«A IA explicou tudo. Como sei que foi mesmo ver as faturas?»
Perguntas pelo WhatsApp quanto tens por receber em atraso. O assistente responde com um valor e acrescenta: «Consultei o ERP, excluí documentos anulados e somei os saldos vencidos.» Parece uma confirmação. Mas pode ser apenas uma descrição plausível do trabalho que deveria ter feito.
Antes de usares esse número para preparar cobranças, precisas de distinguir duas coisas: o texto que conta uma consulta e o registo de que essa consulta aconteceu.
Explicar não é demonstrar
O texto apresentado como raciocínio pode ajudar-te a perceber uma resposta. Não é, por si só, um registo fiel do processo que a produziu. Pode descrever passos corretos sem demonstrar que foram executados.
O NIST, instituto norte-americano de normas e tecnologia, distingue precisamente estas exigências: uma explicação ser compreensível e representar fielmente o funcionamento do sistema. A primeira não garante a segunda.
Numa investigação publicada em 3 de abril de 2025, a Anthropic mostrou casos em que modelos omitiam, no raciocínio exposto, pistas que tinham influenciado as respostas. Eram experiências artificiais com perguntas de escolha múltipla, não testes a ERP. Não permitem atribuir uma taxa de erro ao teu assistente. Sustentam uma conclusão mais limitada: ler a justificação não chega para comprovar o processo.
À entrada de novembro, com o Web Summit de Lisboa marcado para 9–12, esta é uma pergunta útil para levares a qualquer demonstração: «Podes mostrar a execução, além da explicação?»
Uma pergunta, quatro faturas
Imagina este exemplo fictício. Às 10h de 27 de outubro, perguntas: «Qual é o saldo vencido da empresa A?» A regra acordada considera vencimentos anteriores ao dia da consulta, documentos válidos e saldo ainda em aberto.
| Documento | Vencimento | Estado | Saldo aberto |
|—|—|—|—|
| F1 | 26 de outubro | Válido | 600 € |
| F2 | 27 de outubro | Válido | 900 € |
| F3 | 20 de outubro | Anulado | 400 € |
| F4 | 23 de outubro | Válido | 300 € |
A resposta esperada é 900 €, correspondentes a F1 e F4. F2 vence hoje, mas não entra nesta definição de atraso. F3 está anulado.
O assistente pode escrever «excluí anulados» e devolver 1 300 €, tendo incluído F3. Também pode acertar nos 900 € por coincidência. Nem a frase nem o acerto isolado demonstram uma consulta correta. Tens de conseguir ligar a resposta aos critérios executados e aos documentos devolvidos.
O comprovativo que deves pedir
Uma IA ligada aos teus dados, ou grounded, prepara respostas a partir de informação obtida nos sistemas autorizados. Isso exige uma ligação real e verificável, não apenas escrever «usa o ERP» nas instruções.
Pede que cada resposta tenha uma referência de execução, associada a um registo que permita verificar:
- Origem e momento: sistema consultado, empresa, hora e atualização dos dados.
- Operação e critérios: consulta ou função executada, respetiva versão e parâmetros usados.
- Resultado: sucesso ou erro, documentos incluídos e valores devolvidos, com acesso controlado.
- Ligação à resposta: identificação do pedido e da resposta que utilizou aquele resultado.
Estes registos devem ser produzidos pela aplicação que executa a consulta, fora do texto gerado pelo modelo. Um bloco chamado «log» escrito pelo próprio assistente continua a ser texto, não uma confirmação independente.
Mesmo um registo genuíno prova apenas o que documenta. Uma consulta pode ter corrido com o filtro errado ou sobre dados desatualizados. Por isso, o responsável financeiro valida inicialmente a regra e confronta exemplos com o ERP. Se o registo faltar, a conclusão é «não consigo verificar», não necessariamente «não houve consulta».
«Vou ter de conferir tudo outra vez?»
Não deves trocar uma pesquisa de dois minutos por dez minutos a ler justificações. Valida o processo antes de depender dele e mantém revisão proporcional ao risco, incluindo casos excecionais e verificações por amostragem.
A mesma distinção aplica-se ao stock usado numa proposta e ao estado de comunicação de uma fatura à AT: «verifiquei» não substitui o resultado obtido no sistema competente. Consultar um estado também não significa emitir, corrigir ou comunicar uma fatura.
Na Leiritech, o acesso conversacional ao ERP assenta em dados reais, consultas só de leitura e registos de auditoria. Integrar com um ERP existente, como o PHC, evita substituí-lo só para permitir perguntas em linguagem natural. Não elimina a necessidade de validar regras.
Mede o ganho em 30 dias, incluindo a verificação
Começa com uma única consulta frequente, como o saldo vencido, e critérios aprovados pelo financeiro. Na primeira semana, mede o tempo do processo atual. Nas seguintes, regista o tempo com o assistente, incluindo conferir a origem, corrigir respostas e resolver falhas. Ao fim de 30 dias, compara o tempo total e os erros encontrados.
Num cenário meramente ilustrativo, passar de seis para dois minutos em 20 consultas diárias, durante 22 dias úteis, liberta 29 horas e 20 minutos. A 15 € por hora de custo de trabalho, representa 440 € de capacidade. Não é automaticamente dinheiro poupado na conta.
Se a operação custar 180 € mensais, sobram 260 € de benefício estimado antes da configuração. Com 600 € de configuração, o primeiro mês fica em menos 340 €. Inclui todos estes custos no cálculo do retorno; uma resposta rápida não demonstra rentabilidade.
Custos, RGPD e quando não compensa
Além do modelo, há integração, manutenção, armazenamento dos registos e tempo de revisão. Só de leitura significa que a ligação não pode alterar dados; não significa que não possa expor informação confidencial.
Aplica permissões por utilizador, minimiza dados pessoais enviados ao fornecedor e define acesso e conservação dos registos. Confirma condições de tratamento, subcontratantes e eventuais transferências internacionais. Guardar tudo indefinidamente «para auditoria» não resolve o RGPD.
Se fazes esta consulta duas vezes por mês e o ERP já tem um relatório claro, talvez baste esse relatório. Se não consegues verificar a origem, não uses a resposta como base única para uma decisão financeira.
Na próxima demonstração, pede uma resposta, a referência da execução e os documentos que a sustentam. Se quiseres perceber como aplicar esta verificação ao teu ERP, fala connosco em hello@leiritech.com.
