"Já está tudo comunicado?" Alguém faz esta pergunta no escritório entre o dia 1 e o dia 5 de cada mês, normalmente ao contabilista e às vezes a ninguém em particular. Este mês tem de haver resposta, e certa, até quinta-feira, 5 de novembro. É esse o prazo para comunicar à AT os elementos das faturas emitidas em outubro, segundo o artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012. Comuniques por webservice, por ficheiro SAF-T ou à mão no Portal das Finanças, o prazo é o mesmo. Comunicar fora de prazo dá coima, e não contes com uma prorrogação de última hora.
Hoje, responder a essa pergunta costuma ser mais ou menos isto: abres o ERP, filtras os documentos de outubro e exportas para Excel. Depois cruzas a lista com o estado de envio, se o ERP o mostrar num ecrã que alguém saiba onde está, e mandas um e-mail ao contabilista a perguntar se o SAF-T entrou sem avisos. Se a loja fatura num terminal à parte, repetes tudo. Não é difícil, mas é aborrecido, calha no início do mês e acaba muitas vezes por ficar para o dia 5 às seis da tarde.
Que pergunta queres mesmo fazer ao ERP?
"Está tudo bem?" não serve. Por trás dela há três perguntas concretas:
- Que documentos de outubro ainda não foram comunicados?
- Quais foram enviados e rejeitados, e porquê?
- O total que emiti bate com o total que foi aceite?
As três têm resposta em dados que a empresa já tem. Se comunicas por webservice, o programa de faturação certificado guarda, documento a documento, quando enviou e o que a AT respondeu. A informação existe. Falta uma forma de lhe perguntar em português, no telemóvel, sem abrir três ecrãs.
O problema não é só teu. No Business Facts Index 2026 da Factorial, publicado esta semana, 57,3% dos líderes de empresas portuguesas com mais de 50 trabalhadores dizem gastar até 30% do tempo à procura de informação dispersa. O inquérito é do próprio fornecedor e a metodologia vem pouco detalhada, por isso vale como sinal e não como medida exata. A comunicação mensal à AT é esse mesmo problema, só que com prazo legal.
Porque é que colar a lista no ChatGPT público é má ideia?
A tentação é evidente: exportas as faturas de outubro, colas tudo no ChatGPT e perguntas o que falta. Isso tem quatro problemas.
Os dados saem da empresa. Uma lista de faturas tem nomes, NIF, moradas e valores. Quando o cliente é um consumidor final ou um empresário em nome individual, isso são dados pessoais. Num plano genérico nem sempre sabes em que país são processados, nem se ficam guardados.
O modelo não conta, estima. Um modelo de linguagem a "ler" 1.200 linhas de Excel pode dizer-te que faltam 7 documentos quando faltam 14, com a mesma segurança. Com um prazo fiscal à porta, um número plausível é pior do que nenhum, porque te deixa descansado.
Ninguém sabe quem perguntou o quê. Se em março o contabilista te perguntar como confirmaste outubro, não há registo da pergunta, da resposta nem dos dados usados.
O português vem traduzido. "Fatura simplificada", "nota de crédito", "série" e "ATCUD" são termos com um significado fiscal português preciso. Não são sinónimos à escolha do modelo.
O que muda com um ChatGPT privado para empresas?
O que muda não é o modelo ser mais inteligente. É a resposta vir de outro sítio.
Num assistente privado bem construído, os números vêm de uma consulta ao teu ERP e não do texto que o modelo gera. O modelo faz apenas duas coisas: percebe a pergunta em português e escreve a resposta à volta dos números que a consulta devolveu. Para a primeira parte, um modelo pensado para o português europeu, como o AMALIA, o modelo de linguagem português, é um ponto de partida natural. A nossa arquitetura não depende de nenhum modelo em particular: conforme o caso, pode usar um modelo nacional ou um modelo alojado na UE. O que não muda é que a contagem nunca fica a cargo do modelo.
É aqui que está a diferença em relação ao que já se vende. Os assistentes "portugueses" para empresas que hoje se anunciam, como a Caravela, destacam integrações com fontes públicas, como o INE ou o Portal BASE. São úteis para outras perguntas, mas não te dizem que uma fatura tua voltou da AT rejeitada.
Como funciona na prática, sem jargão?
São quatro peças, e nenhuma obriga a trocar o ERP que já tens.
Um conector só de leitura. O assistente liga-se ao ERP (um PHC, por exemplo) com um utilizador sem permissão de escrita. Não emite, não anula e não reenvia. Se alguém lhe pedir "reenvia a fatura", a resposta é não, de propósito.
Consultas aprovadas. No teu ERP, "por comunicar" é uma condição precisa: documento fiscal, data de outubro e sem resposta de sucesso da AT. Esta condição é definida uma vez, contigo e com o teu contabilista, e testada num mês que sabes que fechou bem, como setembro. O modelo escolhe a consulta certa e preenche o mês e a série. Não inventa consultas.
Uma resposta com fonte. Cada resposta diz de onde leu, a que horas e quantas linhas encontrou. Cada documento aparece com o número, para o abrires no ERP e confirmares.
Um registo de auditoria. Fica guardado quem perguntou, quando, o quê, que consulta correu e o que devolveu. O registo e os dados ficam alojados na UE. O acesso é por perfil (RBAC): a faturação e a administração veem estes dados, o armazém não. O RGPD faz parte do desenho desde o início.
Como fica uma conversa no WhatsApp a 3 de novembro?
Um exemplo ilustrativo: os números são inventados e servem só para mostrar o formato. Imagina uma distribuidora da região de Leiria com o ERP no escritório e uma loja ao balcão.
Tu: Que faturas de outubro ainda não foram comunicadas à AT?
Assistente: Em outubro foram emitidos 1.214 documentos (faturas, faturas-recibo, faturas simplificadas e notas de crédito). 1.200 têm resposta de sucesso da AT. 9 não têm envio registado: foram todos emitidos a 31/10, depois das 18h40, no posto da loja. 5 foram enviados e rejeitados. Fonte: documentos de faturação e estado de comunicação, lidos hoje às 08h12.
Tu: E as rejeitadas, porquê?
Assistente: Em 3, a AT rejeitou o NIF do cliente. Nas outras 2 aparece a mesma mensagem de erro, que te mostro tal como ficou guardada no ERP. Seguem os 5 números de documento, para os abrires no ERP.
Tu: O total aceite bate com o mapa de vendas de outubro?
Assistente: Ainda não. Emitido: 186 420,35 €. Com resposta de sucesso: 184 977,10 €. A diferença, 1 443,25 €, corresponde exatamente aos 14 documentos acima.
Tu: Há documentos de outubro emitidos fora do ERP?
Assistente: Não sei. Só tenho acesso ao ERP. Se a loja ou alguém fatura noutro programa, esse programa não está ligado a este assistente.
Repara na última resposta. Um assistente que diz "não sei, e é por isto" vale mais do que um que diz "está tudo certo" sem ter forma de o saber. Numa segunda-feira, a três dias do prazo, ficas com uma lista de 14 documentos com número, causa e valor. Ainda tens tempo para os resolver com calma, antes da quinta-feira.
O que é que isto não faz, e o que precisa de ti?
Convém dizê-lo antes de começares.
Não comunica, não corrige e não reenvia. O acesso é só de leitura. Corrigir o NIF, emitir a nota de crédito ou voltar a submeter continua a ser trabalho teu e do teu contabilista certificado, no ERP, como sempre. O assistente encontra o problema, mas a decisão e a ação são de quem responde por elas.
Só sabe o que o ERP regista. Se a tua empresa submete o SAF-T uma vez por mês, carregado à mão no Portal das Finanças, é possível que o ERP não guarde a resposta da AT documento a documento. Nesse caso, o assistente responde ao que emitiste por série e ao total, e diz-te que não tem o estado da comunicação. Não vai entrar no Portal com as tuas credenciais, nem deve.
Não vê os sistemas que não estão ligados. Um terminal de venda à parte ou faturas emitidas noutro programa ficam de fora. Cada fonte nova é um conector novo, ligado de propósito.
Precisa de dados minimamente arrumados. As séries têm de estar bem configuradas e os tipos de documento têm de ser coerentes. Se o mapa de vendas do ERP não coincide com o que o contabilista recebe, o assistente mostra a diferença, mas não a faz desaparecer.
Precisa de regras claras de acesso. A faturação, com NIF e valores, não é para toda a equipa. Quem vê o quê define-se antes da primeira pergunta e não depois do primeiro susto.
Por onde começar sem um projeto de seis meses?
Sê realista: muito provavelmente, este 5 de novembro ainda vais tratar disto à mão. Aproveita para medir quanto tempo levou entre o dia 1 e o dia 5, quem esteve envolvido e que perguntas fizeste. Essa é a tua linha de base.
Depois, faz um piloto pequeno, só com a faturação e a administração e com 10 a 20 perguntas que já fazes todos os meses. Por exemplo: que documentos estão por comunicar, quais foram rejeitados, os totais por série, as notas de crédito do mês, as faturas vencidas por cliente e quanto faturámos ao cliente X este trimestre. Depois do fecho de novembro, compara as horas gastas no fecho de dezembro com a tua linha de base. Se o piloto não poupar horas, ficas a saber em dois meses, não em dois anos.
Somos uma equipa pequena em Leiria. Quem te responde é quem escreve o código do conector, das consultas e do registo. Não há gestores de conta pelo meio.
Queres perguntar ao teu ERP em português, sem os dados saírem da UE? Fala connosco: hello@leiritech.com · +351 914 572 595, ou vê o nosso trabalho em leiritech.pt.
