«Que artigos têm stock, mas continuam sem custo para fechar o inventário de 2026?»
A resposta costuma começar com uma exportação do ERP. Depois vêm os filtros no Excel, a procura de documentos de compra e a pergunta à contabilidade: «Este zero está certo ou falta preencher alguma coisa?» Se o processo ocupar 45 minutos numa sessão, por exemplo, mede esse tempo; não o confundas com uma média do setor.
Um ChatGPT privado para empresas pode ajudar a encontrar as exceções. Não pode transformar um custo desconhecido num valor contabilístico só porque consegue escrever uma resposta convincente.
O que muda para o inventário de 2026?
Na FAQ 5766, consultada em 21 de outubro de 2026, a Autoridade Tributária indica que a valorização dos inventários relativos ao final de 2026 será exigida em janeiro de 2027 para os sujeitos passivos com inventário permanente. Não é uma obrigação indistinta de todas as PME. Confirma com o teu contabilista o enquadramento da empresa, o período de tributação e o prazo aplicável.
Outubro serve para preparar os dados, não para fingir que o inventário de dezembro já está fechado. Tens margem para investigar custos em falta antes de juntares essa tarefa às contagens e ao fecho. A lista obtida agora é uma lista de trabalho; terá de ser revista para a data relevante.
Um custo vazio é o mesmo que um custo zero?
Não. Um campo vazio pode significar que o custo não foi apurado, que o conector não o recebeu ou que o valor está noutro registo. Um zero pode estar documentado ou exigir investigação. Não deves juntar tudo sob a etiqueta «erro».
Antes de ligar IA sobre o ERP, define com a contabilidade qual é o campo de valorização relevante e como o sistema o calcula. O preço da última compra não é automaticamente o custo a usar. Unidades de medida, devoluções, encargos e o método de custeio podem alterar a interpretação.
A consulta deve separar referências com stock e custo ausente, valores zero a validar e dados indisponíveis pela integração. Se o conector não consegue ler um campo, a resposta correta é «não disponível nesta ligação», não «a empresa não tem custo».
Esta distinção evita um problema discreto: uma soma pode ignorar campos vazios e devolver um total aparentemente completo. O assistente deve indicar quantas referências ficaram de fora.
Porque não basta carregar o Excel num chat público?
Ao carregares o ficheiro, entregas informação a outro serviço. A localização do tratamento, a retenção e a utilização dos dados dependem do produto e do contrato; não deves presumir nem que tudo fica na UE, nem que todos os serviços enviam tudo para fora dela.
Mesmo com boas condições contratuais, uma conversa isolada não resolve permissões por utilizador nem garante um registo empresarial das consultas. O modelo também pode completar uma lacuna com um valor plausível. Para um inventário, isso não é ajuda: é informação sem suporte.
O interesse no AMALIA e numa IA em português não dispensa estes controlos. A arquitetura que propomos é agnóstica ao modelo: pode usar um modelo nacional ou outro alojado na UE, conforme a avaliação. Não pressupõe uma implementação confirmada sobre o AMALIA. O português europeu deve ser testado com as tuas perguntas e o vocabulário do teu armazém.
Como encontra o assistente os custos em falta?
Um conector só de leitura consulta o ERP existente, por exemplo o PHC, através dos meios disponíveis e autorizados. Não é preciso substituir o sistema. É preciso verificar que a ligação expõe os dados necessários.
A camada de consulta interpreta a pergunta, aplica filtros definidos e devolve registos verificáveis. O modelo explica o resultado; não escolhe custos por intuição. Cada exceção deve trazer referência, armazém, quantidade, unidade, campo em causa e identificação do registo de origem, para poderes confirmar no ERP.
O acesso por perfil, ou RBAC, impede que um operador receba custos reservados à equipa financeira. O registo de auditoria identifica utilizador, pergunta, consulta executada, momento e resultado apresentado, com acesso e retenção definidos. Não exige guardar conversas integrais indefinidamente.
Já existem ofertas como a Caravela com preços públicos de API e propostas de integração. A comparação útil não é «tem chat?». É saber se o orçamento inclui esta consulta no teu ERP, testes, alojamento, manutenção e critérios de aceitação. Um preço de utilização do modelo não equivale a uma implementação chave-na-mão.
Que perguntas poderias fazer no WhatsApp?
O exemplo seguinte é inteiramente fictício. Os números demonstram o comportamento esperado, não resultados de um cliente nem uma demonstração de uma integração já instalada.
Tu: «No armazém 2, que referências têm stock e custo em falta?»
Assistente: «Das 120 referências com stock positivo, quatro não têm valor no campo de custo definido para esta consulta: A-101, A-102, A-103 e A-104. Fonte: mapa de existências e registos de valorização do ERP. Lista para investigação, não inventário final.»
Tu: «Que quantidades têm as duas primeiras?»
Assistente: «A-101: 100 unidades. A-102: 40 unidades. As unidades de stock coincidem com as dos documentos consultados. Fonte: existências por referência no armazém 2.»
Tu: «Há documentos que ajudem a investigar esses custos?»
Assistente: «Há documentos de compra com preços unitários de 2,40 € para A-101 e 7,50 € para A-102. Não os assumi como custos de valorização. A contabilidade precisa de confirmar o tratamento aplicável. Fonte: documentos fictícios C-81 e C-93.»
Tu: «Quanto representam, se esses custos forem validados?»
Assistente: «Nesse cenário: 100 × 2,40 € = 240 €; 40 × 7,50 € = 300 €. Subtotal condicionado: 540 €. Exclui A-103 e A-104, que continuam sem suporte suficiente. Não é o valor total do inventário.»
O ganho está na investigação orientada e nas fontes, não na multiplicação. O sistema não preencheu campos, não aprovou custos e não submeteu nada à AT.
Se o ERP já tem um mapa, precisas mesmo de IA?
Se o mapa responde à pergunta e a equipa o usa sem dificuldade, talvez não precises. Não faz sentido criar uma segunda contabilidade dentro de um chat.
A utilidade aparece quando tens de repetir a investigação por armazém, localizar documentos e explicar exclusões a pessoas que não dominam os menus. O assistente dá acesso mais simples à informação existente. A correção continua no ERP, pelas pessoas autorizadas, e deve refletir-se numa consulta posterior.
Que limites tens de aceitar antes do piloto?
Só de leitura impede alterações; não impede, por si, divulgação indevida. O sistema não decide o método contabilístico, não inventa custos e não substitui a validação humana. Precisa de referências identificáveis, unidades coerentes e regras sobre quem vê quantidades, preços e documentos.
Para uma arquitetura com dados na UE, verifica alojamento, inferência, cópias de segurança e registos. Residência europeia não equivale a conformidade automática com o RGPD: minimização, fundamento do tratamento e contratos continuam necessários.
Perguntar ao ERP no WhatsApp acrescenta fornecedores e condições próprias do canal. Se o requisito for não enviar conteúdo para serviços fora da UE, não prometas isso sem verificar o percurso; usa a consola privada alojada na UE enquanto não estiver validado.
Por onde começas sem transformar isto noutro projeto interminável?
Escolhe um departamento, um armazém e 10 a 20 perguntas frequentes. Compara as respostas com o mapa do ERP e inclui custos vazios, zeros justificados e campos inacessíveis nos testes. Mede tempo de pesquisa, referências corretamente identificadas e exclusões explicadas, sem confundir rapidez com correção.
Calcula horas poupadas a partir de consultas reais, incluindo a validação humana. Pede um orçamento com âmbito e custos recorrentes explícitos. Na Leiritech, em Leiria, falas diretamente com quem escreve o código, sem gestores de conta.
Queres perguntar ao teu ERP em português, sem os dados saírem da UE? Fala connosco: hello@leiritech.com · +351 914 572 595, ou vê o nosso trabalho em leiritech.pt.
