"Faturámos mais do que no ano passado e sobrou menos dinheiro. Não percebo onde é que foi."
Se já disseste isto, não és o único. Nem é desleixo. Numa PME que vende muitas referências a muitos clientes, ninguém olha linha a linha para cada encomenda. O comercial vê o preço, o armazém vê a quantidade, a contabilidade vê o total do mês. A margem de cada linha só aparece no fecho, já misturada com tudo o resto, quando já não há nada a fazer.
Este artigo trata de um único problema: linhas de venda em que o preço líquido ficou abaixo do custo e ninguém deu por isso. É um bom primeiro passo com IA porque os dados já estão no teu ERP, só tens de os ler e o resultado mede-se em euros na primeira semana.
Como é que se vende abaixo do custo sem ninguém querer
Quase nunca é uma decisão. Acontece por acumulação, e as causas repetem-se de empresa para empresa:
- O custo subiu e o preço ficou. O fornecedor aumentou 12% em julho. O custo foi atualizado na receção da mercadoria, mas a tabela de preços de venda continua igual à de janeiro.
- Descontos em cascata. Há o desconto do cliente, depois o da campanha e, por fim, o que o comercial dá "para fechar". Cada um, sozinho, faz sentido. Os três juntos passam a margem.
- Preços especiais esquecidos. Um preço combinado em 2023 para um cliente que, na altura, comprava o triplo. O custo mexeu-se desde então e o preço ficou como estava.
- Unidades trocadas. O artigo compra-se à caixa de 12 e vende-se à unidade. Basta uma ficha mal configurada para o custo ou o preço ficarem errados por um fator de 12.
- Custos que não estão lá. O transporte pago por ti numa encomenda pequena, ou uma taxa do marketplace. O ERP mostra margem positiva e a operação dá prejuízo.
Nenhuma destas causas é dramática sozinha. O problema é que se repetem todas as semanas, em silêncio.
Porque é que o relatório de margens que já tens não resolve
Muitos vão dizer: "O meu PHC (ou Primavera, Sage, Artsoft) já tem um mapa de margens." Provavelmente tem. A questão é outra: quem o abre, quando, e o que faz com ele?
O mapa de margens costuma estar agregado por mês, por família ou por cliente. Uma linha a −8% fica escondida num cliente que, no total, dá +22%. Para ver as linhas, alguém tem de saber onde está o relatório, que filtros usar e como exportar para Excel. Depois ainda tem de perceber porquê cada linha deu negativo. Isto leva uma tarde que ninguém tem, por isso não se faz.
Quero ser honesto sobre o que a IA faz aqui. A deteção é aritmética: preço líquido menos custo, menor que zero. Não precisas de IA para fazer a conta. A IA serve para três coisas que o relatório não faz:
- Perguntas sem saber onde está o relatório. "Que linhas vendemos abaixo do custo nos últimos 30 dias?", escrito assim, no WhatsApp.
- Explicar a causa de cada linha. Diz se o custo mudou e quando, se houve desconto acumulado ou se o preço especial é antigo, e agrupa as linhas por causa em vez de te dar 40 linhas soltas.
- Avisar sem que ninguém peça. Uma mensagem à segunda de manhã com o que apareceu na semana anterior.
Um exemplo trabalhado
Os números deste exemplo são ilustrativos, mas o padrão é o que encontramos na prática. Imagina um distribuidor com cerca de 1.800 linhas de venda por mês. Pergunta-se: "linhas dos últimos 90 dias com preço líquido abaixo do custo médio".
A resposta traz 37 linhas, agrupadas em quatro causas:
- 22 linhas do mesmo artigo. O custo passou de 8,40 € para 9,70 € em julho. O preço de tabela ficou em 9,50 €, e com o desconto habitual de 5% vende-se a 9,03 €. São 0,67 € perdidos por unidade em 1.200 unidades, ou seja, cerca de 800 € em três meses. E vai continuar até alguém mexer na tabela.
- 8 linhas de um cliente com preço especial de 2023. O preço está abaixo do custo atual em três referências.
- 5 linhas com desconto de campanha somado ao desconto comercial.
- 2 linhas com a unidade trocada na ficha do artigo. Não houve prejuízo real, mas o erro de dados faz o relatório mentir.
Cada linha vem com o número do documento, para poderes abrir e confirmar no ERP. O dono passa 20 minutos com a lista e corrige uma tabela de preços e uma ficha de artigo. Liga a um cliente para rever o preço especial e decide manter as 5 linhas da campanha porque foram intencionais.
"Mas os custos no meu ERP estão errados"
É a objeção mais séria, e muitas vezes é verdade. Em estudos sobre IA nas PME europeias, os problemas de dados aparecem como a primeira razão de falha, em cerca de 43% dos casos. Se o custo médio está desatualizado, ou se há artigos com custo zero, a lista da primeira semana vai trazer ruído.
A boa notícia é que esse ruído também é um resultado. Artigos com custo zero aparecem com 100% de margem, que é o problema ao contrário e igualmente falso. Na primeira semana pede as duas listas: linhas com margem negativa e linhas com margem acima de, por exemplo, 80%. Juntas mostram onde os teus custos estão errados. Corrigir isso melhora todos os relatórios que já tens, não só este.
A segunda objeção é "às vezes vendo abaixo do custo de propósito". Pois vendes: liquidação de stock, um artigo-isca, um cliente estratégico. A lista não é um alarme, é uma lista para rever. Quem a revê marca a linha como intencional e ela deixa de aparecer. O objetivo é que vender abaixo do custo seja sempre uma decisão e nunca um acidente.
Porque é que uma IA genérica não serve para isto
Se colares um Excel de vendas num chat de IA genérico e perguntares pelas margens, ele responde. Às vezes responde certo. Outras vezes inventa uma coluna, arredonda mal ou "deduz" um custo que não existe, e escreve tudo no mesmo tom confiante.
Uma IA ligada ao teu ERP funciona de outra maneira. Vai buscar os números diretamente às tabelas e mostra o documento de onde cada um veio. Tem acesso só de leitura, por isso não altera nada. Cada pergunta e cada resposta ficam registadas, e quando os dados não chegam para responder, diz-te isso em vez de adivinhar. É esta a diferença entre um assistente em que podes confiar e um que tens de verificar sempre.
Como medir se valeu a pena
Mede três coisas, sem complicar:
- Euros. A soma da margem negativa nas linhas que corrigiste. É dinheiro que deixas de perder daí em diante.
- Causas fechadas. Quantas tabelas de preços, preços especiais e fichas de artigo corrigiste. Cada uma evita perdas futuras.
- Tempo. Hoje esta análise provavelmente nunca se faz. Se passar a levar 20 minutos por semana, já ficaste a ganhar.
Esta altura do ano conta. Até ao fim do ano há a Black Friday, a 27 de novembro, com descontos de campanha por cima dos descontos comerciais, que é o cenário clássico para a margem desaparecer. Depois vem o fecho do ano. E em 2026 já não há linha PRR para IA nas PME, por isso o primeiro passo tem de se pagar sozinho. Este paga-se.
Começar esta semana
- Escolhe quem vai rever a lista. Deve ser quem decide preços, não o informático.
- Define o período (os últimos 90 dias) e a referência de custo (custo médio ou último custo, mas sempre a mesma).
- Pede as duas listas: margem negativa e margem suspeitamente alta.
- Revê, corrige as causas e marca o que é intencional.
- A partir daí, recebe o resumo todas as segundas-feiras.
Na Leiritech ligamos uma camada de IA só de leitura e auditada ao PHC, Sage, Primavera ou Artsoft. A camada semântica já vem preparada, por isso as primeiras perguntas funcionam em horas e não em meses. Começa com esta lista. Se ao fim de duas semanas não tiveres encontrado dinheiro, ficas a saber que as tuas margens estão sãs, e isso também vale alguma coisa. Fala connosco em leiritech.pt.
