Só precisas de saber o que falta expedir até sexta-feira. Mas acabas a pedir uma lista ao escritório, a esperar que alguém a prepare e a telefonar para confirmar se está atualizada. Entretanto, aparece mais uma proposta de inteligência artificial para resolver o problema.
Antes de contratares, falta responder a uma pergunta menos vistosa: o teu ERP já consegue mostrar essa lista com uma pesquisa, um filtro ou um mapa?
Se consegue, e quem precisa da resposta a consegue obter sem ajuda, talvez não precises de IA para esta tarefa. Isso não é ficar para trás. É evitar pagar uma segunda solução para um problema que a primeira já resolve.
Este é um primeiro passo possível esta semana: escolher uma pergunta fixa, experimentá-la no sistema que já usas e perceber exatamente o que continua por resolver.
Estar no início não obriga a comprar já
Num comunicado de maio de 2026, a SAS e a IDC apresentaram um inquérito a mais de 1600 dirigentes de pequenas e médias empresas de 28 países. Cerca de 70% situavam-se nas fases experimental ou oportunista de adoção de IA. O comunicado não confirma a participação portuguesa nem permite tratar essa percentagem como um retrato das nossas microempresas.
O dado ajuda, ainda assim, a desfazer uma ideia: experimentar sem ter tudo integrado não é uma situação invulgar.
Os bloqueios são reconhecíveis. Há informação repartida por vários sistemas. Há experiências que funcionam numa demonstração, mas ficam sem responsável. Falta tempo para aprender uma ferramenta nova. E falta uma comparação com o trabalho anterior que permita perceber se houve ganho.
Começar por uma pesquisa existente reduz estas dificuldades. Não resolve toda a empresa, nem tem de resolver. Obriga a definir uma pergunta, a identificar onde está a resposta e a verificar se alguém a consegue usar.
Neste outono, entre apresentações de soluções e a aproximação do Web Summit de Lisboa, anunciado para 9 a 12 de novembro, vale a pena levar uma pergunta concreta para qualquer demonstração. Não apenas «o que faz a vossa IA?», mas «o que melhora nesta tarefa, face ao sistema que já tenho?».
Pesquisa, filtro e mapa não são a mesma coisa
Uma pesquisa ajuda a encontrar algo que sabes identificar: uma referência, um cliente ou um número de documento. Um filtro reduz uma lista através de condições: documentos de determinado tipo, até certa data, num estado específico. Um mapa organiza informação para responder a uma necessidade recorrente, por exemplo vendas por cliente num período.
Os nomes e as possibilidades variam entre produtos, versões e configurações. Não vale a pena decorar um tutorial que não corresponde ao teu ecrã.
A documentação do PHC GO sobre ecrãs e entidades descreve uma pesquisa geral por texto e uma pesquisa mais específica com várias condições. Essa página não demonstra que possas guardar filtros em qualquer situação. Também não permite extrapolar o mesmo funcionamento para Sage, Primavera ou ARTSOFT.
A verificação útil faz-se na tua instalação, com a tua conta e as tuas permissões. Se não souberes onde procurar, pede ao apoio uma demonstração daquela pergunta concreta. Confirma antes se esse apoio tem custo. Testar uma funcionalidade já disponível não exige comprar IA, mas o tempo de configuração ou de assistência também conta.
Um exemplo: o que falta expedir até sexta-feira?
Vamos usar um exemplo fictício, não um resultado de um cliente Leiritech. A pergunta é: «Que encomendas de clientes continuam por expedir, com entrega prevista até sexta-feira?».
Parece simples. Mas antes de abrir filtros convém acertar o significado de cada parte.
«Encomendas» são encomendas de clientes, não pedidos a fornecedores. «Por expedir» inclui entregas parciais com quantidade ainda pendente, mas exclui documentos cancelados. «Até sexta-feira» refere-se à data de entrega prevista, não à data em que a encomenda foi registada. E inclui atrasos de semanas anteriores, não apenas encomendas desta semana.
Esta definição já é trabalho útil. Um filtro não adivinha estas regras. Uma IA também não deve adivinhá-las.
Imagina agora doze encomendas numa pequena amostra. Ao conferir os documentos, encontras três totalmente expedidas, uma cancelada e duas com entrega prevista depois da sexta-feira escolhida. As seis restantes devem aparecer na resposta. Uma delas foi parcialmente expedida: continua na lista porque ainda há quantidade por entregar.
No ERP, procuras os campos ou o mapa que permitam reproduzir essa seleção. A condição pode não se chamar «por expedir». Pode depender de quantidades pendentes ou de documentos associados. Se o estado «aberta» incluir situações diferentes, usá-lo sozinho pode produzir uma lista errada.
Neste exemplo, o primeiro critério de sucesso é concreto: a consulta devolve as seis encomendas certas, não apenas seis encomendas quaisquer. Confere as referências e abre pelo menos o documento parcialmente expedido e um dos excluídos. Uma contagem igual pode esconder listas diferentes.
Há ainda duas armadilhas importantes. Se filtrares pela data de criação, podes excluir uma encomenda antiga que devia sair agora. Se existir uma encomenda sem data prevista, ela não deve desaparecer sem que percebas essa limitação: é um caso por esclarecer, não uma entrega que o sistema possa inventar.
Não precisaste de contratar IA para descobrir isto. Precisaste de tornar explícita a regra de negócio.
O teste só termina quando a pessoa certa consegue usar a resposta
Uma consulta tecnicamente correta pode continuar a ser pouco útil. Se apenas uma pessoa sabe encontrá-la, todos os pedidos continuam a passar pela mesma secretária.
Por isso, depois de conferir a lista, pede a quem precisa dela que repita a consulta. Não lhe dês permissões adicionais só para facilitar o teste. Usa o acesso que essa função deve ter.
Se a versão permitir guardar a configuração, verifica se ela preserva as condições certas. Uma data fixa não avança sozinha para a semana seguinte. Se não permitir guardar, umas instruções curtas podem chegar. O objetivo não é criar mais um manual: é deixar de depender de alguém que conhece o caminho de memória.
Regista o tempo completo, desde a pergunta até à resposta conferida. Não meças apenas o tempo que o ecrã demora a abrir. Inclui encontrar o menu, escolher as condições e confirmar os casos duvidosos. Distingue também o esforço inicial de configuração do tempo de cada utilização.
Se, num ensaio hipotético, o processo antigo ocupava oito minutos de trabalho e a consulta validada passa a ocupar dois, tens seis minutos de capacidade libertada por utilização. Não tens automaticamente seis minutos de redução de custos salariais. E só tens esse ganho se o resultado mantiver a qualidade necessária.
A decisão pode ser simples: a resposta está certa, a pessoa consegue obtê-la e deixou de pedir a mesma lista ao escritório. Nesse caso, fica com o que já existe. Não precisas de acrescentar um assistente para tornar o resultado mais moderno.
E se o problema for precisamente ninguém saber usar o ERP?
Esta é uma objeção válida. Uma função disponível não é o mesmo que uma função acessível no trabalho diário.
Um dono pode precisar da resposta quando está fora. Um comercial pode não conhecer os nomes dos campos. No armazém, alternar entre vários ecrãs pode interromper a operação. Um técnico pode saber identificar um equipamento, mas não o menu onde encontra a informação autorizada.
Nestes casos, o teste ao filtro não foi tempo perdido. Permitiu separar dois problemas: obter a resposta correta e torná-la fácil de consultar.
Para uma pergunta fixa, um atalho, um mapa existente ou uma configuração simples podem resolver o segundo problema. Convém verificá-lo antes de assumir que uma conversa é a única alternativa.
A IA passa a justificar um ensaio quando a linguagem natural ou o acesso por um canal adequado à equipa retiram uma dificuldade real que as opções existentes não resolvem. Por exemplo, consultar a mesma informação por um assistente no WhatsApp, sem pedir a um colega que navegue pelo ERP. Isso depende de a utilização desse canal estar autorizada e de o acesso aos dados respeitar cada função.
Uma demonstração isolada mostra que um assistente consegue responder. A comparação com o filtro mostra se vale a pena acrescentá-lo. São provas diferentes.
Se entra IA, a lista conferida continua a ser a referência
Um modelo genérico produz texto plausível a partir do contexto que recebe. Sem acesso aos registos certos, não sabe quais são as tuas encomendas pendentes. Pode construir uma resposta convincente sem ter fundamento para ela.
Ligar o modelo ao ERP melhora a base da resposta, mas não elimina automaticamente os erros. Pode haver uma interpretação errada de «pendente», uma consulta incompleta ou dados desatualizados. Ser só de leitura impede alterações através desse acesso; não garante que todas as respostas estejam certas. Ter um registo de auditoria permite investigar o que aconteceu; não substitui a validação.
O caminho que defendemos na Leiritech é trabalhar sobre os dados autorizados do cliente, com acesso só de leitura e auditado. As definições do negócio têm de estar estabelecidas. Se faltar a data ou a pergunta for ambígua, o sistema deve pedir esclarecimento ou declarar o limite, não preencher a lacuna com uma suposição.
No exemplo das encomendas, o assistente teria de reproduzir a lista conferida, para o mesmo momento dos dados, aplicando as mesmas regras. Teria também de permitir verificar os documentos que sustentam a resposta. O filtro passa assim de alternativa barata a referência para avaliar a solução nova.
Uma camada de definições reutilizáveis pode reduzir trabalho de preparação. Não torna todas as instalações iguais. Antes de falar em prazos para PHC, Sage, Primavera ou ARTSOFT, é preciso confirmar versão, acessos, campos disponíveis e condições de integração. Não há uma promessa séria de arranque em horas que dispense essas verificações.
O primeiro passo pode terminar sem uma compra
Escolhe uma pergunta que hoje te obriga a pedir ajuda. Confirma o que significa, testa a pesquisa, o filtro ou o mapa disponível e verifica a resposta com quem conhece o trabalho. Depois vê se a pessoa que precisa dela a consegue obter sozinha.
Se consegue, resolveste uma tarefa. Se não consegue, já sabes explicar o que falta: uma condição que o ecrã não permite, informação noutro sistema ou uma forma de acesso mais simples. Isso é uma base muito melhor para avaliar IA do que uma vontade genérica de começar.
Fala com a Leiritech em leiritech.pt sobre essa pergunta concreta. Começamos por perceber se o teu ERP já responde. Se um filtro chegar, não há razão para te vender mais uma ferramenta.
