"Toda a gente me diz que tenho de fazer alguma coisa com IA. Mas fazer o quê, e onde?"
Se esta frase é tua, não estás atrasado. Estás com a maioria. Segundo o INE, só 11,5% das empresas portuguesas usavam IA em 2025, contra quase 20% na média europeia. Nas empresas de 10 a 49 pessoas o número desce para 9,4%. E quem ainda não usa aponta como primeira razão a falta de conhecimento (74,4%), muito à frente do custo (60,4%). Poucos dizem que a IA não lhes serve: só 18,2%.
Ou seja, o travão não é falta de vontade. É não saber por onde pegar. E aí costumam aparecer duas respostas, as duas más.
As duas maneiras erradas de escolher o primeiro caso
A primeira é escolher por opinião. Juntas a equipa e perguntas onde se perde mais tempo. O comercial diz que são as propostas. A contabilidade fala das faturas de fornecedor. O armazém queixa-se das guias. Toda a gente tem razão sobre o seu canto e ninguém sabe quanto pesa cada um. Ganha quem fala mais alto ou quem reclamou por último.
A segunda é escolher pela ferramenta. Vês uma demo bonita num evento (e outubro está cheio deles), e o projeto começa por aí. Há uma frase que resume bem o problema: quando o projeto começa pela escolha da ferramenta, estás a responder a uma pergunta que ainda nem fizeste.
Há uma terceira via, mais aborrecida e muito mais útil. Perguntar aos teus próprios dados.
A consulta: documentos por tipo e por mês
O teu ERP (PHC, Sage, Primavera, Artsoft, tanto faz) regista cada documento que a empresa emite ou recebe. Faturas, notas de crédito, guias de remessa, encomendas de clientes, encomendas a fornecedores, orçamentos, faturas de compra. Cada um tem tipo e data.
Conta-os. Uma tabela simples: linhas com o tipo de documento, colunas com os últimos 12 meses, um número em cada célula. Mais nada.
Quem tem acesso à base de dados faz isto em cinco minutos. No PHC, a maior parte dos documentos de faturação vive numa tabela e os dossiers internos (encomendas, orçamentos) noutra. No Primavera há uma tabela de cabeçalhos de documentos com o campo do tipo. Os nomes variam com a versão e a instalação, mas a lógica é sempre esta:
SELECT tipo_documento,
ano_mes(data_documento) AS mes,
COUNT(*) AS quantidade
FROM documentos
WHERE data_documento >= hoje - 12 meses
GROUP BY tipo_documento, mes
ORDER BY quantidade DESC;
Se não sabes SQL, não faz mal. Pede ao teu técnico do ERP ou ao teu parceiro. É uma consulta só de leitura: não altera nada, não mexe em clientes, não toca em dados pessoais. Se quiseres ser ainda mais prudente, corre-a numa cópia da base. É o pedido mais seguro que podes fazer a quem te dá suporte este ano.
Um exemplo trabalhado
Imagina uma distribuidora de material elétrico em Leiria, com 25 pessoas. Os números abaixo são ilustrativos, mas o padrão é o que vemos com frequência.
A tabela devolve, por mês, em média:
- 1.400 guias de remessa
- 1.100 faturas a clientes
- 900 encomendas de clientes
- 320 faturas de fornecedor
- 180 orçamentos
- 60 notas de crédito
Até aqui, a intuição do dono dizia que o problema eram os orçamentos, porque é o que mais lhe custa fazer pessoalmente. Mas os orçamentos são 180 por mês. As encomendas de clientes são 900, e a pergunta seguinte revela que chegam quase todas por email ou WhatsApp e alguém as reescreve à mão no ERP.
Faz as contas. Se cada encomenda leva três minutos a ser introduzida, são 45 horas por mês. Mais de uma semana de trabalho de uma pessoa, todos os meses, só a passar texto de um sítio para outro. Os orçamentos, mesmo a 15 minutos cada, ficam nas mesmas 45 horas. Afinal empatam, e o dono não sabia.
Agora olha para as colunas. Se as encomendas sobem 40% em novembro e dezembro, a dor aperta exatamente na altura em que a equipa está mais esticada. É informação que nenhuma reunião te dá.
E as notas de crédito? 60 por mês parecem pouco. Mas se forem 5% das faturas, vale perguntar porquê. Muitas vezes são erros de preço ou de quantidade, e cada uma custa uma chamada, um email e um cliente irritado. Às vezes o primeiro caso de IA não é escrever mais depressa. É errar menos.
O que a tabela te dá que a opinião não dá
Três coisas.
Uma lista ordenada. Ficas a saber onde está o volume, não onde está o barulho. Volume alto e repetitivo é onde a IA (e, às vezes, uma automação simples sem IA nenhuma) poupa mais.
Uma linha de base. Se escolheres atacar as encomendas, já sabes quantas eram antes. Daqui a três meses consegues dizer se o tempo por encomenda desceu, em vez de apresentar uma impressão. Sem esse número de partida, o que mostras no fim é perceção.
Uma pergunta melhor para os fornecedores. Os guias que circulam no mercado falam em diagnósticos de 2.000 a 5.000 euros. Pode valer a pena, mas chega lá com a tua tabela na mão. Se a primeira coisa que um consultor te pedir não for algo parecido com isto, desconfia. E se te apresentar um plano que ignora os teus maiores volumes, já sabes que está a vender a ferramenta, não a resolver o teu problema.
A objeção honesta: "contar documentos não mede o esforço"
É verdade. Mil faturas emitidas automaticamente a partir de guias custam quase nada. Vinte orçamentos técnicos podem custar dias.
Por isso a tabela é o ponto de partida, não a resposta. Depois de a teres, escolhe os três tipos com mais volume e faz duas perguntas à equipa para cada um: como é que este documento nasce (à mão, copiado de um email, gerado automaticamente) e quanto tempo leva, mais ou menos. Volume vezes minutos dá-te uma ordem de grandeza. Não precisa de ser exata. Precisa de ser melhor do que um palpite, e é.
Outra limitação: há trabalho que não deixa rasto no ERP. Telefonemas, emails, procura de informação. Esse fica de fora da tabela. Mas o ERP mostra o que de facto se faturou, encomendou e expediu, e isso já chega para não começares às cegas.
E se pudesses fazer a pergunta tu mesmo?
A consulta de cinco minutos tem um problema: depende de alguém que saiba onde estão as tabelas. E a seguir vem outra pergunta: e por cliente? E por vendedor? E comparado com o ano passado? Cada pergunta nova é um pedido ao técnico, e a curiosidade morre no segundo email.
É aqui que uma IA ligada aos teus dados faz sentido como primeiro passo. Não uma IA genérica, que inventa números com toda a confiança porque não tem acesso a nada teu. Uma ligação só de leitura ao teu ERP, em que cada resposta sai de uma consulta real e fica registada.
Na prática, escreves no WhatsApp "quantas encomendas de clientes tivemos por mês este ano?" e recebes a tabela. Escreves "e quais os 10 clientes com mais notas de crédito?" e recebes a lista. Não altera nada no ERP, não substitui ninguém, e se a pergunta não tiver resposta nos dados, diz-te isso em vez de inventar. Como a camada que traduz as perguntas para PHC, Sage, Primavera ou Artsoft já vem preparada, arranca em horas, não em meses.
O primeiro passo desta semana
Não compres nada ainda. Pede a consulta. Olha para a tabela com calma, escolhe os dois ou três tipos de documento que mais pesam e pergunta à equipa como nascem. No fim da semana tens uma decisão baseada em números teus, que é mais do que muitas empresas têm depois de um diagnóstico pago.
Se quiseres ajuda a fazê-la, ou a pôr-te a fazer estas perguntas ao teu ERP pelo WhatsApp, fala connosco em leiritech.pt. Começamos pequeno, só de leitura, e mostramos-te os números antes de propor seja o que for.
