Quantos dias aguenta o teu stock sem navio? A conta, artigo a artigo e ilha a ilha

Um restaurante do Corvo só tinha comida para servir até quarta-feira. Foi o que contou à RTP Açores a 12 de outubro, quando a ilha já estava há mais de três semanas sem navio — o último tinha passado a 21 de setembro. A queixa não era só a falta de frescos e congelados. Era não ter sido avisado a tempo de criar reservas.

Nada disto é culpa do restaurante. Mas a frase diz muito: quando a rutura chegou, ninguém tinha feito a conta de quantos dias aguentava cada artigo. E é uma conta que quase todos os ERP das ilhas têm os dados para fazer, só que ninguém a faz.

O navio não controlas. Saber cedo, sim

Ninguém em Santa Cruz ou em Vila do Corvo decide quando o navio sai. A Câmara do Comércio da Horta di-lo sem rodeios: "continua a não existir previsibilidade no transporte marítimo". O primeiro concurso de fretamento para o grupo Ocidental, de 5,2 milhões de euros, ficou deserto. Lançaram um novo, urgente, de 5,9 milhões. O regresso do Thor B à linha Terceira–Flores–Corvo estava previsto para 23 de outubro. E o inverno marítimo ainda agora começou.

Há uma coisa que controlas: o dia em que descobres o problema. No primeiro dia de atraso ainda podes reservar, racionar, mudar a carta, pedir o que for possível por outro meio. Ao vigésimo dia já só podes pedir desculpa. A diferença entre os dois está numa lista que o teu sistema pode tirar todas as manhãs: que artigos acabam antes do próximo navio, nesta loja, nesta ilha.

A conta é simples. Os dados é que te enganam

Dias de cobertura são o stock que podes usar a dividir pelo que vendes por dia. Qualquer pessoa faz isto num Excel. O problema é que, feita à pressa com os números crus do ERP, a conta erra quase sempre para o lado otimista. Há quatro armadilhas.

1. O stock do ERP não é o stock que tens. Parte já está reservada para encomendas de clientes. Nos frescos, outra parte vence antes de a conseguires vender: 90 iogurtes no sistema, 54 a terminar dentro de quatro dias, são 36 iogurtes de cobertura real. E há o stock que nunca existiu: artigos com quantidade negativa, ou que não são contados desde o inventário de dezembro.

2. A média de vendas esconde os dias em que já não havia. Se o frango congelado esteve esgotado seis dias no último mês, esses seis dias aparecem como venda zero. Ninguém deixou de o querer, simplesmente não havia. Com eles na média, o consumo parece mais baixo e a cobertura parece maior. Os dias com stock a zero têm de sair da conta.

3. Quando se sabe que o navio falhou, a procura muda. As pessoas compram mais e mais cedo, sobretudo os básicos. A conta tem de mostrar pelo menos dois cenários: a procura normal e a procura de quem já sabe que o barco não vem (por exemplo, mais 30%). Quem decide quanto é tu, não o sistema.

4. O stock da empresa não é o stock da ilha. Um distribuidor com armazém na Terceira pode ter três paletes de leite e, mesmo assim, as Flores ficarem sem leite. Sem navio, uma palete na Praia da Vitória não chega a Santa Cruz. Um contentor parado no porto à espera de embarque também não. A cobertura conta-se por armazém de destino, nunca pelo total.

Um exemplo com números

Imagina uma mercearia numa ilha pequena, com cerca de 800 artigos no ERP. O próximo navio está previsto para daqui a 9 dias. Os números abaixo são ilustrativos, mas a mecânica é a real:

| Artigo | Stock no ERP | Utilizável | Venda/dia (sem dias de rutura) | Dias, procura normal | Dias, procura +30% |
|—|—|—|—|—|—|
| Iogurte natural | 90 un. | 36 un. | 9 | 4,0 | 3,1 |
| Pão de forma | 30 un. | 30 un. | 6 | 5,0 | 3,8 |
| Frango congelado | 40 kg | 40 kg | 3,5 kg | 11,4 | 8,8 |
| Gás butano | 14 garrafas | 14 garrafas | 1,2 | 11,7 | 9,0 |
| Leite UHT 1 l | 220 un. | 220 un. | 16 | 13,8 | 10,6 |
| Arroz 1 kg | 160 un. | 160 un. | 5 | 32,0 | 24,6 |

Repara no frango. Com a média crua, que inclui os seis dias em que estava esgotado, o consumo dava 2,6 kg por dia e a cobertura dava 15 dias: tranquilo. Sem esses dias, são 11,4 dias, e se as pessoas começarem a comprar mais, o frango acaba um dia antes do navio. O gás fica exatamente no limite. O arroz nem precisa de estar na lista.

Dos 800 artigos, a lista que te interessa tem quatro ou cinco linhas. É isso que a dona do restaurante precisava de ver na semana em que o navio falhou, não na véspera de fechar a cozinha.

Com a lista na mão as decisões são tuas, mas passam a ser decisões a sério: limitar quantidades por cliente, adaptar a carta ao que dura, ou escolher o que segue quando aparece um transporte alternativo. O Governo Regional diz ter levado mais de 1.300 quilos de mercadorias para o Corvo durante este período. Quando o espaço se conta em quilos, a lista ordenada por dias de cobertura diz que artigos merecem esses quilos.

Não é só a mercearia

• Restaurante: o stock é de ingredientes e o consumo sai das vendas de pratos multiplicadas pelas fichas técnicas. Se não tens fichas técnicas, começa pela média de compras semanais de cada ingrediente. É menos preciso, mas já é uma conta.
• Distribuidor com várias ilhas: cobertura por armazém de destino, com o stock em trânsito ou parado no porto marcado à parte, como não disponível na ilha.
• Lar ou unidade de saúde: fraldas, suplementos nutricionais, luvas, material de penso. O consumo está nos registos por utente e por ala, e é bastante estável, o que torna a previsão fiável. Os medicamentos têm a sua própria lista de ruturas e merecem uma conta à parte.
• Obra ou indústria: cimento, gás e peças de manutenção não se gastam todos os dias, gastam-se por obra ou por plano de manutenção. Aí a cobertura conta-se contra o planeado, não contra a média.

Onde entra a IA, e onde não entra

A conta dos dias de cobertura não é trabalho para um modelo de linguagem. É uma consulta à base de dados: determinística, repetível e igual todas as vezes. O total sai do SQL. O modelo não faz contas.

A IA serve para outra coisa: deixa-te fazer a pergunta como a farias a um colega, no telemóvel, no meio do armazém ou no cais. "O que acaba antes de dia 23 nas Flores?" "E se o navio atrasar mais uma semana?" O assistente escolhe uma das consultas aprovadas, preenche a ilha e a data e devolve as linhas com os números do teu ERP. Diz também de quando é o último inventário de cada artigo e quantos dias de rutura tirou da média. Se o atraso já for conhecido, a lista pode chegar sozinha às oito da manhã.

Três garantias, e são elas que fazem a diferença:

• Read-only. O assistente liga-se com um utilizador só de leitura. Não mexe em stock, não cria encomendas, não altera preços.
• Auditado. Cada pergunta fica registada: quem perguntou, que consulta correu, com que dados e o que respondeu.
• Fundado nos teus dados. Se a resposta não está no ERP, o assistente diz que não sabe.

Compara com um chat genérico. Se lhe perguntares quantos dias aguenta o teu stock, ou te pede que coles um Excel, ou te dá uma resposta com ar plausível. Numa semana sem navio, um número plausível e errado é pior do que número nenhum, porque é nele que vais confiar.

As objeções que ouvimos

"Eu sei de cabeça o que tenho." Dos 30 artigos que vês todos os dias, sabes. A rutura que te apanha é o 31.º. E saber o que tens não é o mesmo que saber quantos dias dura com a procura de uma semana sem barco.

"O meu ERP é antigo." Para começar chegam três tabelas: artigos, stock por armazém e linhas de venda. Se tiveres lotes e validades, ainda melhor. Pedes ao parceiro do teu ERP, seja PHC ou outro, um utilizador só de leitura, e não se toca em mais nada.

"Não há apoio para isto." É verdade. A linha "IA nas PME" do PRR ficou restrita às regiões do Continente e já fechou. Na Madeira, a estratégia ARIA-Empresas ainda não tem datas de candidatura. Por isso mesmo, isto é pensado para ser pequeno: um caso, uma loja, uma lista que se justifica no primeiro atraso que evitas. Não precisa de esperar por nenhum aviso.

O próximo passo

Antes do próximo atraso, escolhe uma loja ou um armazém e os 50 artigos que mais te custam quando faltam. Dá-nos acesso só de leitura, ou uma exportação daquelas três tabelas com 12 meses de vendas. Devolvemos-te a lista de dias de cobertura artigo a artigo e as armadilhas que encontrámos nos teus dados: stock negativo, artigos sem vendas registadas, inventários antigos. Depois decides se vale a pena ter a pergunta no WhatsApp.

Somos uma equipa pequena em Leiria e falas diretamente com quem escreve o código. Escreve para hello@leiritech.com ou liga para o +351 914 572 595.