O que o teu assistente de IA fez este mês, em números

"Pagámos o assistente o ano inteiro. Alguém o usou? Para quê? E acertou?"

Isto é o que se ouve em outubro, quando chega a altura de fechar o orçamento de 2027 e alguém tem de decidir se a licença de IA continua no próximo ano. Na maioria das PME, a resposta honesta é "não sei". Chega a fatura do ChatGPT, há uma ideia vaga de que o comercial o usa para escrever emails e que a contabilidade lá colou umas folhas de Excel, e mais nada. Não sabes quem perguntou o quê, não sabes que dados da empresa saíram nem para onde, e não fazes ideia de quantas respostas estavam simplesmente erradas.

Um ChatGPT privado para empresas, ligado ao teu ERP, tem de te dar a resposta em papel. Todos os meses, uma página: quantas perguntas houve, quais ficaram sem resposta, de onde veio cada número e quanto custou. Neste artigo explicamos porque é que esse relatório é a parte mais útil do sistema, e não um anexo.

Porque é que o ChatGPT público não te dá este relatório?

Não te dá porque não foi feito para ti. A versão gratuita e a versão Go servem uma pessoa a conversar com um modelo, não uma empresa a responder perante os seus clientes e a CNPD. Desde 24 de agosto de 2026 que estas versões mostram anúncios em Portugal e em mais 30 países europeus. A OpenAI garante que os anunciantes não veem as conversas, e acreditamos nisso. Mesmo assim, um produto pago com publicidade não é o sítio para guardar a conta-corrente dos teus clientes, e as regras de um produto destes podem mudar sem te perguntarem.

Há ainda um problema mais simples. No ChatGPT público, as respostas aparecem no ecrã de cada pessoa e acabam aí. Não há nenhum registo da empresa que diga "a Ana perguntou pelo saldo do cliente X e a resposta foi 14 200 €". Se esse número estava inventado, nunca vais saber. Um modelo de linguagem sozinho, seja qual for, inventa quando não tem os dados. Os próprios autores dos modelos abertos o escrevem nas fichas técnicas: o modelo não deve ser a única fonte de verdade.

O que deve estar no relatório mensal?

Um assistente que só lê o ERP e regista cada pergunta já tem a informação toda. O relatório só a arruma. Na prática, tem cinco blocos:

1. Utilização por perfil. Quantas perguntas houve, de que departamentos, por que canal (consola, dashboard ou WhatsApp). Tudo agregado, sem ranking de pessoas.
2. As perguntas mais frequentes. As 15 ou 20 que se repetem. Normalmente são as tarefas que alguém fazia à mão no Excel.
3. Sem resposta. As perguntas a que o assistente disse "não tenho esse dado". É o bloco mais valioso, e já explicamos porquê.
4. Fontes. De que partes do ERP vieram as respostas: faturação, stock, conta-corrente, encomendas a fornecedor. Cada resposta guarda a consulta que a produziu, por isso qualquer número pode ser verificado.
5. Custo e incidentes. O custo total e o custo por pergunta, os acessos recusados por falta de permissão e qualquer anomalia.

Não há aqui nenhuma métrica de "satisfação" nem de "envolvimento". São factos que se podem verificar no registo de auditoria.

Como é um relatório real?

Vamos a um exemplo. Os números abaixo são ilustrativos, para mostrar a forma, e não resultados de um cliente: uma distribuidora de 25 pessoas, com PHC, no primeiro mês completo do assistente.

• 1 240 perguntas de 19 utilizadores: comercial 52%, armazém 27%, financeiro 21%. O WhatsApp teve 68% das perguntas, quase todas feitas no armazém e na estrada.
• Top 3: "o que está por receber do cliente X", "stock da referência Y no armazém 2" e "encomendas por entregar esta semana". Juntas dão 41% do volume.
• Sem resposta: 74 perguntas (6%). 38 eram sobre margem por família de produto, porque o custo médio não estava ligado ao conector. 21 eram sobre prazos reais de entrega de fornecedores, um dado que não está no ERP e vive num caderno do responsável de compras. 15 estavam fora do âmbito, como dúvidas fiscais e legislação recente.
• Fontes: faturação e vendas 58%, stock 24%, conta-corrente 14%, outras 4%.
• Custo: o total do mês a dividir pelas 1 240 perguntas. Esta conta é o que te deixa comparar com a hora de quem fazia o mesmo à mão.
• Incidentes: 9 acessos recusados, todos do armazém a tentar ver margens. O perfil estava a fazer o que devia.

Uma reunião de 20 minutos com isto à frente dá três decisões concretas: ligar o custo médio ao conector, passar os prazos de fornecedor do caderno para o ERP e dizer à equipa que as dúvidas fiscais continuam a ir para o contabilista. Nenhuma destas decisões tem a ver com "que modelo de IA é melhor". Têm todas a ver com os teus dados.

Como aparece uma pergunta sem resposta no WhatsApp?

Aparece assim. Mais uma vez, os números são de exemplo:

Pergunta: Quanto temos da ref. 4410-B no armazém 2?
Assistente: 312 unidades em 26/09, às 09h40. Fonte: stock por armazém. Há 2 encomendas de cliente abertas que reservam 180.

Pergunta: Quanto deve a Metalúrgica Silva e há quanto tempo?
Assistente: 14 200 € em 3 faturas. A mais antiga venceu há 47 dias. Fonte: conta-corrente de clientes.

Pergunta: Qual é a margem da família ferragens este trimestre?
Assistente: Não tenho acesso ao custo médio, por isso não te consigo dar a margem. Fica registado.

A terceira resposta é a que interessa. Um modelo sem acesso aos dados teria dado uma percentagem plausível. Este diz que não sabe, e essa falha vai parar ao relatório do mês. É assim que um assistente fundamentado nos teus dados melhora: em vez de parecer cada vez mais esperto, deixa cada vez menos perguntas por responder, porque cada falha te mostra um dado em falta ou um perfil mal definido.

Isto não é vigiar a equipa?

É a objeção certa, e merece uma resposta séria. O registo de auditoria guarda quem perguntou, o quê e quando. Isso também é um dado pessoal dos teus trabalhadores. Por isso, o RGPD por desenho tem de ser aplicado também aqui:

• Finalidade escrita: o registo existe para verificar respostas, controlar acessos e medir custos. Não serve para avaliar pessoas.
• Relatório agregado: por departamento e por canal. O detalhe por pessoa só é acessível a um perfil definido e só quando há um incidente.
• Prazo de conservação definido, e não "para sempre".
• Transparência: a equipa sabe, antes de começar, que as perguntas ficam registadas e porquê. Isto entra no teu registo de atividades de tratamento.

Há também a objeção contrária: "mais um relatório que ninguém vai ler". Por isso tem uma página, e o bloco "sem resposta" vem sempre em primeiro lugar. Se o relatório não gerar pelo menos uma decisão por mês, está mal feito, e és tu que nos dizes.

Como funciona por baixo, e o que não faz?

Sem jargão: há um conector só de leitura ao ERP que já tens, uma camada que transforma a pergunta numa consulta aos teus dados, uma resposta com o número e a fonte, e uma linha no registo de auditoria por cada pergunta. O relatório mensal é esse registo resumido. Não tens de arrancar nem migrar sistemas.

A arquitetura não está presa a nenhum modelo. Pode usar um modelo nacional pensado para o português europeu, como o AMALIA, ou outro modelo alojado na UE, conforme o caso. O que não muda é o essencial: dados e inferência na UE, acesso por perfil (RBAC) e um registo de cada resposta.

Os limites, ditos claramente:

• Não escreve no ERP. Não lança faturas, não altera stock, não aprova nada.
• Não decide por ti. Mostra o número e de onde veio. A decisão é tua.
• Precisa de dados minimamente arrumados. Se o ERP tem três fichas para o mesmo cliente, o assistente vai dar-te três respostas, e o relatório vai mostrar isso no primeiro mês.
• Precisa que se defina quem vê o quê antes de arrancar, e não depois do primeiro susto.

Por onde começar?

Começa por um piloto pequeno: um departamento e 10 a 20 perguntas frequentes que hoje obrigam a exportar para Excel ou a pedir a alguém. Antes de ligar o assistente, mede quanto tempo essas perguntas levam numa semana normal. Ao fim de 30 dias, o primeiro relatório mensal compara as duas coisas: horas poupadas, perguntas sem resposta e custo por pergunta. Com isso à frente, a decisão sobre o orçamento de 2027 deixa de ser uma questão de fé.

Somos uma equipa pequena em Leiria. Falas diretamente com quem escreve o conector e monta o relatório, sem gestores de conta pelo meio.

Queres perguntar ao teu ERP em português, sem os dados saírem da UE? Fala connosco: hello@leiritech.com · +351 914 572 595, ou vê o nosso trabalho em leiritech.pt.