"Se um dia quisermos mudar, o que é que levamos connosco?" Quase ninguém faz esta pergunta quando assina um assistente de IA para a empresa. Só aparece mais tarde, normalmente na renovação, quando o preço sobe ou quando outro fornecedor faz melhor. É aí que descobres que o "ChatGPT privado" que a tua equipa usa há 18 meses tem lá dentro muito mais do que os teus dados. Tem as regras que dizem o que quer dizer "faturação" na tua empresa, quem pode ver as margens, que perguntas a equipa faz todas as semanas e um registo de cada resposta dada.
Este artigo trata do momento da saída. E há uma data no calendário que o torna menos teórico: 12 de janeiro de 2027.
O que muda a 12 de janeiro de 2027?
O Regulamento dos Dados da UE (o Data Act, Regulamento (UE) 2023/2854) aplica-se desde 12 de setembro de 2025. Tem um capítulo inteiro sobre a mudança entre serviços de tratamento de dados, ou seja, cloud e SaaS. Na prática, o contrato tem de prever três prazos seguidos:
- um pré-aviso de, no máximo, dois meses;
- um período de transição de, no máximo, 30 dias de calendário para fazer a migração;
- uma janela de recuperação de, pelo menos, 30 dias depois disso, para ires buscar o que falte.
O contrato tem ainda de ter uma especificação exaustiva das categorias de dados e de ativos digitais que podes levar. No mínimo, tem de incluir todos os "dados exportáveis": os que meteste no serviço e os dados e metadados gerados pela tua utilização.
Até 12 de janeiro de 2027, o fornecedor ainda pode cobrar a mudança, mas só ao custo. A partir dessa data, os encargos de mudança deixam de ser permitidos. Faltam 99 dias. Se renovas um contrato este trimestre, é a altura certa para leres a cláusula de saída.
Um assistente de IA é "um serviço cloud" como os outros?
Se o assistente é um serviço alojado, que guarda e trata dados teus, entra muito provavelmente no âmbito do Data Act. Isto inclui o "ChatGPT privado para empresas" de um fornecedor, uma plataforma de agentes ou uma camada de IA sobre o ERP. O problema é outro. Os fornecedores de cloud clássicos já sabem o que é "exportar os dados": um dump da base de dados e os ficheiros. Num assistente que responde sobre o teu ERP, os dados de origem são a parte menos importante. Continuam no teu ERP, porque o assistente só lê. O que tem valor está à volta deles.
Vamos separar o que realmente está lá dentro.
O que é que tens de conseguir levar?
1. O registo de auditoria (logs). Cada pergunta, quem a fez, quando, com que perfil, que consulta foi feita ao ERP e que resposta saiu. Isto não é um extra técnico. É a tua prova de responsabilidade no RGPD: se um cliente pedir acesso aos dados dele, ou se precisares de mostrar que um colaborador não viu margens que não devia, é aqui que está a resposta. Se o fornecedor fica com o log e tu ficas sem ele, perdes o histórico precisamente no dia em que mais precisas dele.
2. As regras de negócio (a camada semântica). É a parte cara e invisível. "Vendas" exclui notas de crédito? "Cliente ativo" quer dizer que comprou nos últimos 12 meses ou nos últimos 6? O armazém 2 é o "A2" ou o "ARM-SUL"? Que tipos de documento do PHC contam como faturação? Estas definições foram afinadas pela tua equipa, pergunta a pergunta, durante meses. Se não saírem num formato legível, recomeças do zero.
3. Os perfis de acesso (RBAC). Quem vê o quê: o comercial vê os clientes dele, o armazém vê stock mas não preços de compra, a direção vê tudo. Exportar isto como uma lista clara de perfis e permissões poupa-te semanas de reconfiguração e erros de exposição.
4. O conjunto de perguntas de teste. As perguntas frequentes da equipa, com as respostas certas verificadas. São o teu teste de aceitação para qualquer fornecedor novo. Sem elas, não tens como provar que o próximo sistema responde tão bem como o anterior.
5. O índice. Os documentos indexados, os fragmentos e os vetores de pesquisa. É o que a maioria das pessoas imagina quando pensa "exportar a IA", e é o menos crítico dos cinco. Já lá vamos.
Um exemplo: a distribuidora que quer mudar
Pensa numa distribuidora da zona de Leiria com 40 pessoas, PHC como ERP e um assistente de IA ligado ao ERP há 18 meses, usado no escritório e pelo WhatsApp (os números que se seguem são ilustrativos). A equipa fez cerca de 30 mil perguntas. Ao longo desse tempo, foram afinadas umas 120 definições de negócio e criados 6 perfis de acesso. Há ainda uma lista de 40 perguntas que a direção usa todas as segundas-feiras.
O fornecedor sobe o preço na renovação e a empresa decide sair. Há dois cenários.
Cenário A, sem cláusula de saída concreta. O fornecedor entrega "os dados": um export das conversas em JSON, sem a ligação a perfis nem às consultas feitas ao ERP. As 120 definições estão num formato interno, ou simplesmente "não são dados do cliente". O novo fornecedor começa do zero. A equipa passa dois meses a corrigir respostas que já estavam certas, e o log de auditoria dos 18 meses anteriores fica num sistema a que já não tens acesso.
Cenário B, com a lista pedida por escrito à partida. O log sai em CSV ou numa base de dados aberta (PostgreSQL, por exemplo), com utilizador, data, perfil, consulta e resposta. As definições saem como ficheiros de texto legíveis, ou SQL comentado. Os perfis saem como uma tabela. As 40 perguntas saem com as respostas de referência. O novo sistema volta a indexar a partir do ERP, que nunca deixou de ser a fonte, e corre as 40 perguntas para comparar os resultados. A migração demora semanas, não meses.
A diferença entre os dois cenários não está na lei. Está no que pediste antes de assinar.
"Mas o índice não serve para nada noutro fornecedor"
É verdade, e convém dizê-lo sem rodeios. Os vetores de pesquisa dependem do modelo que os gerou. Num fornecedor com outro modelo, são números sem significado. Por isso a pergunta certa não é "dão-me o índice?", é "o índice pode ser reconstruído a partir da fonte?". Num assistente bem desenhado, a fonte é o teu ERP, lido em modo só de leitura, e os documentos que tu controlas. O índice é uma cache: deita-se fora e volta a gerar-se. Se o fornecedor te disser que o índice é insubstituível, é sinal de que os teus dados vivem no sistema dele e não no teu.
O que já não se reconstrói são o log, as definições, os perfis e as perguntas de teste. É isso que tens de pôr no contrato.
E se o fornecedor disser que as regras são segredo comercial?
Pode dizê-lo, e às vezes tem razão. A definição de "dados exportáveis" no Data Act exclui ativos protegidos por propriedade intelectual ou segredo comercial do fornecedor. O prompt de sistema genérico e o código da plataforma são dele. Mas a definição de que "vendas líquidas" exclui as notas de crédito do tipo X foi criada pela tua equipa, sobre o teu negócio. A linha divide-se assim: o que foi configurado a partir do conhecimento da tua empresa deve sair. Escreve isso no contrato, com exemplos, em vez de deixares para uma discussão na saída.
Há outra nuance honesta. O Data Act alivia algumas obrigações (por exemplo, os encargos de mudança) para serviços feitos à medida de um cliente, quando a maior parte das funcionalidades foi desenvolvida para ele e o serviço não é vendido em larga escala. Nesse caso, o fornecedor tem de te avisar antes de assinares. Se te venderem um projeto à medida, pergunta diretamente: "a cláusula de mudança aplica-se a nós ou não?" E, mais importante, pergunta se recebes o código-fonte.
Como desenhamos isto na Leiritech?
Partimos do princípio de que um dia podes querer sair, e desenhamos para isso:
- O ERP continua a ser a fonte. O conector é só de leitura. Não escrevemos no PHC nem migramos nada, e o índice reconstrói-se a partir daí.
- O log de auditoria fica numa base de dados PostgreSQL alojada na UE, com um esquema documentado. Cada pergunta fica ligada a um utilizador, a um perfil e à consulta feita.
- As regras de negócio e os perfis de acesso ficam em ficheiros legíveis, versionados, que a tua equipa consegue ler sem nós.
- A arquitetura é agnóstica ao modelo. Pode usar um modelo nacional, como o AMALIA, ou outro modelo alojado na UE, conforme o caso. Mudar de modelo não te obriga a mudar de tudo o resto.
- Entregamos com código-fonte. É assim que trabalhamos em todos os projetos, não uma condição especial.
Não fazemos isto por altruísmo. Fazemos porque um cliente que fica sabendo que pode sair confia mais no sistema do que um cliente que fica porque não tem alternativa.
Por onde começar, esta semana?
Pega no contrato do teu assistente de IA, ou na proposta que tens em cima da mesa, e procura a cláusula de saída. Depois faz ao fornecedor cinco perguntas por escrito:
- Em que formato me entregam o log de auditoria completo, e com que campos?
- As definições de negócio e os perfis de acesso saem num formato legível?
- Recebo o conjunto de perguntas de teste e as respostas de referência?
- O índice reconstrói-se a partir do meu ERP, ou os meus dados vivem só no vosso sistema?
- Quais são os prazos de pré-aviso, transição e recuperação, e há algum custo de saída antes de 12 de janeiro de 2027?
Se as respostas forem vagas, já sabes o que precisas de saber antes de renovar.
Queres perguntar ao teu ERP em português, sem os dados saírem da UE, e com a porta de saída escrita desde o primeiro dia? Fala connosco: hello@leiritech.com · +351 914 572 595, ou vê o nosso trabalho em leiritech.pt. Somos uma equipa pequena em Leiria: falas diretamente com quem escreve o código.
