 de dezembro?"
A resposta não vem sozinha. Vem com o número, as encomendas em que se baseou e quantas são. Se só houver quatro encomendas desse fornecedor para essa ilha, o sistema diz-te isso mesmo e não inventa uma confiança que não tem. Cada pergunta e cada resposta ficam registadas, auditadas. Se em janeiro alguém perguntar "porque é que encomendámos a 5 de novembro?", a resposta está lá, com os dados daquele dia.
Um chatbot genérico faz o contrário. Pergunta-lhe o mesmo e ele devolve-te o calendário público do transportador, ou pior, um número plausível tirado do nada. Não conhece os teus fornecedores, não sabe que o teu distribuidor de Lisboa só fatura à sexta e nunca viu a tua receção de 3 de janeiro. Um assistente fundado nos teus dados só sabe o que está nos teus dados, e é precisamente por isso que podes confiar nele.
"Os meus dados estão mal registados"
É a objeção mais honesta, e muitas vezes tem razão. Em muitas empresas a receção só é lançada quando chega a fatura, ou quando alguém tem tempo, dias depois de a palete entrar. Se for o teu caso, o prazo calculado vem inflacionado e com ruído.
Isso não é motivo para desistir. É o primeiro resultado útil. A primeira coisa que o sistema te mostra é a qualidade do próprio registo: quantas receções têm data de guia, quantas foram lançadas no mesmo dia da fatura e que fornecedores têm buracos. Muitas vezes a data da guia de transporte, que já está no sistema, chega para corrigir o grosso. E se não chegar, começar a registar a receção no dia em que a palete entra, com um terminal portátil, resolve o problema para o Natal do próximo ano. Também é uma resposta, só que mais lenta.
A segunda objeção é que este ano é diferente, porque o transporte mudou. Pode ser. É por isso que usamos o percentil 90 e não a média, separamos os dados por época e mostramos a tendência dos últimos meses. O histórico não adivinha o futuro, mas é muito melhor ponto de partida do que um palpite.
E sem esperar por nenhum aviso
As regiões autónomas ficaram de fora da linha continental de financiamento de IA, e os avisos regionais abertos são de I&D, não pagam a implementação sobre o teu ERP. Este trabalho não depende disso. O âmbito é pequeno: ler duas tabelas, calcular bem e responder com provas. É feito por uma equipa pequena que escreve o código, sem intermediários.
O próximo passo
Faltam 74 dias, mas o teu último dia útil de encomenda, pelo exemplo acima, pode estar a três semanas de distância. Exporta as encomendas a fornecedor e as receções dos últimos dois anos, chega um CSV do ERP, e envia para hello@leiritech.com, ou liga para o +351 914 572 595. Devolvemos-te a tabela fornecedor × ilha com o último dia seguro de encomenda para o Natal, e as encomendas que a sustentam. Se os dados não chegarem para responder, também te dizemos isso.
