5 pessoas e o dono faz tudo: o caso de IA que cabe numa microempresa

"Ó chefe, temos isto em stock?" "O cliente da Batalha já pagou a fatura de agosto?" "A que preço vendemos isto ao Silva da última vez?" Se tens uma empresa de cinco pessoas, conheces bem estas perguntas. Ouves cada uma delas dez vezes por dia, e quase sempre és tu que respondes, porque és o único que sabe onde está a informação no programa de faturação.

Estas perguntas não são difíceis. São interrupções. E o que se escreve sobre IA não foi pensado para o teu tamanho: fala-se de "agentes autónomos", de transformação digital e de casos de empresas com departamento de informática. Este artigo é para quem não tem nada disso.

Os números que já sentes na pele

Não é impressão tua: a IA está a chegar mais devagar às empresas pequenas. Um inquérito da Homebase a 750 pequenas empresas americanas, publicado a 22 de setembro, mostra que a adoção vai de 57% nas empresas com 5 a 9 pessoas a 84% nas de 50 a 99. Em Portugal o arranque é ainda mais lento. Um estudo da FEP Junior Consulting para a MediaWeb, feito em maio com 400 PME, concluiu que só 8,6% usam IA, e o perfil mais preparado para avançar é o das empresas com 11 a 50 pessoas. A barreira número um que os empresários portugueses apontam é "não sei por onde começar".

A explicação é simples. Uma empresa de 50 pessoas pode tirar alguém do dia a dia durante três meses para testar ferramentas. Tu não podes. Se o projeto de IA te come duas tardes por semana, estás a pagar com o tempo da única pessoa que não tem substituto.

Por isso a regra numa microempresa é outra: escolhe uma tarefa, não dez. Essa tarefa tem de cumprir três condições:

1. Acontece todos os dias, várias vezes. Uma coisa que fazes uma vez por mês não se paga.
2. A resposta já existe nos teus dados. O stock, as faturas e os preços já estão no ERP. A IA não tem de adivinhar nada.
3. Errar não é grave e nota-se logo. Se a resposta vier errada, quem perguntou repara antes de causar estragos.

Na maior parte das microempresas há uma tarefa que cumpre as três: responder às perguntas da equipa sobre os dados que já estão no programa.

O caso concreto: a equipa pergunta ao ERP, não ao dono

O funcionamento é este. A Sónia está no armazém e escreve no WhatsApp: "quantas unidades temos da referência 4410 e quando entrou a última encomenda?". Um assistente vai ao ERP, lê os dados e responde em segundos com o número e a data. Não te ligou, não foste ao escritório e não interrompeste o orçamento que estavas a fazer.

Para isto funcionar sem riscos, há dois conceitos que tens de perceber.

IA "grounded". O assistente responde a partir dos teus dados e não do que "sabe" de forma geral. Quando a Sónia pergunta pelo stock, o sistema faz uma consulta ao ERP e a IA só põe o resultado em português corrente. Se o dado não existir, a resposta certa é "não encontro essa referência". Um número inventado nunca é uma resposta aceitável. É a diferença entre isto e colar uma pergunta no ChatGPT, que não conhece o teu armazém.

Só leitura e auditado. O assistente pode ler, mas não pode alterar. Não cria faturas, não mexe em preços e não apaga clientes. Cada pergunta fica registada: quem perguntou, o quê, a que horas e que dados foram lidos. Se um dia uma resposta parecer estranha, abres o registo e vês exatamente de onde veio.

Na Leiritech montamos isto sobre o ERP que já tens, por exemplo o PHC. Não deitamos nada fora e ninguém tem de aprender um programa novo. A equipa continua no WhatsApp, onde já passa o dia.

A conta, com números teus

Não te vou prometer uma poupança. Vou dar-te a forma de a calculares. Imagina uma distribuidora de peças com cinco pessoas:

• 15 perguntas por dia que só o dono sabe responder;
• 3 minutos por pergunta, contando com o tempo que levas a voltar ao que estavas a fazer;
• 45 minutos por dia, cerca de 15 horas por mês.

A 25 € por hora do teu tempo, que é uma estimativa por baixo para quem gere a empresa, são cerca de 375 € por mês em interrupções. Como termo de comparação, o estudo da Homebase aponta para uma poupança média de 7,7 horas e 343 dólares por mês com IA em horários e salários. Atenção que é um estudo americano e foi encomendado por um fornecedor de software. Os teus números serão diferentes, e é por isso que tens de os medir.

Como começar em 30 dias

Semana 1: conta. Deixa um bloco de notas na secretária e faz um risco por cada pergunta que te fazem sobre stock, pagamentos ou preços. Não mudes mais nada. No fim da semana tens o ponto de partida.

Semana 2: escolhe as 10 perguntas mais frequentes. Confirma que as respostas estão mesmo no ERP. Se "quando chega a encomenda do fornecedor" só está no teu email, essa pergunta fica de fora por agora.

Semana 3: piloto com duas pessoas. Só leitura e só essas 10 perguntas. Verifica tu algumas respostas todos os dias.

Semana 4: conta outra vez. Compara os riscos no bloco com os da semana 1 e lê o registo das perguntas. Quantas foram respondidas bem? Quantas acabaram em "pergunta ao chefe" na mesma? Se as interrupções não caírem pelo menos para metade, paras. Gastaste pouco e ficaste a saber.

Onde não compensa (e o que deves exigir)

Há casos em que este projeto não faz sentido, e convém dizê-lo:

• Se os dados não estão no ERP, a IA não os inventa. Se o stock só está certo na tua cabeça, primeiro tens de arrumar o stock.
• Se são três perguntas por dia, o ganho não paga o trabalho de montar o sistema.
• Decisões não são consultas. "Devo dar desconto a este cliente?" continua a ser uma pergunta para ti.

Sobre proteção de dados, o medo é legítimo: no estudo da Homebase, 38% dos empresários que não usam IA apontam a privacidade como a razão principal e 31% o medo de erros. Antes de assinar, exige três coisas por escrito: acesso só de leitura, registo de todas as consultas e um contrato de subcontratação nos termos do artigo 28.º do RGPD, que diga onde ficam os dados e quem lhes pode aceder. Quem não te dá isto não está pronto para trabalhar com os dados da tua empresa.

Também não precisas de esperar pela próxima novidade. Os agentes "sempre ligados" anunciados pela OpenAI no fim de setembro nem sequer estão disponíveis na UE. Responder às perguntas da equipa a partir do teu ERP já é possível hoje.

Em resumo

Numa microempresa não precisas de uma estratégia de IA. Precisas de tirar uma tarefa repetitiva ao dono, medir o resultado durante um mês e decidir com números. Se quiseres ver como isto ficaria com o teu ERP, escreve-nos para hello@leiritech.com ou passa por leiritech.pt. Do outro lado está quem escreve o código.