{"id":545,"date":"2026-10-12T09:00:00","date_gmt":"2026-10-12T09:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/orcamento-aceite-whatsapp-encomenda-erp"},"modified":"2026-10-12T09:00:00","modified_gmt":"2026-10-12T09:00:00","slug":"orcamento-aceite-whatsapp-encomenda-erp","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/orcamento-aceite-whatsapp-encomenda-erp","title":{"rendered":"“Aceito o or\u00e7amento 245”: do WhatsApp \u00e0 encomenda no ERP"},"content":{"rendered":"

"Aceito o or\u00e7amento 245": o que tem de acontecer entre a mensagem e a encomenda<\/h1>\n

Sexta-feira, 18h40. O cliente escreve no WhatsApp: "Aceito o or\u00e7amento 245, podem avan\u00e7ar."<\/em> O bot responde em dois segundos: "Obrigado! A nossa equipa vai tratar do seu pedido."<\/em> Parece atendimento.<\/p>\n

Na segunda-feira \u00e0s 9h, algu\u00e9m da administrativa abre o WhatsApp, procura o 245 no ERP, confere se ainda est\u00e1 dentro da validade, v\u00ea se os pre\u00e7os da tabela mudaram entretanto e volta a escrever as linhas numa encomenda nova. \u00c0s 11h a encomenda existe e o armaz\u00e9m s\u00f3 come\u00e7a a separar a seguir ao almo\u00e7o. O cliente aceitou na sexta e a mercadoria sai na ter\u00e7a.<\/p>\n

N\u00e3o falhou o bot. Fez exatamente aquilo para que foi constru\u00eddo. Os bots de entrada de gama vendidos em Portugal a \u20ac25\/m\u00eas (site e WhatsApp juntos, mais \u20ac100 de setup) s\u00e3o treinados com "o teu site, servi\u00e7os, pre\u00e7os e perguntas frequentes" e, nas palavras de quem os vende, "s\u00f3 respondem com base nessa informa\u00e7\u00e3o". O or\u00e7amento 245 n\u00e3o est\u00e1 no teu site. Est\u00e1 no teu ERP, onde esse bot nunca entra.<\/p>\n

\"Administrativa<\/p>\n

"Aceito" \u00e9 uma frase curta com sete perguntas l\u00e1 dentro<\/h2>\n

Quem faz este trabalho \u00e0 m\u00e3o nunca pensou nele como uma lista. Faz as verifica\u00e7\u00f5es de cabe\u00e7a. Se as escreveres, a lista \u00e9 mais ou menos esta:<\/p>\n

    \n
  1. O or\u00e7amento existe e \u00e9 deste cliente?<\/strong> O n\u00famero de telefone tem de corresponder \u00e0 entidade do 245. Se o mesmo n\u00famero estiver associado a tr\u00eas NIF (o dono, a empresa e a outra empresa do dono), n\u00e3o h\u00e1 como adivinhar qual \u00e9.<\/li>\n
  2. Em que estado est\u00e1?<\/strong> Se j\u00e1 foi convertido ou anulado, ou se foi substitu\u00eddo por uma revis\u00e3o (245-A), n\u00e3o se converte.<\/li>\n
  3. Est\u00e1 dentro da validade?<\/strong> Um or\u00e7amento emitido a 15 de setembro com 30 dias de validade deixa de valer a 15 de outubro.<\/li>\n
  4. Os pre\u00e7os ainda se aplicam?<\/strong> Se a tabela mudou a 1 de outubro, a regra da tua empresa decide se vale o pre\u00e7o do or\u00e7amento ou o da tabela. N\u00e3o decide o bot nem o modelo de linguagem.<\/li>\n
  5. O cliente aceitou tudo?<\/strong> "Aceito, mas s\u00f3 40 da linha 3"<\/em> j\u00e1 n\u00e3o \u00e9 uma aceita\u00e7\u00e3o, \u00e9 uma contraproposta.<\/li>\n
  6. H\u00e1 stock ou prazo?<\/strong> Se uma linha est\u00e1 em rutura, o cliente tem de ficar a saber antes de pensar que est\u00e1 tudo tratado.<\/li>\n
  7. Quem aceitou, quando e por onde?<\/strong> Daqui a seis meses, quando houver uma diverg\u00eancia, algu\u00e9m vai perguntar isto.<\/li>\n<\/ol>\n

    O bot de FAQ n\u00e3o consegue responder a nenhuma destas perguntas. Um modelo de linguagem solto, sem acesso aos dados, consegue responder a todas com a mesma confian\u00e7a e sem consultar nada. \u00c9 o pior resultado poss\u00edvel: "A sua encomenda est\u00e1 confirmada!"<\/em> sem nenhuma encomenda criada. No Brasil, onde o WhatsApp comercial est\u00e1 um par de anos \u00e0 frente, 36% dos consumidores que j\u00e1 usaram chatbots avaliam a experi\u00eancia como negativa e s\u00f3 20% como positiva. H\u00e1 queixas p\u00fablicas com t\u00edtulos como "IA com respostas erradas". O cliente n\u00e3o rejeita a automa\u00e7\u00e3o. Rejeita a automa\u00e7\u00e3o que diz que tratou do assunto quando n\u00e3o tratou.<\/p>\n

    O mesmo 245, com um agente ligado ao ERP<\/h2>\n

    Pega no mesmo caso. O agente identifica o cliente pelo n\u00famero de telefone e l\u00ea o 245 no ERP: emitido a 15\/09, validade de 30 dias, tr\u00eas linhas, estado "pendente". Hoje \u00e9 12 de outubro, por isso est\u00e1 v\u00e1lido. A linha 2 subiu 4% na tabela de 1 de outubro, mas a regra que definiste \u00e9 "dentro da validade, vale o pre\u00e7o do or\u00e7amento", e o agente aplica-a. H\u00e1 stock das tr\u00eas linhas.<\/p>\n

    O agente cria a encomenda com refer\u00eancia ao or\u00e7amento 245 e responde: "Encomenda criada a partir do or\u00e7amento 245, tr\u00eas linhas, total igual ao or\u00e7ado. Entrega prevista na ter\u00e7a-feira."<\/em> Fica registado quem aceitou, a que horas, o texto exato da mensagem, as verifica\u00e7\u00f5es feitas e o documento criado. Na segunda \u00e0s 8h, a encomenda j\u00e1 est\u00e1 na lista de separa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

    \"Operador<\/p>\n

    Agora as variantes, porque \u00e9 nas variantes que o sistema se p\u00f5e \u00e0 prova:<\/p>\n

      \n
    • O cliente aceita a 20 de outubro.<\/strong> O or\u00e7amento expirou a 15. O agente n\u00e3o converte. Diz ao cliente que o or\u00e7amento j\u00e1 n\u00e3o est\u00e1 em vigor e que o comercial confirma os valores. O comercial recebe o caso j\u00e1 resumido: "245 expirou a 15\/10; linha 2 com +4% na tabela atual; cliente quer avan\u00e7ar."<\/em> N\u00e3o precisa de abrir nada para decidir.<\/li>\n
    • "Aceito, mas s\u00f3 40 da linha 3."<\/strong> Mexer nas quantidades pode mudar o pre\u00e7o por escal\u00e3o e o portes. O agente n\u00e3o reinterpreta o or\u00e7amento: passa o caso a uma pessoa com a altera\u00e7\u00e3o identificada.<\/li>\n
    • O telefone tem tr\u00eas NIF.<\/strong> O agente pergunta em nome de que empresa \u00e9 a encomenda e n\u00e3o avan\u00e7a enquanto n\u00e3o tiver a resposta.<\/li>\n<\/ul>\n

      Em todas elas o comportamento \u00e9 o mesmo: quando os dados batem certo, executa. Quando n\u00e3o batem, para e explica porqu\u00ea.<\/p>\n

      Em cada setor, o "aceito" pesa de forma diferente<\/h2>\n

      Distribui\u00e7\u00e3o e armaz\u00e9m.<\/strong> A Black Friday \u00e9 a 27 de novembro, daqui a 46 dias, e outubro e novembro s\u00e3o os meses em que entra o stock de Natal. Cada aceita\u00e7\u00e3o que fica \u00e0 espera de algu\u00e9m que a passe a limpo \u00e9 mercadoria que n\u00e3o sai e uma vaga de armaz\u00e9m que n\u00e3o se liberta. Nas semanas de pico, um fim de semana de atraso j\u00e1 \u00e9 um problema de capacidade.<\/p>\n

      Calibra\u00e7\u00e3o e metrologia.<\/strong> No laborat\u00f3rio, aceitar o or\u00e7amento \u00e9 dar a ordem para planear o trabalho. O agente cria a ordem de servi\u00e7o e a rece\u00e7\u00e3o fica a saber que instrumentos v\u00e3o chegar. Num sistema de qualidade acreditado, o registo de quem aceitou, quando e com que \u00e2mbito faz parte da rastreabilidade do servi\u00e7o, e n\u00e3o pode ficar perdido numa conversa de WhatsApp.<\/p>\n

      \"T\u00e9cnica<\/p>\n

      Fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica.<\/strong> O agente cria a encomenda no ERP e n\u00e3o emite faturas. A numera\u00e7\u00e3o, a certifica\u00e7\u00e3o e a comunica\u00e7\u00e3o \u00e0 AT continuam no software certificado, como sempre estiveram. O agente nunca inventa um n\u00famero de documento: o n\u00famero quem o d\u00e1 \u00e9 o ERP, e o agente limita-se a comunic\u00e1-lo ao cliente.<\/p>\n

      "N\u00e3o quero uma IA a escrever no meu ERP"<\/h2>\n

      \u00c9 a obje\u00e7\u00e3o certa, e n\u00f3s tamb\u00e9m n\u00e3o queremos uma IA a escrever no teu ERP de forma gen\u00e9rica. Por omiss\u00e3o, os nossos agentes s\u00e3o s\u00f3 de leitura: consultam, com auditoria, apenas os teus dados. Este caso exige uma escrita, e por isso \u00e9 desenhado como uma a\u00e7\u00e3o estreita:<\/p>\n

        \n
      • Uma ferramenta, uma a\u00e7\u00e3o.<\/strong> A ferramenta converte um or\u00e7amento que j\u00e1 existe numa encomenda. N\u00e3o cria clientes, n\u00e3o altera pre\u00e7os nem inventa linhas.<\/li>\n
      • As verifica\u00e7\u00f5es s\u00e3o c\u00f3digo, n\u00e3o prompts.<\/strong> O modelo de linguagem s\u00f3 interpreta a mensagem ("o cliente quer aceitar o 245"). A validade, o estado, os pre\u00e7os e o stock s\u00e3o confirmados por consultas determin\u00edsticas ao ERP. Se uma falhar, a a\u00e7\u00e3o n\u00e3o corre.<\/li>\n
      • N\u00e3o se repete.<\/strong> A encomenda fica ligada ao or\u00e7amento, por isso um segundo "aceito" n\u00e3o cria uma segunda encomenda.<\/li>\n
      • Come\u00e7a em rascunho.<\/strong> Nas primeiras semanas o agente prepara a encomenda e uma pessoa aprova-a com um clique. S\u00f3 passa a cria\u00e7\u00e3o direta quando os registos mostrarem que podes confiar nele.<\/li>\n<\/ul>\n

        Se o teu ERP for PHC GO, a liga\u00e7\u00e3o faz-se pela API REST oficial, que exige o acordo API Developer. Esse acordo p\u00f5e a responsabilidade pela qualidade da integra\u00e7\u00e3o no developer. Pergunta a quem te vende a integra\u00e7\u00e3o quem responde se ela partir. No nosso caso, respondemos n\u00f3s: somos as mesmas pessoas que escrevem o c\u00f3digo.<\/p>\n

        Porque \u00e9 que isto custa mais do que \u20ac25<\/h2>\n

        Os \u20ac25 pagam a conversa. Um agente ligado ao ERP custa tipicamente entre \u20ac250 e \u20ac1.200\/m\u00eas, e o que pagas a\u00ed \u00e9 a integra\u00e7\u00e3o: o mapeamento das tuas regras comerciais, as verifica\u00e7\u00f5es, o registo e a passagem a humano com o caso j\u00e1 preparado. Desde 1 de outubro as mensagens de servi\u00e7o no WhatsApp tamb\u00e9m passaram a ser pagas. Um "obrigado, vamos tratar" que n\u00e3o trata de nada deixou de ser gratuito.<\/p>\n

        Para veres se compensa, usa os teus n\u00fameros e n\u00e3o os nossos. Quantos or\u00e7amentos aceites recebes por semana? Quanto tempo passa entre o "aceito" e a encomenda existir no ERP? Quanto tempo leva a pass\u00e1-los a limpo? Se forem trinta por semana a seis minutos cada, s\u00e3o tr\u00eas horas semanais e um fim de semana de atraso em cada aceita\u00e7\u00e3o que chega \u00e0 sexta \u00e0 tarde.<\/p>\n

        Pr\u00f3ximo passo<\/h2>\n

        Pega nos \u00faltimos 20 or\u00e7amentos aceites. Para cada um, anota por onde chegou a aceita\u00e7\u00e3o, a que horas, e a que horas a encomenda passou a existir no ERP. Envia-nos essa tabela (pode ser an\u00f3nima) para hello@leiritech.com. Numa chamada de 30 minutos dizemos-te que verifica\u00e7\u00f5es faz sentido automatizar, quais devem continuar a ser decididas por uma pessoa e o que o teu ERP permite fazer pela API. Somos uma equipa pequena em Leiria e falas diretamente com quem vai escrever o c\u00f3digo.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

        O bot de \u20ac25 agradece e a encomenda fica \u00e0 espera de segunda-feira. V\u00ea o que um agente ligado ao ERP confere antes de converter o or\u00e7amento, e quando para.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":541,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[60],"tags":[44,721,128,719,314,720],"class_list":["post-545","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-erp","tag-agente-ia-erp","tag-automatizar-encomendas-b2b","tag-chatbot-vs-agente-ia","tag-converter-orcamento-em-encomenda","tag-integracao-phc-whatsapp-2","tag-whatsapp-ligado-ao-erp"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/545","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=545"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/545\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/541"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=545"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=545"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=545"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}