ChatGPT privado para empresas: refazer a resposta de março

"Em março encomendaram 4 000 unidades da referência 2117. Com base em quê?"

A pergunta vem do auditor, ou do teu sócio, ou do banco. E tu sabes a resposta: o responsável de armazém perguntou ao assistente que referências estavam abaixo do stock mínimo no armazém 2, o assistente disse que eram sete, a 2117 era uma delas, e a encomenda seguiu. Fazia todo o sentido na altura.

Só que hoje, quando fazes a mesma pergunta para o mês de março, o assistente responde três. Não sete. A 2117 nem aparece.

Agora tens um problema. Ou o assistente se enganou em março, ou se engana hoje, ou o armazém encomendou sem razão. E não tens forma de provar qual das três é verdade.

É disto que este artigo trata: um assistente sobre o ERP não chega que responda bem. Tem de conseguir mostrar, meses depois, o que respondeu, com que dados e porquê.

Porque é que a mesma pergunta dá outra resposta?

Porque o ERP não é uma fotografia. É um livro que continua a ser escrito, também nas páginas de trás.

Pensa no que acontece numa PME normal entre março e outubro:

Uma regularização de inventário feita em junho, lançada com data de 31 de março porque é aí que pertence.
Uma nota de crédito emitida em abril que anula parte de uma fatura de fevereiro.
Um mínimo de stock que alguém alterou na ficha do artigo em maio.
Um cliente que mudou de zona comercial, e de repente as vendas "da zona Centro" no primeiro trimestre já não somam o mesmo.

Nada disto é erro. É contabilidade e gestão a funcionar. Mas significa que "os dados de março" vistos em outubro não são os dados de março vistos em março. Quem decidiu, decidiu com o que via naquele dia.

O ERP regista muito bem o que mudou nele: quem alterou a ficha, quando foi lançado o documento. O que o ERP não regista é o que foi dito a alguém. E quando a resposta passa a vir de um assistente, essa é exatamente a parte que precisas de guardar.

O ChatGPT público consegue fazer isto?

Não, e não é por má vontade. Numa ferramenta genérica, colas um Excel, fazes uma pergunta, recebes um texto. Três meses depois tens, com sorte, o histórico da conversa. Não tens o ficheiro tal como estava, não sabes que versão da folha foi colada, e a conta foi feita pelo próprio modelo, que pode ter somado mal sem avisar.

Há ainda um problema mais fundo: quando o modelo escreve ele próprio a consulta à base de dados a partir da pergunta, a mesma pergunta pode gerar consultas diferentes em dias diferentes. Em testes públicos como o BIRD, este tipo de geração automática acerta à volta de 75% das vezes. E o pior é que, quando falha, a consulta corre na mesma e devolve números errados sem dar qualquer erro. Se não sabes que consulta correu, não há forma de refazer a resposta. Nem sequer de saber se estava certa.

E fica a pergunta de sempre num ChatGPT privado para empresas: onde estiveram esses dados? Se o Excel com a faturação por cliente foi para um servidor fora da UE, isso é um assunto de RGPD por si só, antes de chegarmos à auditoria.

O que tem de ficar guardado para conseguires refazer a resposta?

A regra é simples: os números vêm de uma consulta, não do modelo. O modelo percebe a pergunta em português e escreve a resposta. Quem vai ao ERP buscar os números é uma consulta aprovada, escrita e testada por pessoas, com nome e versão.

A partir daí, cada resposta gera um registo com seis coisas:

Quem perguntou e com que perfil. O responsável de armazém vê stock e encomendas; não vê margens por cliente. O perfil faz parte do registo.
A pergunta, tal como foi escrita. "Que refs tão abaixo do mínimo no arm 2?", com gralhas e tudo.
A consulta usada e a versão dela. Por exemplo, stock_abaixo_minimo v3. Se em julho alguém mudar a forma de calcular o stock disponível (passar a descontar reservas, por exemplo), isso é a v4, e a resposta de março continua ligada à v3.
Os parâmetros. Armazém 2, data de referência 14/03, mínimos da ficha do artigo.
O ponto de leitura dos dados. Até que movimento, ou até que momento, o ERP foi lido. É isto que separa os dados de março vistos em março dos dados de março vistos hoje.
O resultado devolvido e o texto enviado. As linhas que vieram do ERP (normalmente umas dezenas, não milhares) e a frase exata que a pessoa recebeu, com uma impressão digital (hash) para provar que nada foi alterado depois.

Com estes seis pontos, a conversa com o auditor muda. Abres o registo de 14 de março e mostras: esta pergunta, este perfil, esta consulta, estes sete artigos, esta resposta. Depois corres a mesma consulta, na mesma versão, sobre os dados de hoje, e vês a diferença lado a lado: quatro artigos saíram da lista por causa da regularização de inventário lançada a 2 de junho com data de março.

O armazém não se enganou e o assistente também não. O stock é que mudou depois. E agora consegues prová-lo em dez minutos, em vez de passares uma tarde a reconstruir Excels.

Como fica isto no dia a dia, no WhatsApp?

Para quem pergunta, nada disto se vê. A conversa é normal. Os números abaixo são ilustrativos:

Tu: Que referências estão abaixo do mínimo no armazém 2?
Assistente: 7 referências abaixo do mínimo no armazém 2, lido às 10:42. A maior falta é na 2117: 380 un. em stock, mínimo 1 200. Lista completa no anexo. (consulta: stock abaixo do mínimo, v3)

Tu: Quanto faturámos à Metalúrgica Silva no 1.º trimestre?
Assistente: 48 230 € sem IVA, em 23 faturas, já descontadas 2 notas de crédito (1 140 €). Por receber: 9 870 €, das quais 3 200 € vencidas há mais de 30 dias.

Tu: E o que te perguntei sobre o stock a 14 de março?
Assistente: A 14/03 às 10:42 respondi 7 referências. Com os dados de hoje, a mesma consulta dá 3. A diferença vem da regularização de inventário n.º 112, lançada a 02/06 com data de 31/03.

Tu: Quantas ordens de fabrico fecharam ontem na linha 1?
Assistente: 14 ordens fechadas, 2 com desvio de tempo acima de 15%. Não tenho acesso aos custos por ordem com o teu perfil.

Repara na última frase. Quando o perfil não chega, o assistente diz isso mesmo. Não inventa um número para te agradar.

Guardar tudo isto não choca com o RGPD?

É a objeção certa, e a resposta depende de como está desenhado.

Primeiro, guardas o que já foi mostrado, não mais. O resultado já passou pelo filtro de perfil, por isso o registo não contém nada que a pessoa não tenha visto. Segundo, o registo fica alojado na UE, no mesmo sítio que o resto do sistema, e tem acesso restrito por perfil (RBAC): o responsável de armazém vê as suas perguntas, a direção e a qualidade veem as do seu âmbito. Terceiro, há um prazo de conservação definido por ti, alinhado com o que já guardas para efeitos de auditoria e fiscais, e não "para sempre por defeito".

Se a pergunta envolver dados pessoais de clientes, aplica-se o mesmo raciocínio do resto do ERP: base legal, minimização e prazo. O registo de auditoria não é um extra que se cola no fim. Faz parte da arquitetura desde o primeiro dia.

"Mas o modelo não responde sempre igual"

Pois não. E não precisa.

A frase pode sair um pouco diferente de cada vez. Os números, não, porque não são gerados pelo modelo. O que reproduzes é a consulta, os parâmetros e os dados. O texto enviado na altura fica guardado tal como foi. É por isso que a arquitetura pode ser agnóstica ao modelo: pode usar um modelo nacional, como o AMALIA, pensado para o português europeu, ou outro modelo alojado na UE, conforme o caso. Trocar de modelo daqui a um ano não apaga a capacidade de refazer as respostas de março, porque essa capacidade nunca dependeu do modelo.

O que isto não faz?

Convém ser claro:

Não escreve no ERP. O acesso é só de leitura. Não lança documentos, não corrige stocks, não altera fichas.
Não decide por ti. Mostra os sete artigos. Encomendar continua a ser uma decisão de uma pessoa, e o registo mostra isso mesmo.
Não reconstrói o passado se o ERP o apagou. Se o teu ERP sobrescreve valores sem guardar histórico (há campos assim em muitos sistemas), a única forma de ter "os dados de março vistos em março" é o próprio registo da resposta. Por isso guardamos o resultado e não só a consulta.
Precisa de dados minimamente arrumados e de uma decisão tua sobre quem vê o quê. Sem perfis definidos, não há auditoria que se aproveite.

Por onde começas?

Por pouco. Um departamento (armazém, faturação ou produção) e 10 a 20 perguntas que hoje obrigam a exportar para Excel ou a pedir a alguém. Para cada uma, uma consulta aprovada e versionada sobre o ERP que já tens, sem migrar nada.

Ao fim de um mês medes duas coisas: as horas poupadas em pedidos de relatórios e um teste simples de auditoria. Escolhes cinco respostas ao acaso das primeiras semanas e tentas refazê-las. Se conseguires mostrar em minutos o que foi respondido, com que dados e porque é que hoje dá diferente, o piloto passou. Se não conseguires, ainda não tens um assistente em que possas confiar para decidir.

Somos uma equipa pequena em Leiria. Quem desenha a consulta e o registo de auditoria é quem fala contigo, sem gestores de conta pelo meio.

Queres perguntar ao teu ERP em português, sem os dados saírem da UE? Fala connosco: hello@leiritech.com · +351 914 572 595, ou vê o nosso trabalho em leiritech.pt.