É outubro. O contabilista ou o banco pede o orçamento de 2027 e tu fazes o que fazes todos os anos: abres o Excel do ano passado, puxas as vendas do ERP para outra folha, colas, corriges as fórmulas que se partiram e acabas por pôr "+5%" em tudo, porque já é tarde e a semana tem mais coisas.
O problema não é o Excel. É que o orçamento mistura duas coisas que não têm nada a ver: o que aconteceu (está no teu ERP, ao cêntimo) e o que tu achas que vai acontecer (está na tua cabeça). Quando ficam na mesma célula, ninguém consegue distinguir um número de uma aposta. Nem tu, em março, quando o orçamento falhar e quiseres perceber porquê.
É aqui que a IA serve, e também é aqui que convém saber onde ela pára.
O que a IA faz bem: o rascunho com os factos
Um rascunho de orçamento honesto começa no histórico. Três anos de vendas mensais por família de produto ou por cliente, compras, prazos médios de recebimento e de pagamento. Tudo isto já está no ERP, só que está espalhado e dá trabalho juntar.
Uma IA ligada ao ERP em modo de leitura consegue fazer este trabalho braçal:
- tira 36 meses de vendas por família e calcula quanto pesa cada mês no ano (a sazonalidade);
- aplica esse peso ao ano corrente (janeiro a setembro reais, mais o fecho que projetares para outubro a dezembro) e dá-te uma base para 2027, mês a mês;
- assinala os meses estranhos. Por exemplo: "março de 2024 está muito acima dos outros dois marços; há uma única fatura de 180 mil € de uma obra. Incluo ou excluo?";
- escreve ao lado de cada linha de onde veio o número: a consulta, o período, os filtros.
Um pormenor técnico que faz toda a diferença: num sistema bem feito, não é o modelo de linguagem que faz as contas. As somas e as médias saem de consultas à base de dados ou de fórmulas que consegues abrir e conferir. A IA escolhe o que vai buscar, organiza o resultado e explica-o em português. É a isto que chamamos IA grounded: só responde a partir dos teus dados. Se o dado não existe, diz que não existe, em vez de inventar um número plausível.
O que a IA não faz: os pressupostos
Dar à IA "faz-me o orçamento de 2027" e aceitar o que vier é o erro clássico. Ela não sabe que o teu maior cliente anda a pedir propostas à concorrência. Não sabe que vais subir preços 3% em fevereiro, nem que estás a pensar contratar um comercial para o Norte.
Um rascunho bem feito acaba com uma lista curta de perguntas que só tu respondes:
| Pressuposto | Base do ERP | A tua decisão |
|—|—|—|
| Preços | variação média dos últimos 3 anos | sobes, mantens, por família? |
| Clientes | top 10 e peso de cada um | algum sai? algum entra? |
| Pessoal | custo atual por mês | contratações e aumentos |
| Impostos | taxa efetiva dos últimos anos | o que fica da proposta de OE2027 |
Sobre esta última linha: a proposta de Orçamento do Estado entregue na semana passada prevê o IRC a 18%, e a 15% nos primeiros 50 mil € de matéria coletável das PME. Ainda é uma proposta. Por isso mesmo é um pressuposto e não um facto, e deve ficar escrito como tal.
Exemplo: uma distribuidora com 2,4 M€ de faturação
Imagina uma distribuidora de material elétrico, com 14 pessoas, a faturar 2,4 milhões por ano (é um exemplo ilustrativo, não um cliente concreto). A gestora pergunta: "quanto pesa dezembro nas vendas da família de iluminação?". A resposta vem com os três anos lado a lado e o peso médio de cada mês. Junta-lhe o alerta de que uma das três campanhas de Natal teve um desconto extraordinário que inflaciona esse dezembro.
Em vez de "+5% em tudo", ela fica com uma base mês a mês, por família, em que cada número tem origem. As decisões ficam numa tabela à parte: iluminação +3% de preço, o cliente B reduz para metade, entra um comercial em abril. Quando o contabilista perguntar "porque é que maio cresce 12%?", a resposta está escrita: é a base do histórico mais a decisão do comercial.
A objeção: "a IA não adivinha o futuro"
Exato, e nenhum método adivinha. Compilações sobre previsão de vendas apontam para erros médios na ordem dos 10% a 15%, conforme o setor, e só cerca de 40% das organizações dizem confiar nas suas previsões. Estes números são para tomar como ordem de grandeza, não como verdade absoluta. Mas a conclusão aguenta-se: a IA não vai tornar o teu orçamento certo.
Torna-o mais rápido de montar e muito mais fácil de corrigir. Quando o ano começar a desviar-se, sabes se foi o histórico que te enganou ou se foi o teu pressuposto que falhou. Essa distinção vale mais do que meio ponto percentual de precisão.
Como começar em 30 dias e medir se compensa
- Semana 1: exporta 36 meses de vendas e compras do ERP. Usa uma cópia dos dados ou um acesso só de leitura, nunca a base de produção com permissões de escrita. Anota quantas horas levou o orçamento de 2026: é a tua linha de base.
- Semana 2: faz o rascunho de uma linha só, as vendas por família. Confere três números à mão contra o ERP.
- Semana 3: faz um teste ao passado. Aplica o mesmo método a 2023–2025 para "prever" janeiro a setembro de 2026 e compara com o que aconteceu. O erro que deres aqui é a tua margem realista.
- Semana 4: acrescenta os pressupostos e fecha o orçamento.
O retorno mede-se com duas perguntas: quantas horas poupaste face ao ano passado e quanto erraria o método no teste ao passado. Se poupaste pouco e o erro é grande, para por aqui. Não há vergonha nenhuma nisso.
Custos, RGPD e onde não compensa
Custos. Para um primeiro orçamento chega exportar dados agregados para uma ferramenta de IA que já pagas, desde que seja uma conta empresarial e não pessoal. Ligar a IA ao ERP é um projeto à parte. Só se paga se esse acesso servir o ano inteiro: o relatório mensal, as perguntas do dia a dia, o fecho de trimestre. É o que fazemos na Leiritech, por exemplo com o PHC: perguntas ao ERP em linguagem natural, no WhatsApp ou numa consola, com acesso só de leitura e cada pergunta registada.
RGPD. As vendas por cliente incluem dados pessoais se vendes a particulares ou a empresários em nome individual. Agrega por família ou por segmento antes de enviar o que quer que seja. Prefere fornecedores com contrato de tratamento de dados e alojamento na UE.
Onde não compensa:
- se tens menos de dois anos de histórico, não há sazonalidade para aprender;
- se o teu 2027 depende de um único contrato, o orçamento é essa decisão e mais nada;
- se as famílias no ERP estão mal classificadas, a IA vai organizar lixo com muita confiança. Limpa primeiro.
Em resumo
Usa a IA para o que é factual e repetitivo: ir ao ERP, calcular a sazonalidade, apanhar as anomalias e escrever de onde vem cada número. Guarda para ti o que é decisão: preços, clientes, pessoas, impostos. E deixa as duas coisas separadas no documento. O orçamento de 2027 vai falhar algures, como todos falham. A diferença é que vais saber onde.
Se quiseres experimentar isto sobre o teu próprio ERP, só de leitura e sem mexer no que já funciona, fala connosco em hello@leiritech.com ou em leiritech.pt.
