A IA preencheu mal a data de vencimento. Tu reparaste. Mas, para rejeitar a sugestão, tens de abrir outro ecrã, escrever a data certa e justificar a alteração. Para aceitar, bastava um clique.
É aqui que «temos uma pessoa a validar» deixa de ser uma garantia suficiente. O programa facilita a concordância e dá trabalho a quem encontra problemas. A revisão precisa de permitir dizer «isto está errado» sem exigir que a pessoa resolva tudo naquele instante.
Encontrar um erro não é o mesmo que saber corrigi-lo
Num estudo de abril de 2026, Jacob Beck, Stephanie Eckman, Christoph Kern e Frauke Kreuter analisaram como 2 784 participantes verificavam números extraídos por IA de tabelas de emissões. Segundo o resumo publicado por Eckman, exigir um valor de substituição ao assinalar um erro levou a menos correções e a maior aceitação de sugestões erradas do que permitir apenas sinalizar o erro.
Não eram administrativos portugueses a rever faturas. O resumo também não apresenta uma percentagem que possamos aplicar à tua empresa. A lição para testar é mais concreta: acrescentar trabalho à rejeição pode prejudicar a revisão.
Com o Web Summit de novembro a aproximar-se, leva esta pergunta às demonstrações: «Mostras-me o que acontece quando a pessoa sabe que a sugestão está errada, mas ainda não sabe a resposta certa?» Ver o percurso da exceção ensina mais do que assistir apenas a aprovações.
Uma fatura, duas decisões diferentes
Imagina este exemplo fictício. A IA sugere 12 de novembro como vencimento de uma fatura. No documento, a administrativa encontra 12 de dezembro. Consegue corrigir e confirmar a fonte. Nesse caso, faz sentido disponibilizar uma correção imediata.
Agora muda um detalhe: falta uma página e a data sugerida não tem suporte no documento disponível. A pessoa não consegue confirmar o vencimento. Obrigá-la a preencher uma data para continuar cria uma escolha desnecessária entre adivinhar e interromper todo o trabalho.
O ecrã deve distinguir três ações:
- Aceitar: a pessoa verificou o campo na fonte disponível.
- Rejeitar: identificou um erro; pode corrigir já, se souber como.
- Encaminhar: faltam informação ou competências para decidir; o campo fica por validar.
A última opção não pode equivaler a aprovação silenciosa. Neste exemplo, o valor pendente não deve alimentar uma instrução de pagamento como se estivesse confirmado. E aceitar um campo extraído não é autorizar um pagamento nem validar fiscalmente a fatura.
Rejeitar depressa não é perder o rasto
O objetivo não é apagar a sugestão. É guardar o que aconteceu sem obrigar alguém a escrever um relatório por cada campo.
O sistema pode registar automaticamente o documento, o campo, a sugestão original, quem a rejeitou e quando. Um motivo curto, como «não corresponde ao documento» ou «informação em falta», pode chegar para encaminhar o caso. A justificação detalhada fica reservada às situações que realmente a exigem.
Cada pendência precisa de um responsável e de um prazo interno adequado ao processo. Por exemplo, a equipa pode combinar rever exceções no dia útil seguinte; isso é uma regra de trabalho proposta, não um prazo legal.
Quando o responsável resolve o caso, ficam registadas a correção e a fonte usada. Sem este fecho, o botão Rejeitar apenas transfere trabalho para uma fila esquecida.
«Se for fácil rejeitar, ninguém vai resolver nada»
É uma objeção legítima. Mas dificultar a rejeição não demonstra que a sugestão está correta. Pode apenas tornar menos visível o problema.
A resposta é acompanhar as pendências: quantas existem, há quanto tempo esperam e quantas regressam por falta de informação. Se a mesma dúvida aparece repetidamente, talvez falte uma regra clara ou acesso ao documento certo.
Também convém rever uma amostra das sugestões aceites. Contar apenas rejeições não mostra os erros que passaram. Uma taxa de aceitação elevada pode significar boas sugestões ou uma revisão fraca; sozinha, não distingue as duas coisas.
Testa durante 30 dias, sem confundir cliques com retorno
Escolhe um único campo e mantém a decisão final com a equipa. Na primeira semana, observa o percurso atual: cliques, tempo para rejeitar, tempo total até resolver e erros encontrados numa amostra revista por outra pessoa.
Nas semanas seguintes, experimenta a rejeição simples com encaminhamento. Usa documentos de dificuldade semelhante e regista o volume, para não comparar um dia tranquilo com um fecho de mês. Ao fim de 30 dias, verifica se baixou o tempo total sem aumentar erros aceites ou pendências antigas.
Uma conta hipotética: em 240 faturas, há 24 sugestões rejeitadas. Reduzir o registo de cada rejeição de 75 para 20 segundos liberta 22 minutos. A um custo interno assumido de 20 euros por hora, são cerca de 7,33 euros de capacidade de trabalho, não dinheiro automaticamente poupado.
Esse ganho isolado dificilmente paga uma integração. Soma o trabalho de resolução e compara o benefício medido com configuração, formação, utilização e manutenção. Custos de erros evitados só entram na conta quando houver evidência, não como uma previsão conveniente. Se apenas transferiste minutos para outro colega, não ganhaste tempo.
Dados reais ajudam; não dispensam revisão nem RGPD
IA apoiada nos teus dados significa que consulta documentos ou registos autorizados para fundamentar a resposta. Não significa que interpreta tudo corretamente. Uma ligação só de leitura permite consultar sem alterar o ERP; também não impede que alguém copie uma resposta errada para outro processo.
É esta base de consulta só de leitura, com registos de auditoria, que a Leiritech trabalha. O percurso de rejeição continua a ter de ser desenhado e testado.
No tratamento de faturas, limita os dados enviados ao necessário, define acessos e conservação e verifica as condições do fornecedor à luz do RGPD. Evita duplicar documentos completos nos registos quando basta uma referência controlada. Se tens pouco volume ou rever manualmente continua a ser mais simples e barato, a IA pode não compensar.
Uma revisão útil permite discordar, protege o processo enquanto há dúvidas e garante que alguém fecha o caso. Se queres avaliar esse percurso na tua PME, fala connosco em hello@leiritech.com.
