{"id":513,"date":"2026-10-11T09:00:00","date_gmt":"2026-10-11T09:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/consulta-erp-documentos-por-tipo-e-mes"},"modified":"2026-10-11T09:00:00","modified_gmt":"2026-10-11T09:00:00","slug":"consulta-erp-documentos-por-tipo-e-mes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/consulta-erp-documentos-por-tipo-e-mes","title":{"rendered":"IA na PME: a consulta ao ERP que mostra onde come\u00e7ar"},"content":{"rendered":"

"Toda a gente me diz que tenho de fazer alguma coisa com IA. Mas fazer o qu\u00ea, e onde?"<\/p>\n

Se esta frase \u00e9 tua, n\u00e3o est\u00e1s atrasado. Est\u00e1s com a maioria. Segundo o INE, s\u00f3 11,5% das empresas portuguesas usavam IA em 2025, contra quase 20% na m\u00e9dia europeia. Nas empresas de 10 a 49 pessoas o n\u00famero desce para 9,4%. E quem ainda n\u00e3o usa aponta como primeira raz\u00e3o a falta de conhecimento (74,4%), muito \u00e0 frente do custo (60,4%). Poucos dizem que a IA n\u00e3o lhes serve: s\u00f3 18,2%.<\/p>\n

Ou seja, o trav\u00e3o n\u00e3o \u00e9 falta de vontade. \u00c9 n\u00e3o saber por onde pegar. E a\u00ed costumam aparecer duas respostas, as duas m\u00e1s.<\/p>\n

As duas maneiras erradas de escolher o primeiro caso<\/h2>\n

A primeira \u00e9 escolher por opini\u00e3o.<\/strong> Juntas a equipa e perguntas onde se perde mais tempo. O comercial diz que s\u00e3o as propostas. A contabilidade fala das faturas de fornecedor. O armaz\u00e9m queixa-se das guias. Toda a gente tem raz\u00e3o sobre o seu canto e ningu\u00e9m sabe quanto pesa cada um. Ganha quem fala mais alto ou quem reclamou por \u00faltimo.<\/p>\n

A segunda \u00e9 escolher pela ferramenta.<\/strong> V\u00eas uma demo bonita num evento (e outubro est\u00e1 cheio deles), e o projeto come\u00e7a por a\u00ed. H\u00e1 uma frase que resume bem o problema: quando o projeto come\u00e7a pela escolha da ferramenta, est\u00e1s a responder a uma pergunta que ainda nem fizeste.<\/p>\n

H\u00e1 uma terceira via, mais aborrecida e muito mais \u00fatil. Perguntar aos teus pr\u00f3prios dados.<\/p>\n

\"Gestora<\/p>\n

A consulta: documentos por tipo e por m\u00eas<\/h2>\n

O teu ERP (PHC, Sage, Primavera, Artsoft, tanto faz) regista cada documento que a empresa emite ou recebe. Faturas, notas de cr\u00e9dito, guias de remessa, encomendas de clientes, encomendas a fornecedores, or\u00e7amentos, faturas de compra. Cada um tem tipo e data.<\/p>\n

Conta-os. Uma tabela simples: linhas com o tipo de documento, colunas com os \u00faltimos 12 meses, um n\u00famero em cada c\u00e9lula. Mais nada.<\/p>\n

Quem tem acesso \u00e0 base de dados faz isto em cinco minutos. No PHC, a maior parte dos documentos de fatura\u00e7\u00e3o vive numa tabela e os dossiers internos (encomendas, or\u00e7amentos) noutra. No Primavera h\u00e1 uma tabela de cabe\u00e7alhos de documentos com o campo do tipo. Os nomes variam com a vers\u00e3o e a instala\u00e7\u00e3o, mas a l\u00f3gica \u00e9 sempre esta:<\/p>\n

SELECT tipo_documento,\n       ano_mes(data_documento) AS mes,\n       COUNT(*) AS quantidade\nFROM documentos\nWHERE data_documento >= hoje - 12 meses\nGROUP BY tipo_documento, mes\nORDER BY quantidade DESC;\n<\/code><\/pre>\n
Se n\u00e3o sabes SQL, n\u00e3o faz mal. Pede ao teu t\u00e9cnico do ERP ou ao teu parceiro. \u00c9 uma consulta s\u00f3 de leitura: n\u00e3o altera nada, n\u00e3o mexe em clientes, n\u00e3o toca em dados pessoais. Se quiseres ser ainda mais prudente, corre-a numa c\u00f3pia da base. \u00c9 o pedido mais seguro que podes fazer a quem te d\u00e1 suporte este ano.<\/p>\n
Um exemplo trabalhado<\/h2>\n
Imagina uma distribuidora de material el\u00e9trico em Leiria, com 25 pessoas. Os n\u00fameros abaixo s\u00e3o ilustrativos, mas o padr\u00e3o \u00e9 o que vemos com frequ\u00eancia.<\/p>\n
A tabela devolve, por m\u00eas, em m\u00e9dia:<\/p>\n
    \n
  • 1.400 guias de remessa<\/li>\n
  • 1.100 faturas a clientes<\/li>\n
  • 900 encomendas de clientes<\/li>\n
  • 320 faturas de fornecedor<\/li>\n
  • 180 or\u00e7amentos<\/li>\n
  • 60 notas de cr\u00e9dito<\/li>\n<\/ul>\n
    At\u00e9 aqui, a intui\u00e7\u00e3o do dono dizia que o problema eram os or\u00e7amentos, porque \u00e9 o que mais lhe custa fazer pessoalmente. Mas os or\u00e7amentos s\u00e3o 180 por m\u00eas. As encomendas de clientes s\u00e3o 900, e a pergunta seguinte revela que chegam quase todas por email ou WhatsApp e algu\u00e9m as reescreve \u00e0 m\u00e3o no ERP.<\/p>\n
    Faz as contas. Se cada encomenda leva tr\u00eas minutos a ser introduzida, s\u00e3o 45 horas por m\u00eas. Mais de uma semana de trabalho de uma pessoa, todos os meses, s\u00f3 a passar texto de um s\u00edtio para outro. Os or\u00e7amentos, mesmo a 15 minutos cada, ficam nas mesmas 45 horas. Afinal empatam, e o dono n\u00e3o sabia.<\/p>\n
    Agora olha para as colunas. Se as encomendas sobem 40% em novembro e dezembro, a dor aperta exatamente na altura em que a equipa est\u00e1 mais esticada. \u00c9 informa\u00e7\u00e3o que nenhuma reuni\u00e3o te d\u00e1.<\/p>\n
    E as notas de cr\u00e9dito? 60 por m\u00eas parecem pouco. Mas se forem 5% das faturas, vale perguntar porqu\u00ea. Muitas vezes s\u00e3o erros de pre\u00e7o ou de quantidade, e cada uma custa uma chamada, um email e um cliente irritado. \u00c0s vezes o primeiro caso de IA n\u00e3o \u00e9 escrever mais depressa. \u00c9 errar menos.<\/p>\n
    \"Operador<\/p>\n
    O que a tabela te d\u00e1 que a opini\u00e3o n\u00e3o d\u00e1<\/h2>\n
    Tr\u00eas coisas.<\/p>\n
    Uma lista ordenada.<\/strong> Ficas a saber onde est\u00e1 o volume, n\u00e3o onde est\u00e1 o barulho. Volume alto e repetitivo \u00e9 onde a IA (e, \u00e0s vezes, uma automa\u00e7\u00e3o simples sem IA nenhuma) poupa mais.<\/p>\n
    Uma linha de base.<\/strong> Se escolheres atacar as encomendas, j\u00e1 sabes quantas eram antes. Daqui a tr\u00eas meses consegues dizer se o tempo por encomenda desceu, em vez de apresentar uma impress\u00e3o. Sem esse n\u00famero de partida, o que mostras no fim \u00e9 perce\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
    Uma pergunta melhor para os fornecedores.<\/strong> Os guias que circulam no mercado falam em diagn\u00f3sticos de 2.000 a 5.000 euros. Pode valer a pena, mas chega l\u00e1 com a tua tabela na m\u00e3o. Se a primeira coisa que um consultor te pedir n\u00e3o for algo parecido com isto, desconfia. E se te apresentar um plano que ignora os teus maiores volumes, j\u00e1 sabes que est\u00e1 a vender a ferramenta, n\u00e3o a resolver o teu problema.<\/p>\n
    A obje\u00e7\u00e3o honesta: "contar documentos n\u00e3o mede o esfor\u00e7o"<\/h2>\n
    \u00c9 verdade. Mil faturas emitidas automaticamente a partir de guias custam quase nada. Vinte or\u00e7amentos t\u00e9cnicos podem custar dias.<\/p>\n
    Por isso a tabela \u00e9 o ponto de partida, n\u00e3o a resposta. Depois de a teres, escolhe os tr\u00eas tipos com mais volume e faz duas perguntas \u00e0 equipa para cada um: como \u00e9 que este documento nasce (\u00e0 m\u00e3o, copiado de um email, gerado automaticamente) e quanto tempo leva, mais ou menos. Volume vezes minutos d\u00e1-te uma ordem de grandeza. N\u00e3o precisa de ser exata. Precisa de ser melhor do que um palpite, e \u00e9.<\/p>\n
    Outra limita\u00e7\u00e3o: h\u00e1 trabalho que n\u00e3o deixa rasto no ERP. Telefonemas, emails, procura de informa\u00e7\u00e3o. Esse fica de fora da tabela. Mas o ERP mostra o que de facto se faturou, encomendou e expediu, e isso j\u00e1 chega para n\u00e3o come\u00e7ares \u00e0s cegas.<\/p>\n
    E se pudesses fazer a pergunta tu mesmo?<\/h2>\n
    A consulta de cinco minutos tem um problema: depende de algu\u00e9m que saiba onde est\u00e3o as tabelas. E a seguir vem outra pergunta: e por cliente? E por vendedor? E comparado com o ano passado? Cada pergunta nova \u00e9 um pedido ao t\u00e9cnico, e a curiosidade morre no segundo email.<\/p>\n
    \u00c9 aqui que uma IA ligada aos teus dados faz sentido como primeiro passo. N\u00e3o uma IA gen\u00e9rica, que inventa n\u00fameros com toda a confian\u00e7a porque n\u00e3o tem acesso a nada teu. Uma liga\u00e7\u00e3o s\u00f3 de leitura ao teu ERP, em que cada resposta sai de uma consulta real e fica registada.<\/p>\n
    \"Dono<\/p>\n
    Na pr\u00e1tica, escreves no WhatsApp "quantas encomendas de clientes tivemos por m\u00eas este ano?" e recebes a tabela. Escreves "e quais os 10 clientes com mais notas de cr\u00e9dito?" e recebes a lista. N\u00e3o altera nada no ERP, n\u00e3o substitui ningu\u00e9m, e se a pergunta n\u00e3o tiver resposta nos dados, diz-te isso em vez de inventar. Como a camada que traduz as perguntas para PHC, Sage, Primavera ou Artsoft j\u00e1 vem preparada, arranca em horas, n\u00e3o em meses.<\/p>\n
    O primeiro passo desta semana<\/h2>\n
    N\u00e3o compres nada ainda. Pede a consulta. Olha para a tabela com calma, escolhe os dois ou tr\u00eas tipos de documento que mais pesam e pergunta \u00e0 equipa como nascem. No fim da semana tens uma decis\u00e3o baseada em n\u00fameros teus, que \u00e9 mais do que muitas empresas t\u00eam depois de um diagn\u00f3stico pago.<\/p>\n
    Se quiseres ajuda a faz\u00ea-la, ou a p\u00f4r-te a fazer estas perguntas ao teu ERP pelo WhatsApp, fala connosco em leiritech.pt. Come\u00e7amos pequeno, s\u00f3 de leitura, e mostramos-te os n\u00fameros antes de propor seja o que for.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
    Antes de comprar IA, conta os documentos do teu ERP por tipo e por m\u00eas. Cinco minutos, s\u00f3 de leitura, e ficas a saber onde est\u00e1 o trabalho a s\u00e9rio.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":510,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[368],"tags":[685,683,635,682,686,681,684],"class_list":["post-513","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-literacia-em-ia-para-pme","tag-diagnostico-ia-pme","tag-documentos-por-tipo-erp","tag-ia-phc","tag-ia-primavera","tag-ia-sage-artsoft","tag-por-onde-comecar-com-ia-na-pme","tag-relatorio-erp-por-mes"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/513","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=513"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/513\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/510"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=513"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=513"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/leiritech.pt\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=513"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}