IA nos orçamentos: não somes duas alternativas

O orçamento tem duas soluções. Só queres comprar uma, mas tens de percorrer as linhas e as notas para perceber o que entra no preço. A versão reforçada substitui a standard ou acresce à base? O gaveteiro é um extra? A montagem já está incluída?

Antes de comparares fornecedores, precisas de perceber o que cada um está realmente a propor. Se somares tudo o que tem um preço, podes transformar duas escolhas numa compra que ninguém pediu. Se excluíres uma linha a mais, apresentas ao dono um valor que não chega para o trabalho.

É aqui que pode caber um primeiro uso de inteligência artificial: separar a base, as alternativas e os extras, com indicação da passagem que sustenta cada interpretação. Não decidir por ti. Não encomendar. Nem alterar o ERP.

Um começo pequeno não é um começo atrasado

Não precisas de um grande projeto para justificar esta experiência. No Barómetro HeraPrime publicado em outubro de 2026, 39 das 57 empresas participantes diziam usar IA, mas apenas oito referiam uma utilização regular e estruturada. A participação foi voluntária e a amostra estava concentrada na Área Metropolitana de Lisboa. Não permite dizer que essa é a situação de todas as PME portuguesas. Mostra, nessa amostra, uma distância entre experimentar e integrar no trabalho.

Uma proposta com alternativas permite trabalhar precisamente nessa distância. O documento já existe. Há alguém que conhece a compra. E consegues verificar a resposta sem entregar decisões à ferramenta.

Também evita quatro obstáculos habituais: não exige reunir todos os dados da empresa; tem uma entrega concreta, em vez de um piloto sem destino; aproveita o conhecimento de quem já confere propostas; e permite medir o esforço numa tarefa delimitada.

Se estás a preparar compras de fim de ano ou demonstrações de software em novembro, leva este problema concreto. Uma demonstração que separa corretamente as tuas opções diz mais do que uma conversa sobre agentes capazes de tratar de tudo.

O erro acontece antes da soma

Imagina uma PME a equipar um posto de embalagem. O fornecedor envia a proposta abaixo. É um exemplo fictício, com valores sem IVA, sem portes ou outros encargos considerados neste exercício.

Somar as quatro linhas dá 2 450 €. A conta está certa. A interpretação está errada: inclui duas bancadas quando a decisão é escolher uma.

Os cenários relevantes podem ser estes:

Base: bancada standard e montagem, por 1 100 €.
Alternativa: bancada reforçada e montagem, por 1 500 €.
Alternativa com extra: bancada reforçada, montagem e gaveteiro, por 1 650 €.

A diferença entre a base e a alternativa é 400 €, não 1 200 €. Mas isso só é verdade porque o documento apresenta 1 200 € como preço integral da bancada reforçada. Se dissesse «acréscimo de 400 € para versão reforçada», terias uma condição diferente. A IA tem de conservar essa distinção, não adivinhar qual das duas o fornecedor quis dizer.

O mesmo vale para a montagem. Neste exemplo, a condição diz que serve qualquer bancada. Num orçamento real, a versão reforçada pode exigir outra instalação. Sem essa informação, a resposta certa é deixar o custo por confirmar.

O trabalho útil não é somar melhor. É representar corretamente a escolha antes de calcular.

O que pedir à IA, exatamente

Um pedido como «resume este orçamento» é demasiado aberto. Pode produzir um texto fluente que apaga precisamente a condição decisiva.

Pede uma saída em que cada elemento tenha uma função: base, substituição, extra ou ponto por esclarecer. Para cada classificação, exige o excerto do documento e a página, quando esta estiver disponível. Uma instrução de ensaio pode ser:

Usa apenas esta proposta. Separa a solução base, as alternativas que a substituem e os extras opcionais. Para cada alternativa, identifica o elemento substituído e indica se o preço é integral ou um acréscimo. Transcreve a passagem que sustenta a interpretação. Se a relação não estiver explícita, marca-a como «por confirmar». Não escolhas uma solução nem alteres registos.

No nosso exemplo, «substitui a bancada standard» sustenta a exclusão mútua. A palavra «reforçada», sozinha, não a sustentaria. Pode designar uma bancada completa, um reforço vendido à parte ou uma versão incluída noutro conjunto.

Quem revê não deve limitar-se a confirmar que os quatro preços foram copiados. Tem de verificar se a relação entre as opções está certa. Um preço bem extraído com uma relação mal interpretada continua a produzir uma má decisão.

Depois de confirmada a seleção, o cálculo fica a cargo de uma folha com fórmulas verificadas ou do ERP configurado. Não precisa de ser improvisado pelo modelo de linguagem.

«Alternativo» no ERP não significa automaticamente «fora do total»

Há uma distinção importante entre a escolha comercial e a forma como o sistema agrega propostas.

Na documentação do Primavera sobre oportunidades de venda, Principal, Opcional, Complementar e Alternativo são categorias atribuídas a uma proposta, não tipos de linha definidos nessa página. A mesma documentação apresenta uma opção separada, Não Totalizadora, que impede a proposta de contribuir para os totais da oportunidade.

Não documenta que escolher a categoria Alternativo produza, por si só, essa exclusão. Portanto, não deves ensinar a IA a tratar o nome da categoria como prova de que o valor está fora dos totais.

São duas verificações distintas. Numa compra, queres saber quais os elementos que não podem ser escolhidos em simultâneo. Na gestão comercial, podes querer confirmar que várias propostas para a mesma oportunidade não estão a inflacionar o valor agregado. Uma resposta correta à primeira pergunta não garante uma configuração correta da segunda.

Este detalhe pertence ao contexto documentado do Primavera. Não deve ser apresentado como uma regra comum ao PHC, Sage ou Artsoft. No teu sistema, confirma a versão, os campos e a configuração em uso. E mantém o ensaio só de leitura: sinalizar uma possível inconsistência não é autorização para mudar a opção Não Totalizadora.

Um ensaio com uma proposta e um responsável

Reserva 45 a 60 minutos para preparar e rever uma proposta curta, se já tiveres uma ferramenta autorizada e o documento disponível. É uma estimativa de trabalho, não uma promessa de integração nesse prazo. Um PDF mal digitalizado ou condições dispersas por vários anexos podem exigir mais tempo.

Escolhe uma proposta cuja decisão já conheças. Quem a conferiu deve conseguir explicar, sem a IA, o que substitui o quê. Essa interpretação servirá de referência. Se nem a equipa consegue esclarecer uma condição, o passo seguinte é perguntar ao fornecedor, não insistir até o modelo dar uma resposta convincente.

Usa uma cópia autorizada e retira os dados que não sejam necessários ao ensaio. Confirma que a ferramenta pode receber aquela informação comercial e quem terá acesso aos ficheiros e ao histórico. Um orçamento pode conter preços negociados e condições confidenciais, mesmo sem dados pessoais.

A entrega deve caber numa página: base identificada, alternativas ligadas ao elemento substituído, extras separados e dúvidas visíveis. Cada conclusão tem de remeter para uma passagem verificável. A pessoa responsável aprova a interpretação; a ferramenta não envia nada ao fornecedor.

Este limite dá um destino ao piloto. No fim, decides se vale a pena repetir a tarefa, corrigir o método ou parar. Não ficas com mais uma conta numa aplicação à espera de utilidade.

O que medir sem inventar uma poupança

Regista o tempo necessário até teres a proposta pronta para decisão, incluindo a leitura da resposta da IA, a abertura das fontes e as correções. Medir apenas os segundos que a ferramenta demora a responder não mede o trabalho.

Regista também quantas relações incompatíveis foram identificadas corretamente, quais os extras confundidos com a base e se alguma dúvida foi apresentada como certeza. Para esta tarefa, uma resposta rápida que junta as duas bancadas falha o objetivo.

Com uma única proposta não tens uma taxa de acerto fiável. Tens uma observação inicial. Nas propostas seguintes, consegues perceber se o método ajuda ou se exige tanta correção que não compensa.

O dono precisa de cenários comparáveis para autorizar a compra. O comercial precisa de distinguir versões sem apresentar ambas como adjudicadas. O responsável de armazém ou o técnico confirma se as opções satisfazem o trabalho e se os acessórios são compatíveis. A administrativa organiza os elementos e conserva a decisão. A IA apoia esta passagem de informação; não substitui a responsabilidade de cada pessoa.

E se a IA inventar uma relação que não existe?

Pode acontecer. Uma IA genérica produz linguagem plausível; não conhece as condições comerciais do teu fornecedor. Perante uma expressão ambígua, pode completar a explicação com aquilo que costuma fazer sentido noutros contextos.

Ligá-la aos teus documentos reduz a falta de contexto, mas não elimina erros de leitura ou interpretação. Exigir fontes, limitar as consultas e rever as relações comerciais são controlos complementares. Só de leitura impede alterações nos sistemas; não torna uma resposta automaticamente verdadeira. A auditoria ajuda a reconstruir o que foi consultado e decidido; também não é uma garantia de acerto.

Uma resposta útil pode ser: «A proposta chama alternativa à bancada reforçada, mas não esclarece se substitui a standard nem se o preço é integral. É necessário confirmar.» Isso evita que uma suposição entre no pedido de compra disfarçada de facto.

Do documento ao WhatsApp, sem saltar a validação

Se o ensaio tiver utilidade repetida, podes estudar o passo seguinte: perguntar «Na proposta aprovada, o que substitui a base e qual é o extra?» através de um assistente ligado aos documentos e registos autorizados da empresa, por exemplo no WhatsApp.

Na Leiritech, a abordagem é ligar a consulta aos teus dados, com acesso só de leitura e registo das consultas. Uma camada de definições previamente preparada pode ajudar a interpretar o vocabulário do negócio. Não resolve, por si só, anexos em falta ou condições comerciais ambíguas.

Se trabalhas com PHC, Sage, Primavera ou Artsoft, o âmbito e o prazo dependem dos acessos disponíveis, da versão, dos módulos e de onde estão guardadas as propostas. Não há base para prometer que qualquer instalação fica ligada em horas. Para esta primeira experiência, nem sequer precisas de começar pela integração.

Precisas de conseguir responder a uma pergunta: esta ajuda torna mais claro o que vamos comprar, sem esconder o que falta confirmar?

Os valores do exemplo são fictícios. As imagens são ilustrativas, geradas por IA; não documentam instalações ou resultados de clientes.

Se queres ensaiar este primeiro passo com uma proposta tua, fala com a Leiritech em leiritech.pt.