Caderno de encargos de 120 páginas? Pede à IA a lista do que te exclui, não um resumo
Saiu o concurso na plataforma. Programa do procedimento, caderno de encargos, cinco anexos e um mapa de quantidades em Excel: 120 páginas ao todo e 12 dias para entregar, nas mãos de quem também trata da faturação e dos fornecedores. O medo dessa pessoa não é perder para um concorrente mais barato. É ser excluída por um papel que faltou, uma assinatura que não estava lá ou um ficheiro no formato errado, depois de duas semanas a montar a proposta.
E a primeira coisa que muita gente faz hoje é colar o PDF num assistente de IA e pedir um resumo. É o pedido errado.
Porque é que um resumo não te serve
Um resumo faz o que promete: guarda o essencial e corta o resto. O problema é que, num concurso, o que te exclui está quase sempre naquilo que um resumo considera "resto". O objeto, o preço base e o prazo de execução vão aparecer de certeza. A cláusula do anexo III que obriga a entregar o mapa de quantidades no modelo do programa, com todas as linhas preenchidas, provavelmente não.
Os blogs de licitações (quase todos brasileiros) vendem "150 páginas resumidas em 30 segundos". Rápido, sim, mas a pergunta não é "de que trata este concurso?". É "o que é que, se faltar, me tira da corrida?".
O que pedir em vez disso: a lista de exclusão
Pede uma tabela, não um texto. Cada linha é uma exigência e tem seis colunas:
- O que é exigido, por exemplo "declaração conforme o modelo do anexo I".
- Onde está: o documento, a página ou cláusula e a citação literal da frase.
- Tipo: documento da proposta, atributo avaliado ou documento de habilitação (este só é pedido a quem ganhar).
- Forma: o modelo, o formato do ficheiro e se tem de levar assinatura eletrónica qualificada.
- Consequência: se o texto diz "sob pena de exclusão" ou equivalente, ou se é só uma recomendação.
- Responsável e prazo interno, ou seja, quem trata e até quando.
A regra mais importante é esta: se não há citação, a linha não existe. É isto que significa usar uma IA "grounded". Ela responde a partir do documento que lhe deste e mostra de onde tirou cada coisa. Não completa com o que "costuma" vir num concurso. A verificação passa a ser mecânica: abres a página 47, lês a frase e confirmas.
Um exemplo com uma empresa de manutenção industrial
Imagina uma empresa de Leiria com 25 pessoas a concorrer à manutenção de AVAC de um conjunto de edifícios municipais. Num concurso deste tipo, a lista costuma ter coisas como estas:
- a declaração de aceitação do caderno de encargos, no modelo do anexo I, assinada por quem obriga a empresa;
- a proposta de preço, que não pode passar o preço base;
- o mapa de quantidades preenchido no ficheiro do programa, sem alterar linhas;
- uma nota justificativa do preço, se o valor ficar abaixo do limiar de preço anormalmente baixo definido nas peças;
- os documentos que respondem a cada fator do critério de adjudicação, como o plano de manutenção ou o tempo de resposta. Sem eles, falta um atributo da proposta;
- todos os ficheiros assinados com assinatura eletrónica qualificada, como exigido na plataforma.
Feita à mão com cuidado, esta triagem leva meio dia a um dia, segundo a experiência de quem o faz. Com a IA, a primeira versão sai em minutos. Depois são uma ou duas horas a confirmar cada citação. O ganho de tempo é real, mas não é o principal. O principal é que a lista apanha o que te escaparia às 23h da véspera do prazo.
A objeção: "o júri deixa corrigir" e "a IA também se engana"
"Se faltar alguma coisa, o júri pede." Às vezes pede. O artigo 72.º, n.º 3, do Código dos Contratos Públicos obriga o júri a pedir que suprimas irregularidades que resultem de formalidades não essenciais. Isto inclui documentos que só comprovam factos anteriores à data da proposta. Mas a correção não pode mudar o conteúdo da proposta nem pôr em causa a igualdade entre concorrentes. Um atributo que não entregaste, um preço acima do preço base ou um documento que muda o que propuseste não se corrigem: dão exclusão (artigos 70.º e 146.º). A fronteira entre o que é essencial e o que não é chega muitas vezes a tribunal. Não é sítio onde queiras apostar a proposta.
"E se a IA se esquecer de uma exigência?" Pode acontecer. Por isso a lista não é o fim do trabalho. Há três defesas simples:
- Segunda passagem dirigida. Pede "todas as frases com deve, obrigatoriamente, sob pena de exclusão ou não serão admitidas que não estejam na tabela". Uma pergunta mais estreita falha menos.
- Atenção aos ficheiros que a IA lê mal. PDFs digitalizados, tabelas partidas e anexos em Excel são os sítios onde a extração falha. Esses abres tu.
- Esclarecimentos e retificações. Quando a entidade publica respostas ou retifica peças, voltas a correr a lista com os documentos novos.
Começar em pequeno e medir em 30 dias
Escolhe os próximos dois ou três procedimentos a que vais concorrer. Em cada um, regista três números:
- o tempo até teres a lista de exigências confirmada, com e sem IA;
- o que a IA apanhou e tu não, ou seja, as linhas que te teriam escapado;
- o que tu apanhaste e a IA não, as falhas dela.
Ao fim de um mês sabes se compensa e onde é que ela falha nos teus concursos.
Custos, dados e onde não compensa
Custo. Uma subscrição de um assistente de uso geral custa algumas dezenas de euros por mês e chega para começar. Não precisas de um projeto.
Dados. O caderno de encargos é público, por isso o risco está do teu lado: a tua proposta, os preços e os currículos da equipa (que são dados pessoais). Usa uma conta empresarial em que os dados não sirvam para treinar o modelo, de preferência com tratamento na UE. Não coles currículos completos se a pergunta não precisar deles.
Onde não compensa. Numa consulta prévia de 10 páginas, lês tu mais depressa. Também não compensa na decisão de concorrer ou não, nem na margem que pões no preço: isso é estratégia, e a responsabilidade é tua. A IA faz a lista. Não decide nem assina.
O passo seguinte: cruzar a lista com os teus dados
Quando a lista estiver afinada, a pergunta seguinte é "isto, nós temos?". A certidão da Segurança Social ainda está válida? Qual foi a faturação nos últimos três anos, se o programa a pede? É aqui que costumamos trabalhar na Leiritech. Ligamos um assistente em modo só de leitura e auditado ao ERP que já tens (o PHC, por exemplo) e ao teu arquivo de documentos, para perguntares no WhatsApp e teres a resposta com a origem.
Em resumo
Não peças à IA que te conte o concurso. Pede-lhe a lista do que te exclui, com uma citação em cada linha, e confirma-a tu. Mede três concursos. Se quiseres ajuda a montar isto ou a ligá-lo aos teus dados, fala connosco em hello@leiritech.com ou em leiritech.pt.
